Бэк-Офис, создание, развитие, автоматизация

*
Левинский А.М.
Принцип создания подразделений
С чего начать?
1. Цели / Задачи
2. Структура
6. Ресурсы
4. Должностные инструкции
3. Положения о
подразделениях
5. Методологическая
и нормативная база
(в т.ч. Положения о
взаимодействии
подразделений)
8. Обучение и
аттестация
7. Подбор кадров

*
Левинский А.М.
Роль БЭК-ОФИСА в компании
Подразделение, занимающееся:
учетом,
документальным оформлением,
документооборотом,
контролем,
исполнением и
расчетами
операций, поручений и договоров на
каком-либо рынке в соответствии с требованиями
законодательных и внутренних нормативных
документов.

*
Левинский А.М.
Кого обслуживает БЭК-ОФИС
На операции каких клиентов
настроен Ваш БЭК-ОФИС?
Клиенты
Сама
компания
VIP
Юр. лица
Физ. лица Массовый клиент
Retail
Брокера с
клиентами
Обычные
Финансовые
компании
(ПИФ, Банк,
страховая,
пенсионный
фонд, и т.п.)

*
Левинский А.М.
Требования к БЭК-ОФИСУ
Полнота.
Своевременность.
Точность.
Обособленность собственных и клиентских счетов.
Учет активов в их стоимостном
и количественном выражении методом двойной записи.
Документарность Внутреннего учета.
Непрерывность учета.
Обособленность Внутреннего учета от
бухгалтерского и депозитарного учета
(порождает обязательность периодических сверок).
Учет реализации ценных бумаг по методу ЛИФО / ФИФО.
Определение финансового результата от каждой сделки.
Принципы Внутреннего учета (на основе постановлений ФСФР):

*
Левинский А.М.
Структура БЭК-ОФИСА зависит от:
Глобальные критерии:
1. РЫНОК сбыта продуктов;
2. МЕНТАЛИТЕТ КЛИЕНТОВ;
3. СТРУКТУРА компании;
4. СЕТЬ продаж (точки доступа к клиентам).
Критерии клиента:
1. БЫСТРО;
2. КАЧЕСТВЕННО;
3. ДЕШЕВО;
4. ПРИЯТНО.
Локальные критерии компании:
1. Время, отводимое на операцию (процесс);
2. Количество операций;
3. Величина базы знаний и её изменение во времени;
4. Риски и лимиты;
5. Сложность процессов:
5.1. вариативность процессов;
5.2. наличие фаз/стадий (по времени, по событиям);
5.3. степень стандартизации процессов.

*
Левинский А.М.
Требования к БЭК-ОФИСУ
Методы нахождения гармонии
Автоматизация
Учет в Excel
Выгрузка отчетов
в Excel
Специализация
Многоплановость
Ограничение 2-3
типами операций
Стандартизация
Вариативность
Протоколирование
нестандартных
действий
Централизация
Децентрализация
Смешанные
системы
Внешний контроль,
применение SLA и KPI
Самоконтроль,
ответственность
Смешанные
системы

*
Левинский А.М.
Требования к БЭК-ОФИСУ
Методы повышения эффективности – создать:
1. Систему мотивации персонала;
2. Систему контроля качества;
3. Соглашения о достижении ключевых показателей эффективности (KPI) сотрудников подразделения;
4. Соглашения об уровне обслуживания – SLA (Service Level Agreement), акцептованные всеми подразделениями;
5. Систему управления по задачам – MBO (Management by Objectives);
6. Проектный офис или выделенное подразделение по разработке и внедрению новых продуктов (обязательно при загруженности сотрудников >90%);
7. Культуру постоянного совершенствования руководителей подразделений и через них транслировать этот принцип на сотрудников;
8. Единую «монокультурную» среду для всех подразделений компании.

