Внедрение системы электронного документооборота ПАО Газпром нефть

Преимущества использования электронных документов
Электронный документ — обычный документ в редактируемом формате, подписанный специальной электронной подписью, которая гарантирует подлинность передаваемого в электронном виде файла. После внесения изменений в уже подписанный электронной подписью документ, он перестает быть действительным.
Существенно снизить расходы на ведение внешней корреспонденции
для крупных компаний издержки на печать и доставку документов могут составлять до нескольких сотен тысяч рублей в год
Ускорить сроки заключения договоров, а значит и получение оплат по ним время передачи электронного документа между сторонами зависит только от скорости интернет-соединения
Уменьшить риски, связанные с потерями отправлений, ошибками при оформлении документов и их последующим хранением
на исправление документа и повторную отправку уходит в сотни раз меньше времени, чем при ведении бумажного документооборота
Использование электронного документооборота позволяет:

Объем документов для подписания электронной подписью
Для дочерних обществ Группы компаний «Газпром нефть» реализована возможность подписания с помощью ЭП следующих видов документов:
Договор поставки
Приложение к договору поставки
Дополнительное соглашение к договору поставки
Дополнительное соглашение к Приложению к договору поставки
Соглашение о расторжении
Компания «Газпром нефть» работает с усиленной квалифицированной электронной подписью, которая позволяет обеспечить высокий уровень безопасности при передаче данных, а также подходит для работы с государственными органами (ФНС, ПФР, ФСС).
Безопасность передачи данных по каналам связи обеспечивается использованием средства криптозащиты информации – программы «КриптоПро».

Шаги для перехода на электронный документооборот с Группой компаний «Газпром нефть»
Подписать Соглашение об электронном документообороте с Группой компаний «Газпром нефть» (типовая форма)
Приобрести квалифицированную ЭП в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Министерством связи РФ, в вашем городе (дополнительная информация представлена в Приложении 1)
Приобрести и настроить программное обеспечение «КриптоПро CSP», которое поможет подписывать электронной подписью документы, а также обеспечит проверку подписей второй стороны *
Для корректной работы криптографического программного обеспечения требуется установить набор бесплатных сертификатов с сайтов удостоверяющих центров *
Начать обмен договорными документами на электронной торговой площадке ПАО «Газпром нефть»
Обеспечить хранение электронных документов
* Подробная информация по настройке рабочего места подписанта представлена в сопроводительном материале к презентации
Обращаем ваше внимание, что для работы на электронной торговой площадке ПАО «Газпромнефть» не требуется заключать договор с внешним оператором документооборота и дополнительно оплачивать передачу документов между сторонами по тарифам.

Процесс подписания электронных документов
с Группой компаний «Газпром нефть»
Договорной документ подписан
с двух сторон усиленной квалифицированной
электронной подписью
Формирование
договорного документа
Интерфейс подписания договорных документов
Отправка контрагенту
приглашения к подписанию договорного документа
Учетная система
ПАО «Газпром нефть»
Web- интерфейс
Для подписания
договорных документов
Учетная система ПАО «Газпром нефть»
Запуск процедуры согласования
договорного документа
Электронное согласование
договорного документа
Подписание договорного
документа со стороны ГПН
с помощью ЭП
1
2
3
Рассмотрение и подписание договорного документа
со стороны контрагента
с помощью ЭП
Закупочное подразделение ГПН
Контрагент
Согласующие лица ГПН

Функционал по ведению ЭДО на электронной торговой площадке ПАО «Газпром нефть» со стороны контрагента
Просмотр основных параметров подписываемых документов
Просмотр подписываемых документов и приложений
Возможность автоматизированного оповещения второй стороны о необходимости доработки документов
Возможность выгрузки подписываемого ДД в виде
PDF-файла для последующей архивации
Выполнение операции подписания документов

Приложение 1. Квалифицированная электронная подпись
Электронную подпись (далее – ЭП) можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном Министерством связи РФ, в вашем городе, например:
Полный перечень удостоверяющих центров во всех крупных городах России доступен по ссылке: http://e-trust.gosuslugi.ru/CA
Процедура получения электронной подписи в общем случае достаточно простая:
Требуется оформить заявку на получение усиленной квалифицированной ЭП, подходящей для работы по 223-ФЗ (zakupki.gov.ru) через сайт удостоверяющего центра;
Оплатить услугу безналичным платежом;
Получить ЭП в офисе удостоверяющего центра.
либо все шаги можно выполнить непосредственно при визите в офис удостоверяющего центра.
Для хранения и использования ЭП может использоваться специальный носитель – токен, который защищен от случайного форматирования и не может хранить никаких данных, кроме сертификата ЭП. Для работы с электронной торговой площадкой «Газпром нефть» рекомендуется использовать сертифицированные ФСТЭК USB-токены: Рутокен/Алладин/eToken.

Приложение 2. Часто задаваемые вопросы по организации ЭДО
Сколько нам будет стоить организация электронного документооборота с компанией «Газпромнефть»?
В общем случае затраты на приобретение усиленной квалифицированной электронной подписи на носителе (токене), а также лицензий программы криптозащиты не превышают десяти тысяч рублей в год в зависимости от выбранного вами удостоверяющего центра.
Расходы на ведение бумажного документооборота сопоставимы, а в случае крупных предприятий – намного превышают затраты на организацию электронного документооборота.
Переходить на электронный документооборот выгодно, если вы отправляете 100 и более документов в месяц, учитывая стоимость печати, доставки и хранения бумажных документов.
Через какую программу будет проходить обмен ЭДО?
Обмен ЭДО осуществляется через SAP Portal в Личном Кабинете поставщика. Кроме того, для использования электронной подписи на портале Газпром Нефть должны быть приобретены:
Квалифицированная электронная подпись (ЭП), приобретенная в одном из аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ).
Лицензии КриптоПро.