Составление и оформление служебных писем ООО Восток-ВЭД

Актуальность
Ни одна фирма на данный момент не обходится без ведения документации с помощью, которой осуществляется коммуникация с другими организациями, ведутся различные учёты, регламентируются правила работы организации.
Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Цели и задачи курсовой работы:
Официально-деловые письма служат объектом для реализации общения предприятий, с их помощью мы сообщаем о чём-то и решаем тот или иной вопрос, однако для того, чтобы добиться нужного нам результата необходимо научится чётко и грамотно составлять данный вид документа, для этого нам необходимо познакомиться со структурой их составления и оформления.
Из выше сказанного целью данной курсовой работы становится раскрытие правил составления и оформления деловых писем на примере организации ООО «ВОСТОК-ВЭД».
Исходя из цели можно выделить следующие задачи:
1. Рассмотреть законодательную базу, регулирующую правила составления и оформления официально-деловых писем.
2. Дать развернутую характеристику деловому письму.
3. Раскрыть правила написания и оформления делового письма.

Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России.
Под законодательной и нормативно-методической базой деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и обработки документов.
Этот комплекс включает:
-федеральные законы;
-нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ;
-нормативно-правовые акты субъектов РФ;
-государственные стандарты (ГОСТ Р 7.0.97 2016)
-межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами.
В Российской Федерации созданы законодательные нормы документирования и работы с документами, которые являются правовой основой процессов информатизации. Так, принятый в 1995 г. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий.

Деловое письмо как документ
Деловые письма- самый распространённый вид документов предприятия, используемых для деловой переписки по многим вопросам другими словами деловое письмо- это краткий документ, касающийся одного вопроса (или нескольких вопросов по одной теме) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между организациями и их структурными подразделениями.
Деловые письма делятся на группы:
а) Письма-просьба;
б) Письма-сообщения;
в) Письма-запрос;
г) Письма-подтверждения;
д) Письма-предложения (оферта);
е) Письма рекламации (претензия);
ж) Информационные письма;
з) Гарантийные письма;
и) Сопроводительные письма.

Деловое письмо как документ
Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов.
Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем.
Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.
Письмо-сообщение-отправляется при необходимости сообщения о каких-либо событиях или фактах.
Письмо-приглашение при официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.
Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо, чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию.
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.
Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону.
Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара .
Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Оформление делового письма
Составление и оформление деловых писем — это неотъемлемая часть повседневной работы делопроизводителя любой организации.
Самое важное в оформлении официально деловых писем это бланк организации он бывает угловым и продольным. Такой бланк должен содержать все необходимые по ГОСТу реквизиты такие как: Наименование организации (полное и сокращённое); почтовый и электронный адрес организации; мобильный телефон; ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП; ссылку на регистрационный номер и дату.
Есть так же и общие требования по оформлению бланков всех видов деловой переписки: Отступ справа — 10 мм, слева, сверху и снизу — 20 мм; Нумерация страниц — посредине сверху; Нумерация каждого приложения — отдельно; Исходящий номер письма проставляется в левом верхнем углу (в Журнале регистрации документов этот номер необходимо зафиксировать); Название организации, фамилия и должность адресата располагаются в правом верхнем углу; Должность отправителя и его фамилия указываются в нижнем левом углу; Дата написания письма проставляется внизу.

Заключение
Деловое письмо-это неотъемлемая часть документа оборота и деятельности любой организации, которое помогает решать многие проблемы и достигать необходимых целей, послуживших причиной их создания, поэтому важно составлять письма на понятном языке, используя общепринятые аббревиатуры, простые предложения, правильно составленные обращения. Так же важно придерживаться официально-делового стиля в написании письма, не использовать просторечных слов и ненормативную лекцию, излагать все мысли чётко и ясно, стараться писать информативно и не двусмысленно, что бы получатель сразу понимал о чём идёт речь.
Правильность составления и оформления делового письма имеет большое значение, так как грамотно оформленное письмо поднимает авторитет организации и говорит о том, что она обладает высоко квалифицированными кадрами, что делает её статус в обществе более высоким. Так же от языка написания письма зависит и достижение цели организации из-за, которой и было написано письмо.
Залог успешно написанного письма состоит в правильности его оформления и чёткости формулирования мыслей составителя.