*
Левинский А.М.
Структура БЭК-ОФИСА
Децентрализованный (распределенный) БЭК-ОФИС
Руководитель 1
Бизнес блок 1
Руководитель 2
РУКОВОДИТЕЛЬ
Руководитель 3
Бизнес блок 2
Бизнес блок 3
ФРОНТ 1 ФРОНТ 2 ФРОНТ 3
БЭК-ОФИС 1 БЭК-ОФИС 2 БЭК-ОФИС 3
МИДЛ-ОФИС 1 МИДЛ-ОФИС 2 МИДЛ-ОФИС 3

*
Левинский А.М.
Структура БЭК-ОФИСА
Централизованный (единый) БЭК-ОФИС
Руководитель 1
ФРОНТ
Руководитель 2
РУКОВОДИТЕЛЬ
Руководитель 3
МИДЛ-ОФИС
БЭК-ОФИС
Фронт бизнеса 1
Фронт бизнеса 3
Фронт бизнеса 2
БЭК бизнеса 1, 2
МИДЛ бизнеса 1
БЭК бизнеса 3
МИДЛ бизнеса 2

*
Левинский А.М.
Структура БЭК-ОФИСА
Централизованный (единый) БЭК-ОФИС
Руководитель 1
БЭК бизнеса 1 +
РУКОВОДИТЕЛЬ БЭК-ОФИСА
БЭК бизнеса 2 +
БЭК бизнеса 3 +
технолог технолог технолог
юрист
программист программист программист
Руководитель 3
Руководитель 2
контролер
архивист архивист архивист

*
Левинский А.М.
Требования к программе для БЭК-ОФИСА
Интегрированность в информационную среду компании.
Достоверность информации.
Наличие плана счетов, проводок и баланса.
Максимальное покрытие необходимого функционала.
Гибкость (донастраиваемость).
Работа в режиме on-line.
Использование ведет к сокращению затрат.
Работа через интернет.
Масштабирование.
Дружественность (интуитивно понятный и красивый интерфейс).

*
Левинский А.М.
Видение перспективы
0 t1 t2 t3 t4 t5 t6 время
потребности
бизнеса
Линия видения
потребностей
бизнеса
Создание опережающей системы
Требуемая
система
Плохая
система
Первая система –
прототип
Граница
текущих
возможностей

*
Левинский А.М.
Выбор концепции автоматизации
Банк-Клиент
Существующие в компании системы
Бюджетирование, 1С - бухгалтерия
Казначейство: Позиция, Планируемые сделки, Фондирование
CRM
Access, Бос-кадровик, и т.п.
БЭК-ОФИС
???
Ядро

*
Левинский А.М.
Выбор концепции автоматизации
Изобретение автомобиля как транспортного средства для личного пользования.
Для нас это работа в Excel или начало разработок бизнес-систем (например, в Access).
Изобретение дорожного покрытия (асфальта).
Для нас это выбор конкретных типов: языков программирования, баз данных, серверов, компьютерных сетей. По рекомендациям программистов.
Аналогия: развитие транспортной индустрии

*
Левинский А.М.
Выбор концепции автоматизации
Увеличение количества частных автомобилей привело к появлению ПДД.
Для нас это правила организации учета операций, правила взаимодействия подразделений и программ. Это делают технологи.
Вместе с правилами появились регулировщики и контролеры уличного движения.
Для нас это Служба внутреннего контроля.
Аналогия: развитие транспортной индустрии

*
Левинский А.М.
Выбор концепции автоматизации
Увеличение пассажиропотока привело к пробкам на дорогах. Проблема решается только ограничением количества личного транспорта и развитием общественного транспорта.
Программы должны быть масштабируемыми.
Например, увеличился в 3 раза поток клиентов – добавили 1 сотрудника на прием и обработку документов и «поехали».
Аналогия: развитие транспортной индустрии
Для нас это технологии «Retail», которые необходимы при обслуживании большого количества людей стандартными продуктами.

*
Левинский А.М.
Выбор программы (ПО) - критерии
Определяющие критерии:
1. Цена
2. Производительность
3. Покрытие требуемого функционала
4. Модифицируемость.
4.1. Силами производителя.
4.2. Силами своих программистов.
5. Отзывы клиентов.
Что неважно, но на что многие «клюют»:
1. Известный брэнд производителя.
2. Красивый интерфейс.
3. «Популярная» программа.
4. Во время демонстраций продавцы обещают, что недостающий в программе функционал они легко и быстро сделают после заключения контракта.
5. Нечистоплотное поведение продавцов («откаты»).