Типовое решение «Делопроизводство»на базе DocsVision 4.5 SR2Методический материал

Что такое Типовое решение «Делопроизводство»?
Пример реализации основных задач документационного обеспечения управления на базе DocsVision
Документация – описание решения для специалиста по внедрению
Настройки – работающий пример для изучения и внедрения

Назначение и цели
Пример для изучения
Заготовка для внедрения
Основа для разработки собственного решения
Снижение сроков, стоимости и рисков внедрения
Улучшение качества внедрения
Повышение квалификации сотрудников

Функциональность
Обработка входящих документов
Обработка исходящих документов
Обработка внутренних документов
Организационных
Распорядительных
Справочно-информационных
Обработка поручений
Контроль исполнительской дисциплины

Методическая основа
Решение соответствует нормативным документам по российскому делопроизводству
В решении использованы рекомендованные производителем DocsVision механизмы и методы настройки системы

Содержание решения
Структура папок (126 шт.)
Представления (36 шт.)
Поисковые запросы (80 шт.)
Расширенные отчеты (3 шт.)
Настройки справочников
Все настройки открыты
для изучения и модификации

Комплект поставки
Резервная копия базы данных с настройками
Для установки «с нуля»
XML-пакет настроек
Для импорта в существующую базу данных с помощью Утилиты импорта решений (или Модуля переноса решений)
Компоненты для расширенных отчетов (.ocx, .sql)
Документация – описание решения для специалиста по внедрению

Типы и виды документов, используемых в типовом решении
Внутренние организационные
Внутренние распорядительные
Внутренние
справочно-информационные

Группа виртуальных папок, отображающих информацию о заданиях текущего пользователя
Папка для хранения общих документов организации
Группа виртуальных папок для поиска документов по различным критериям
Группа папок для хранения
шаблонов и экземпляров бизнес-процессов по задачам и согласованиям (доступна только администратору)
Группа папок для хранения
шаблонов карточек документов, заявок и поручений всех видов
Структура папок решения
Группа папок для хранения документов общего делопроизводства
Папка для личных папок сотрудников (доступна только администратору)
Группа папок для контроля исполнительской дисциплины (доступна только делопроизводителям)

Группа папок «Делопроизводство»
Папки для хранения документов делопроизводства за предыдущие периоды
(по годам и типам)
Папки для регистрации
внутренних документов (по видам)
Папка для регистрации
входящих документов
Папка для регистрации
исходящих документов
Папка для регистрации поручений,
не связанных с документами
Папки для регистрации проектов документов (по типам и видам)
Рабочие папки делопроизводителей
Подробнее о группе папок Рабочие на следующем слайде

Группа папок «Рабочие»
Виртуальные папки для
работы Делопроизводителей с документами, сгруппированными по типам и состояниям

Группа папок «Поиск»
Настроено около 80 поисковых запросов для поиска документов по различным параметрам
Например, для поиска Входящих документов по
периоду регистрации

Представления в решении
В решении настроено 36 представлений
Представления закреплены за папками в соответствии с их назначением

Использование представлений
Представление папки
Входящие содержит
11 колонок:
Номер
От
Тема
Получатели
Отправитель
Организация отправителя
Исх. №
Исх. от
Состояние
Исполнители
Контрольный срок

Представления с условным форматированием
Поручение ещё исполняется,
но уже просрочено
Представление папки Поручения содержит пять колонок и имеет фильтр просроченных задач
Поручение исполнено вовремя
Поручение исполнено,
но с запозданием

Расширенные отчеты по статистике и истории исполнения
Группировка поручений
по сроку исполнения
Контроль исполнительской дисциплины
Группировка поручений по видам
Для контроля
исполнительской дисциплины
делопроизводителем настроены папки группы Статистика КИД
Группировка поручений
по Авторам, Исполнителям, Подразделениям
Группировка документов по типам и состоянию контроля
Группировка документов по типам, контрольному сроку
и просроченности

Расширенные отчеты
Показывает
статистику исполнения поручений по типам документов
Показывает исполнительскую дисциплину сотрудников подразделения
Показывает
ход исполнения документов

Представление и
содержимое папки Контроль исполнения. Красным отмечены просроченные задания
Контроль исполнительской дисциплины

Регламенты работы в системе
Настройки выполнены в соответствии с нормативами делопроизводства
Регламенты описаны
в документации типового решения