Оптимизация процесса осуществления контроля за подготовкой и представлением информации об исполнении поручений. Шаблон

Паспорт проекта «Оптимизация процесса осуществления контроля за подготовкой и представлением в установленные сроки информации на имя Губернатора области об исполнении поручений»
Общая информация
Обоснование выбора процесса
Цели проекта
Наименование органа власти: Департамент агропромышленного комплекса и воспроизводства окружающей среды области
Наименование отдела : Отдел организационной работы и
взаимодействия со СМИ
Границы процесса: от подготовки инициативной заявки до перехода проекта в стадию реализации
Дата начала проекта: 01.09.2018
Дата окончания проекта: 28.01.2019
От функционирования данного процесса зависят прочие процессы, протекающие в департаменте.
Процесс является особо значимым в рамках работа отдела, требующий значительных трудовых затрат, ввиду большого количества поступающих поручений Губернатора области в департамент (за 2017 год около
360 поручений Губернатора области).
За год направляется в адрес Губернатора области и в иные органы исполнительной власти области более
1000 писем в части исполнения и о ходе исполнения поручений Губернатора области.
1. Сократить время протекания процесса осуществления контроля за подготовкой и представлением в установленные сроки информации на имя Губернатора области об исполнении поручений не менее чем на 17% (текущее время протекания процесса 47,8 дней) к концу января 2019 года
Эффекты проекта
1. Повышение качества исполнения поручений.
2. Повышение управляемости, контролируемости процесса для его участников.
3. Улучшение межведомственного взаимодействия.
Фотография
Фотография
Цель проекта
ПРИМЕР

Руководство проектом
Рабочая группа проекта
Команда проекта
ФИО, должность
Заказчик проекта
ФИО, должность
Руководитель проекта
Логотип организации
ФОТО
ФОТО
ФИО, должность
ФОТО
ФИО, должность
ФОТО
ФИО, должность
ФОТО
ФИО, должность
ФОТО

Руководство проектом
Рабочая группа проекта
Команда проекта
Кравченко В.Д., трудовой договор расторгнут
Заказчик проекта
Войченко С.Н., заместитель начальника управления – начальник отдела организационной работы
и взаимодействия со СМИ
Руководитель проекта
Выскребенцев Е.И.,
специалист отдела организационной работы
и взаимодействия со СМИ
Абраменко М.А., заместитель начальника отдела организационной работы
и взаимодействия со СМИ
Кандауров К.В.,
Консультант отдела организационной работы
и взаимодействия со СМИ
Васильева Е.В.,
консультант отдела организационной работы
и взаимодействия со СМИ
Худобина Н.А.,
консультант отдела организационной работы
и взаимодействия со СМИ
ПРИМЕР

Карта текущего состояния процесса «….»
Представление карты текущего состояния процесса с указанием временных затрат.
Обозначение проблемных участков.

Карта текущего состояния
ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ
(ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК ЕСТЬ»)
60-1440 мин.
2-10 мин.
60-1440 мин.
60-1440 мин.
1
2-10 мин.
60-1440 мин.
2
3
Отсутствие возможности мгновенного назначения ответственных исполнителей
Несвоевременное уведомление о новом перечне поручений Губернатора области
ПРИМЕР

Карта текущего состояния
ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ
(ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК ЕСТЬ»)
60-1440 мин.
Несвоевременное реагирование ответственных исполнителей на резолюцию начальника департамента или первого заместителя начальника департамента
Длительность процесса контроля ввиду отсутствия наглядности по срокам исполнения поручений
4
3
1440- 10080 мин.
60-1440 мин.
Необходимость многократного обзвона ответственных исполнителей
5
ПРИМЕР

ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ
(ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК ЕСТЬ»)
5-30 мин.
60-1440 мин.
60-1440 мин.
60-1440 мин.
6
Неоднократная корректировка информации об исполнении поручений (о ходе исполнения поручений)
10-4320мин.
ПРИМЕР

ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ
(ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК ЕСТЬ»)
10-4320мин.
ВПП 4906 – 132570 мин.
3,41 – 92,1 дней
120-4320мин.
60-4320мин.
несогласованность действий сотрудников управлений при подготовке справки
7
ПРИМЕР

проблемы, решение которых требует внесения изменений в федеральное законодательство, работу федеральных программных продуктов
Пирамида проблем
проблемы, решение которых требует проведения мероприятий с привлечением органов власти области, внесения изменений в региональное законодательства
проблемы, решение которых не требует привлечение дополнительных ресурсов и возможно силами органа местного самоуправления , в котором проходит картирование

Пирамида проблем
ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ
(ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК ЕСТЬ»)
Несвоевременное уведомление о новом протоколе Губернатора области;
Отсутствие возможности мгновенного назначения ответственных исполнителей;
Несвоевременное реагирование ответственных исполнителей на резолюцию заместителя Губернатора области – начальника департамента или первого заместителя начальника департамента;
Длительность процесса контроля в виду отсутствия наглядности сортировки по срокам исполнения поручений;
Необходимость многократного обзвона исполнителей поручений или курируемых управлений;
Неоднократная корректировка информации об исполнении поручений (о ходе исполнения поручений
Несогласованность действий сотрудников управлений при подготовке справки
3
ПЕРЕЧЕНЬ ПРОБЛЕМ
7
4
5
6
2
1
1
2
3
4
5
6
7
ПРИМЕР

Анализ проблем «5 почему?»
Представление выявленных первопричин, путей решения, вклад в достижение цели

Вклад в достижение цели, мин.
Решение
Несвоевременное уведомление о новом перечне поручений Губернатора области
- отсутствие установленных временных нормативов;
- отсутствие всплывающих уведомлений в ПУВП РИАС новых перечнях поручений Губернатора области.
10-720
Проблема
Разработка системы оповещения в СЭД
о поступлении
перечней поручений
Губернатора области
Первопричина
Анализ проблем «5 почему?»
Отсутствие возможности оперативного назначения ответственных исполнителей
- отсутствие установленных временных нормативов;
Разработка регламента администрирования в департаменте АПК И ВОС области и курируемых органах исполнительной власти области
Несвоевременное реагирование ответственных исполнителей на резолюцию заместителя Губернатора области – начальника департамента или первого заместителя начальника департамента
- отсутствие установленных временных нормативов;
- заместителя Губернатора области – начальника департамента или первого заместителя начальника департамента, (рабочая поездка)
30-480
Разработка регламента администрирования в департаменте АПК И ВОС области и курируемых органах исполнительной власти области
30-480
ПРИМЕР

Вклад в достижение цели, мин.
Решение
несогласованность действий сотрудников управлений при подготовке справки
- Низкая степень межведомственной проработки проекта
- Отсутствие полного учёта всех выявленных замечаний в соответствии с рекомендациями отраслевого ПО
30-2280
Проблема
Организация и проведение внутрикорпоративного обучения
Первопричина
Анализ проблем «5 почему?»
Длительность процесса контроля за исполнением поручений в виду отсутствия наглядности сортировки по срокам исполнения поручений
- отсутствие наглядности сортировки поручений Губернатора области по срокам исполнения.
Разработка наглядной таблицы контроля за исполнением поручений Губернатора области и еженедельная ее актуализация
Необходимость многократного обзвона исполнителей поручений
- несвоевременная подготовка информации об исполнении поручений
30-720
Разработка методики сопровождения процесса вычитки-согласования письма ответственным исполнителем
Неоднократная корректировка информации об исполнении поручения
- недостоверная информация об исполнении поручений;
- орфографические ошибки;
-многократное согласование информации с заместителем Губернатора - начальником департамента
Организация и проведение внутрикорпоративного обучения
920-5760
30-720
ПРИМЕР

КАРТА ЦЕЛЕВОГО СОСТОЯНИЯ
Представление карты целевого состояния процесса с указанием изменений по времени, структуре, участникам

