«Переход на электронный документооборот стал актуальным! Алгоритм действий»Пальчиков И.И.«Такском»

СОДЕРЖАНИЕ
Электронные счета-фактуры: шаги внедрения в жизнь, как сделать этот обмен возможным в 2012 году, преимущества, зарубежный опыт.
Обмен первичными документами в электронном виде.

2009 г. - по поручению Правительства Минфин и ФНС России в 2009 году проводили пилотный проект по обмену электронными счетами-фактурами. Компания Такском – организатор пилота и Оператор электронного документооборота.
2010 г. – изменения в Налоговый кодекс РФ (Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ) - возможность составления и обмена счетами-фактурами в электронном виде.
2011 г. - Минфин России утвердил «Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»
(Приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н)
2011 г. – Новые возможности работы с налогоплательщиками при налоговых проверках. ФНС России утвердила Порядок направления требования и предоставление документов (информации) в электронном виде по ТКС.( Приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@)
ЭСФ: шаги внедрения в жизнь

2012 г. – Опубликовано Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых по налогу на добавленную стоимость»
2012 г.- Письмо Минфина РФ от 31.01.2012 №03-07-15/11 «О применении новой формы счета-фактуры»
2012 г.- Приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ утверждены форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.
2012 г.- Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ утверждены рекомендуемые форматы унифицированных форм первичной учетной документации: товарной накладной ТОРГ-12 (утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132) и Акта приемки-сдачи работ (услуг).
Основное:
23 мая вступает в силу приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» (12 мая 2012 года приказ был опубликован в «Российской газете»)
ЭСФ: шаги внедрения в жизнь

Основные особенности
документооборота ЭСФ
Счета-фактуры составляются:
при наличии технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур
по взаимному согласию сторон сделки
в соответствии с установленными форматами и Порядком.
Счета-фактуры выставляются и получаются через Оператора электронного документооборота, который:
гарантирует доставку
и подтверждает дату выставления и получения документов.
Обмен может осуществляться через одного или нескольких Операторов электронного документооборота.

ЭСФ: Участники электронного документооборота
Участники ЭДО
Продавец (в соответствии с п. 1.2 Порядка, утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н к продавцам - участникам ЭДО также относятся налоговые агенты, указанные в п.1 ст. 168 НК РФ; комиссионеры (агенты), действующие от своего имени в интересах комитента (принципала), которые осуществляют реализацию и составляют СФ покупателю либо приобретают покупки и составляют СФ комитенту (принципалу)* )
Покупатель (в том числе комиссионеры (агенты), действующие в интересах комитента (принципала), которые осуществляют реализацию и получают СФ от комитента (принципала) либо приобретают покупки от своего имени и получают СФ от продавцов)
Оператор ЭДО (Гарант для хозяйствующих субъектов при обмене счетами-фактурами в электронном виде)
Основные функции Оператора ЭДО:
обеспечение взаимодействия между Продавцом и Покупателем;
учет и регистрация участников;
выдача ключей ДУЦ ФНС России;
распространение программных средств.

ЭСФ: как стать участником
Оформить и представить заявление об участии Оператору электронного документооборота, заключить Договор с Оператором ЭДО.
Получить сертификаты ключей подписи на уполномоченных лиц.
Получить идентификатор участника ЭДО у Оператора электронного документооборота и доступ для подключения к электронному документообороту счетов-фактур.
Провести организационно-распорядительные мероприятия внутри компании для легализации ЭДО: внести изменения в учетную политику, утвердить порядок и схему ЭДО, а также ответственных за его ведение, порядок хранения документов и т.п.

Сеть Операторов ЭДО
Хранилище Оператора ЭДО
Подтверждение Оператора
ЭДО+ ЭП_Продавца, ЭП_Оператора;
Извещение продавца/покупателя о получении подтверждения+ ЭП_Оператора, ЭП_Покупателя/Продавца
ПОКУПАТЕЛЬ
Хранилище покупателя
Счет-фактура, ЭП_продавца
Подтверждение Оператора
ЭДО+ ЭП_Продавца, ЭП_Оператора
Извещение о получении
СФ+ ЭП_Продавца, ЭП_Покупателя
ПРОДАВЕЦ
Хранилище
продавца
Счет-фактура,
ЭП_продавца
Подтверждение Оператора
ЭДО+ ЭП_Продавца, ЭП_Оператора
Извещение о получении
СФ+ ЭП_Продавца, ЭП_Покупателя
Управление сертификатами
Удостоверяющий центр
Подтверждение
Оператора ЭДО 1 день,
Извещение о получении
подтверждения
Управление сертификатами
Управление сертификатами
Счета-фактуры, извещения о получении счетов-фактур,
уведомление об уточнении счетов-фактур, документы
Подтверждение
Оператора ЭДО 1 день,
Извещение о получении
подтверждения
Оператор ЭДО
ЭСФ: схема электронного документооборота

Хозяйствующие субъекты обмениваются первичными
документами бухгалтерского учета (товарные накладные, акты
выполненных работ (услуг), транспортные накладные и т.д.).
Налогоплательщики имеют право представлять документы
в электронном виде в налоговые органы.
Действующим законодательством не устанавливаются
ограничения на использование первичных учетных документов
в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих
субъектов между собой (письмо от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@
«Об отдельных вопросах применения электронных документов»
ФНС России)
Принципы обмена первичными документами

Готовность бизнеса – 70% организаций и 55% индивидуальных предпринимателей сдают отчетность в электронном виде по ТКС.*
Готовность налоговых органов – есть возможности и желание принимать документы в электронном виде.
По оценкам европейских экспертов Россия имеет все шансы быстро подтянуться к лидерам
* Данные с официального сайта ФНС России
Перспективы внедрения
ЭДО и ЭСФ в России

Преимущества ЭДО
Сокращение прямых расходов
сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур.
Экономия времени
сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов; быстрота подписания документов.
возможность круглосуточно в режиме on-line осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузка, печать, сверка, отклонение, а также отслеживать их движение.

Безопасность и надежность
конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов. ЭЦП обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов. Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота;
Оптимизация внутренних бизнес-процессов
экономия времени и ресурсов, достигаемая за счет устранения непроизводительного труда, позволяет совершенствовать бизнес-процессы и уделять больше внимания работе с поставщиками, поощряя их применять новую систему электронного документооборота;
Преимущества ЭДО

Эффект внедрения
Электронный документооборот первичными бухгалтерскими
документами позволит:
Сократить общее количество бумажных документов на 25-75%;
Сократить время обработки документов на 75%;
Повысить производительность бухгалтерии на 20%;
Достичь общей экономии на уровне 1-2% от оборота компании.
Полная автоматизации процесса обмена, обработки и хранения
электронных счетов снижают затраты до 1 евро.
(по данным Bruno Koch, Bilentis)