Деловое письмо. Правильное оформление

Правильное оформление
Деловое письмо является неотъемлемым элементом поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.
Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

Цель переписки
Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью.
Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества.
Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма
Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
Обязательно наличие полей: слева - 3 см, справа –1,5 см;
В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Примеры писем
Яркими примерами писем деловой переписки являются
оферта,
гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.
Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;

Оферта
Думаю, не для всех понятное слово.
лат. Offero – предлагаю
Предложение о заключении сделки, в котором изложены существенные условия договора, адресованное определенному лицу, ограниченному или неограниченному кругу лиц.
Если получатель (адресат) принимает оферту (выражает согласие, акцептует ее), это означает заключение между сторонами предложенного договора на оговоренных в оферте условиях.
Оферта может быть письменной или устной.
Обратите внимание: оферта – это предложение о заключении договора, но не сам договор.

Оферта
Оферта (договор оферты) - это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки.
Оферта является предварительной стадией заключения договора.
Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом.
Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

Сопроводительное письмо
Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя.
Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполнить те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

Структура письма
Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.
Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

Благодарственное письмо
Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п.
Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку.
Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Гарантийное письмо
Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее.
Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки.
Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Информационное письмо
Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п.
Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Рекламация
Рекламация - это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п.
Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо - это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.
Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон.

Для чего необходимо
С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились.
Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме - это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

Письмо-напоминание
Письмо-напоминание - это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств.
Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п.
Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата.
Часто напоминание является одновременно просьбой.

Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п.
Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Письмо-поздравление
Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу:
личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Деловое письмо-приглашение
Деловое письмо-приглашение - это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.
Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества.
Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Правила отправки
Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.
Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения.
Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную.
Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Письмо-просьба
Письмо-просьба - это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др.
При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы.
Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу - организации.
Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Письмо-соболезнование
Письмо-соболезнование - это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.