Автоматизация делопроизводства

Текстовые редакторы
обеспечивают ввод, редактирование, форматирование (оформление) и сохранение любых текстов

Основные структурные элементы многостраничных документов:
колонтитул –
одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы;
сноска
закладка –
определенное место в тексте документа, которому пользователь присваивает имя;
перекрестная ссылка –
текст, предлагающий читателю документа обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержащемуся в тексте;
гиперссылки –
связывают между собой документы, что облегчает переход от одной страницы к другой.

ЗАКЛАДКА ГИПЕРССЫЛКА
Для создания закладки последовательность действий следующая:
выделяется элемент, которому следует назначить закладку, или делается щелчок в том месте документа, куда следует вставить закладку;
в меню Вставка выбирается команда Закладка;
в поле Имя закладки вводится или выбирается нужное имя. Имя закладки должно начинаться с буквы. В нем могут использоваться цифры, но не должно быть пробелов. Если требуется разделить слова в имени закладки, пользуются знаком подчеркивания;
нажимается кнопка Добавить.
Для создания гиперссылки
последовательность действий следующая:
в тексте документа выделяется ключевое слово или объект (в том числе графический);
выбирается команда меню Вставка —> Гиперссылка или инструмент Добавить гиперссылку на стандартной панели;
выбирается файл, с которым осуществляется связь, и нажимается кнопка ОК.
после щелчка мыши по гиперссылке происходит быстрый переход к нужному файлу.

ШАБЛОН
документ специального типа, который содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, вставленных полях и т.д.
позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование
При изготовлении собственного шаблона бланка организации необходимо:
установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей);
поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требованиям нормативных документов;
сохранить разработанный бланк как шаблон.

ФОРМЫ
Чтобы создать шаблон, надо открыть диалоговое окно Создание документа с помощью команды Файл —> Создать и установить в нем переключатель Шаблон.
Поля формы создаются с помощью панели инструментов Формы. Она открывается командой Вид —> Панели инструментов —> Формы.
Панель инструментов Формы содержит следующие элементы: текстовое поле, флажок, раскрывающийся список, параметры поля формы таблицу, рамку, затенение полей формы, защиту формы.
В программе Word возможны три вида полей формы: текстовые поля служат для ввода строк текста; флажки указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос; раскрывающиеся списки позволяют выбрать один из нескольких вариантов.
Чтобы при заполнении формы данные можно было вносить только в поля формы, производится Защита формы.
Для использования формы надо дать команду Файл —» Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа соответствующий шаблон. Заполнив шаблон, результат работы можно сохранить в виде обычного документа.

ОГЛАВЛЕНИЯ
для оформления заголовков текста следует использовать специальные стили;
установив курсор в то место, куда будет вставлено оглавление, следует дать команду Вставка —> Оглавление и указатели. В диалоговом окне Оглавление и указатели надо выбрать вкладку Оглавление.
можно создавать два оглавления разной степени подробности.

2.
Задачи и способы
автоматизации делопроизводства

ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ
АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
регистрация документов в картотечной форме
учет резолюций, выданных по документам
поддержание связей между документами
контроль за исполнением документов
списание документов в деле
ведение информационно-справочной работы
формирование делопроизводственной отчетности

СПОСОБЫ АВТОМАТИЗАЦИИ
разработка оригинальной системы автоматизации делопроизводства:
подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы для конкретной организации «с нуля». При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Недостаток этого способа - значительные затраты времени и средств
инсталляция типовой системы автоматизации делопроизводства:
способ, противоположный предыдущему. Типовые системы автоматизации делопроизводства недороги и внедряются в минимальные сроки. Однако они могут не в полной мере обеспечивать необходимые функции
настройка индивидуальных средств автоматизации делопроизводства:
является промежуточным вариантом между первыми двумя способами

Классы инструментальных средств автоматизации делопроизводства:
средства создания документов
обобщенное название класса систем, к которому относится программное обеспечение, предназначенное для создания электронных версий документов; текстовые процессоры, табличные процессоры, системы автоматизированного проектирования (САПР) и др.
системы управления базами данных (СУБД)
являются основой построения любой более или менее мощной информационной системы; обеспечивают создание и поддержание в рабочем состоянии хранилища фактографической информации
системы обеспечения групповой работы (системы класса group ware)
предназначены для корректного разделения информации для групповых пользователей; решают задачи хранения, просмотра и совместного использования документов
системы управления документами (СУД)
представляют собой мощные комплексы, организующие работу с электронными версиями документов. С их помощью производится регистрация документов, поддерживается их хранение; ведут не только атрибутивный, но и полнотекстовой поиск информации
системы электронной почты
служат для передачи электронных сообщений между участниками делопроизводственного процесса
системы управления деловыми процессами.
организуют передачу электронных сообщений и электронных версий документов между участниками делопроизводственного процесса

ЗАДАЧИ - СРЕДСТВА
АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ФОРМЫ СОЗДАНИЯ
БАЗ ДАННЫХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ:
контрольно-регистрационные карточки
справочная картотека
электронные базы данных

СПРАВОЧНАЯ КАРТОТЕКА
Виды картотек:
справочная
состоит из двух частей:
- на неисполненные документы
- на исполненные документы
контрольная

ЭЛЕКТРОННЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ
База данных -
это совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающих общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, которые относятся к определенной предметной области.
Главное достоинство
электронных баз данных:
возможность быстрого поиска
и сортировки (отбора) информации, а также простое создание отчета по заданной форме.