Классификация документов. Принципы составления и оформления документов

ИСТОРИЯ ВОПРОСА
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
научная дисциплина, занимающаяся классификацией документов, разрабатывающая способы и принципы создания и организации документооборота, построения систем документирования, изучающая необходимость образования документов

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном в Университете порядке.
Документ (от лат. «документум» - свидетельство) - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.
ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ
Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информацион­ные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы.

ПРЕДМЕТНОЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
Считается, что предметная письменность появилась тогда, когда человек столкнулся с вопросом хранения информации. Мифы и легенды, традиции и ритуалы, правила чести и различные табу передавались из поколения в поколение устно, вследствие чего часть из них неизбежно терялась или трансформировалась со временем практически до неузнаваемости.
Для составления посланий и сообщений использовались ветки, камни, различные предметы, растения, животные и т.д.

Узелковое письмо – уникальное явление в человеческой культуре. Являясь одним из самых ярких видов предписьма, оно было достаточно объемным и сложным. Составлять узелковые послания и тем более читать их могли лишь избранные – так древние знания оберегались от чужеземцев или недоброжелателей.
В зачаточном виде узелковое письмо присутствовало у многих народов мира. Но достигло своего совершенства оно во времена инкской цивилизации. Кроме того, в довольно широких масштабах узелковая письменность использовалась в Китае эпохи Шан, а также древними славянами. Кстати, память об этом присутствует и в современном языке – довольно часто в разговоре можно услышать нечто вроде «связал мысль», «завязка сюжета» или «узел проблем».
Возникновение узелкового письма связывают с изобретением нити, которое датируется приблизительно на V тысячелетие до н.э. Вначале письмена, созданные с помощью различным образом завязанных узелков, носили скорее ритуальный и в некоторых случаях счетный характер. Так, славянские воины перед походом «навязывали» оружие, вследствие чего их не брали вражеские мечи и стрелы. Археологам известны и такие предметы, как обереги – наузы – которые одевались под платье невесты или носили на шее «на счастье».
Но по большому счету узелковое письмо все-таки было предназначено для передачи определенной информации. С помощью такого послания человек мог рассказать практически обо всем, начиная от количества воинов в дружине князя и заканчивая описаниями какой-либо местности или периода.
УЗЕЛКОВОЕ ПИСЬМО

В Лувре хранятся самые древние конверты, которые удалось найти археологам при раскопках в Сирии. Буквы наносились клинописью на таблички, затем получившиеся письмена обжигали, после обмазывали слоем глины, писали «адрес» и повторно обжигали. Чтобы прочитать такое послание, адресат должен был разбить глиняный конверт.
В античные времена обходились вовсе без конвертов. Послания писались на восковых табличках, их складывали попарно лицом друг к другу и перевязывали шнурком, на котором ставили печать. Греки для печати делали смесь из глины и воска, а римляне обходились одним только воском. На содержание письма указывал цвет печати: свадебные приглашения обозначались белым цветом, а трагические сообщения – черным. На Руси использовали берестяные грамоты и отправляли их гонцами, «адрес» писали все на той же бересте и привязывали к посланию ниткой.

Рисуночное или пиктографическое письмо
Хеттская письменность

Финикийский алфавит

Выдержка из Генерального Регламента Петра I

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению" составляет систему документации

СВОЙСТВА И ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТОВ
ОРИГИНАЛЬНОСТЬ
ПОДЛИННОСТЬ
КОПИЙНОСТЬ
Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis« - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.
Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах
Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.
Само понятие копия
(лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.

СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Текстовое
Информация зафиксированная любым способом письма
Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания)
Фотокино-видео документирование

НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ
БУМАЖНЫЕ
ЗВУКОНОСИТЕЛИ
ВИДЕОНОСИТЕЛИ
ПЕРФОРИРОВАННЫЕ НОСИТЕЛИ
МАГНИТНЫЕ НОСИТЕЛИ
ОПТИЧЕСКИЕ НОСИТЕЛИ

Документы и их классификация.
Иерархия — расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом:
документ —> издание —> непериодическое издание —> книга.
Дихотомия — последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.п.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
По срокам исполнения (срочные и не срочные)
По степени гласности (секретные, обычные)
По назначению (подлинники и копии)
По срокам хранения (постоянного и временного)
По видам (типовые, примерные, индивидуальные)
По способу фиксации информации
По наименованию приказы, и инструкции, и справки, и протоколы
По степени сложности (простые и сложные)
По месту составления (внутренние и внешние)
По происхождению (служебные, официальные, личные)
По юридической силе (подлинные и подложные)
По содержанию (организационные, распорядительные, финансовые

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Правила оформления документов.
В Университете
установлен единый
порядок подготовки и оформления документов

Документ должен иметь поля:
20 мм – левое
10 мм – правое
20 мм – верхнее
20 мм – нижнее

Текст печатают через одинарный (1,0) межстрочный интервал,
без переносов, название шрифта «Times New Roman»,
кегль № 14, расстановка текста по ширине,
абзац устанавливается от края на 1,25 см,
в колонтитуле указывается тема документа и через тире номенклатурный номер структурного подразделения (кегль № 8).
Если последняя страница документа состоит из нескольких строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал (например: 0,8-0,95).
При подготовке документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют по центру верхнего поля листа, название шрифта «Times New Roman» (кегль № 12).
На лицевой стороне последнего листа документа (кроме локальных нормативных актов) в левом нижнем углу располагают отметку об исполнителе документа, которая включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, название шрифта «Times New Roman» (кегль № 10).