Міністерство освіти і науки, молоді та спорті України Управління освіти виконавчого комітету Марганецької міської ради міський ц

Функції секретаря по бездокументному обслуговуванню:
телефонне обслуговування;
організація приймання відвідувачів;
підготовка службових відряджень.

Телефонне обслуговування
Значний час протягом робочого дня у секретаря займають телефонні переговори. Завдяки телефону підвищується оперативність ухвалення рішень, відпадає необхідність у листуванні, в поїздці в іншу організацію і т.д. В обов'язок секретаря входить:
прийом телефонних викликів;
відповідь абонентам;
фільтрація викликів;
з'єднання при необхідності керівника з абонентом.
Завдання секретаря - звільнити керівника від викликів, за якими може прийняти рішення відповідальний співробітник організації.

Етика телефонного спілкування
Говорити лише по суті, найголовніше, без зайвих подробиць, коротко;
бути ввічливим: доброзичливий тон, вживання ввічливих форм спілкування, чітка дикція;
бути витриманим: вести розмову терпляче, без емоцій, спокійно;
не можна передавати по телефону інформацію, що має конфіденційний характер;
неприпустимо займати службовий телефон розмовами з особистих питань, особливо у присутності відвідувачів.

Правила ведення телефонних переговорів:
негайно зняти трубку;
назвати організацію;
представитися, витримати паузу, давши час представитися абонентові;
відповівши на вітання словами «Добрий день», з'ясувати питання, по якому дзвонить абонент;
секретареві важливо мати чітке уявлення про те, коли і з яких питань сполучати з керівником;
приймаючи телефонний виклик, секретар повинен, назвавши організацію і себе, в коректній формі з'ясувати, з якого питання дзвонить абонент, хто він, оцінити терміновість розмови;
знаючи розподіл посадових обов'язків серед співробітників, секретар може правильно переадресувати виклик працівникові, компетентному у вирішенні поставленого питання;

у тому випадку, коли секретар переадресовує телефонний виклик іншому співробітникові, абонентові слід назвати прізвище, ім'я, по батькові цього співробітника, його посаду і телефон;
неприпустимо класти трубку, даючи зрозуміти абонентові, що ви зайняті, щоб абонент більше не дзвонив. Такий "прийом" свідчить про низьку культуру секретаря. Правильним буде відповісти: "Даруйте, йде нарада. Передзвоніть, будь ласка, через 20 хвилин".
жоден телефонний виклик не повинен проходити до керівника, минувши секретаря (за винятком оговорених випадків). Перш ніж з'єднати керівника з абонентом, секретар повинен назвати йому абонента, його посаду і організацію, прізвище, ім'я, по батькові і питання, по якому той дзвонить;
якщо секретар вів запис попередньої бесіди, то можна покласти її перед керівником або викласти усно суть питання.

У випадках коли дзвонить секретар:
підготувати усі необхідні документи, які можуть знадобитися у ході розмови. Уточнити прізвище, ім'я, по батькові, посаду абонента, щоб уникнути непорозумінь;
набравши номер абонента і отримавши відповідь, слід назвати себе і прізвище потрібного вам співробітника. Якщо ж цима данними секретар не володіє, слід запросити до телефону співробітника, що займається відповідним питанням;
під час міжміської телефонної розмови треба назвати місто, з якого ви телефонуєте, потім себе, посаду свого керівника і найменування установи;
після знайомства слід викласти причину розмови. Почати можна словами: "Мені доручено", "Ми вимушені звернутися", а потім викласти суть питання.

Організація приймання відвідувачів
Три види прийому відвідувачів:
прийом співробітників своєї установи за поточними справами;
прийом відвідувачів інших організацій, в тому числі делегацій;
прийом відвідувачів з особистих питань.

Обов’язки секретаря при організації прийому співробітників:
знати коло осіб, що мають доступ до керівника в будь-який час і пропускати їх безперешкодно;
довести до відома усіх співробітників установи годинни прийому і попередити про них відвідувачів;
повідомляти керівника про відвідувача за допомогою переговорного пристрою.

Організація прийому відвідувачів з особистих питань:
секретар проводить запис на прийом заздалегідь в картках або журналі прийому відвідувачів за формою:
у дні прийому співробітники, які можуть знадобитися керівникові, мають бути на робочому місці, щоб у разі потреби керівник міг переговорити з ними по телефону або викликати до себе;
якщо в дні прийому керівник відсутній, прийом здійснює працівник, що виконує обов'язки керівника;
якщо прийом відміняється з поважної причини, секретар зобов'язаний сповістити відвідувачів про це заздалегідь і повідомити час, на який прийом переноситься.

Обов’язки секретаря під час прийому:
потурбуватися, щоб була вивішена табличка про дні та час прийому відвідувачів;
вести облік відвідувачів і контролювати виконання рішень, що приймаються під час прийому відвідувачів;
стежити за черговістю прийому і регламентом бесіди.

Підготовка службових відряджень
Обов’язки секретаря при організації відряджень:
в повному об'ємі мають бути підготовлені документи і необхідні матеріали;
уточнення і узгодження розкладу зустрічей і переїздів;
уточнення можливої різниці в часі і кліматичних умовах;
продумати подарунки і сувеніри;
забезпечити керівника необхідним канцелярським приладдям (блокнотом, ручками, теками і т.д.);
опропрацювання маршруту керівника, пов'язаного з розкладом літаків, автобусів, потягів;
замовлення квитків, готелю;
забезпечення візової підтримки.

Оформлення наказу про направлення працівника у відрядження:
наказ готує секретар або працівник кадрової служби, а підписує - керівник організації або уповноважена ним особа;
при необхідності в наказах вказуються джерела оплати сум витрат на відрядження, а також інші умови направлення працівників у відрядження;
робиться декілька копій наказів (розпоряджень) про напрям відрядження, якщо необхідно згідно зі схемою документообігу і структурним діленням організації.

Оформлення посвідчення про відрядження:
відрядне посвідчення виписується в одному екземплярі секретарем на підставі наказу (розпорядження) про направлення у відрядження і є документом, що засвідчує час перебування в службовому відрядженні, яке визначається за часом прибуття в пункт призначення і часу відбуття з нього;
відрядне посвідчення під час відрядження повинне знаходитися у особи, що відряджається. Усі початкові відомості заповнює секретар організації, а відмітки про прибуття і відбуття проставляє організація, куди особа, що відряджається, прямує.