Карта текущего состояния
ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ
(ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК ЕСТЬ»)
50-720 мин.
2-10 мин.
60-1440 мин.
30-960 мин.
2-10 мин.
30-960 мин.
Разработка системы оповещения в СЭД
о поступлении
перечней поручений
Губернатора области
Экономия: 10-720 мин.
Разработка регламента администрирования в департаменте АПК И ВОС области и курируемых управлениях области
Экономия: 30-480 мин.
ПРИМЕР

Карта текущего состояния
ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ
(ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК ЕСТЬ»)
30-960 мин.
720-4320 мин.
30-720 мин.
Разработка Регламента администрирования в департаменте АПК И ВОС области и курируемых управлениях области
Экономия: 30-480 мин.
Разработка наглядной таблицы контроля за исполнением поручений Губернатора области и еженедельная ее актуализация
Экономия: 920-5760 мин.
Разработка методики сопровождения процесса вычитки-согласования письма ответственным исполнителем
Экономия: 30-720 мин.
ПРИМЕР

ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ
(ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК ЕСТЬ»)
5-30 мин.
60-1440 мин.
30-720 мин.
60-1440 мин.
10-4320мин.
Организация и проведение внутрикорпоративного обучения
Экономия: 30-720 мин.
ПРИМЕР

ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ
(ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК ЕСТЬ»)
10-4320мин.
Экономия: 880 - 11760 мин.
0,61 – 8,17 дней
ВПП: 4906 - 132570 мин.
3,41 – 92,1 дней
Кэф.: 8,9 % - 17,9%
120-4320мин.
30-1440мин.
Организация и проведение внутрикорпоративного обучения
Экономия: 30-2280 мин.
ПРИМЕР

Достигнутые результаты (было и стало)
Описать достигнутые результаты, решенные проблемы, внедренные улучшения

Достигнутые результаты (было и стало)
Факторы успеха
Устранили потери времени в процессе:
Длительности контроля за исполнением поручений в виду отсутствия наглядности сортировки по срокам исполнения поручений
Ожидания, связанные с назначением ответственных исполнителей руководством департамента
Организовали:
Внутрикорпоративное обучение для работников департамента агропромышленного комплекса и воспроизводства окружающей среды области и курируемых органов исполнительной власти области
Сформировалась команда единомышленников:
Внедрена система проведения «мозговых штурмов» с участием команды проекта, заказчика, сотрудников департамента и курируемых органов исполнительной власти области
ПРИМЕР

Достигнутые результаты (было и стало)
Результаты проекта
Разработан алгоритм исполнения поручений Губернатора области
БЫЛО
СТАЛО
БЫЛО
СТАЛО
У сотрудников департамента отсутствовало чёткое представление последовательности действий при исполнении поручений
Разработана стандартная операционная процедура (СОП) процесса
У сотрудников департамента и курируемых органов исполнительной власти области отсутствовало четкое понимание сроков предоставления информации об исполнении поручений
ПРИМЕР

Достигнутые результаты (было и стало)
Результаты проекта
Разработан и утвержден регламент администрирования в департаменте и курируемых органах исполнительной власти области
БЫЛО
СТАЛО
БЫЛО
СТАЛО
Недостаточный уровень исполнительской дисциплины со стороны ответственных исполнителей поручений Губернатора области
разработана и внедрена база данных
за контролем исполнения поручений Губернатора области
и еженедельно актуализируется
У сотрудников департамента и курируемых органов исполнительной власти области отсутствовало четкое понимание организации исполнения поручения
ПРИМЕР

297
Поручения на исполнении
в 2017 году
37
Продлено
в 2017 году
ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ (БЫЛО И СТАЛО)
260
Исполнено в срок
в 2017 году
417
Поручения на исполнении
в 2018 году
14
Продлено
в 2018 года
403
Исполнено в срок
в 2018 года
17
БЫЛО
СТАЛО
Большое количество нарушений сроков исполнения поручений
на исполнении: увеличилось на 120 (на 40 %).
исполненных в срок: увеличилось на 143 (на 55 %)
исполненных с нарушением сроков: уменьшилось на 23 (62 %)
ПРИМЕР