Биллинг. Создание клиентов, формирование счета, тикеты, контроль клиентов

Что такое Биллинг?
Биллинг - программа, для учета и контроля взаимодействия с клиентами, а также между сотрудниками отделов офиса Лайв Технологии.
Все письма от клиентов, приходящие на почту
[email protected]
, автоматически становятся заявками – «тикетами».
По регламенту отработка тикета составляет не более 2-х часов! Каждый тикет можно перенаправлять в разные отделы и на определенного сотрудника.

Создание клиента
Как правило клиентов заводят менеджеры по продажам, в дальнейшем после оплаты клиента переводят на сопровождение и присваивают персонального менеджера.
В разделе КЛИЕНТЫ - Добавить клиента. Каждому клиенту присваивается id (порядковый номер, с помощью которого идентифицируем пользователя). Id клиент может обнаружить на рабочем столе облака, нажав на пуск –имя пользователя, также ярлык для входа подписан.
ВАЖНО – электронная почта является основным контактом, повторяться с эл.адресами других id она не должна! Все изменения: удаление базы, информация о сбросе/создании нового пароля, смена контактов и пр. – принимаются только с эл.почты, указанной в профиле.

Не отмеченные пункты также заполняются при получении дополнительной информации (например: использование сервисов Отчетность, Эдо, Контрагент.
Админ. Примечания - графа для передачи дополнительной полезной информации о клиенте между сотрудниками.
Код карточки в Юнионе обязательно должен быть верным, чтобы корректно выгружались все счета, а в дальнейшем были выписаны реализации.

Профиль клиента. Хостинг и добавление продуктов
В профиле клиента отображается основная информация, также внизу отображается список всех продуктов, которые приобрел клиент.
По ним мы определяем на хостинге клиент или на аренде, приобретал ли дополнительные сервисы в нашем офисе и прочие услуги.
Продукты в списке дублироваться не должны! Если нам необходимо увеличить в кол-ве уже подключенную услугу, то все изменения производятся в хостинге.
В том случае если же продукт отсутствует в перечне, то добавляем новый заказ.

Поступил запрос о добавлении нового пользователя. Перед созданием стираем букву в эл. Почте (также у доп контактов),чтобы клиент не получил не отредактированный. Проваливаемся в «хостинг», выбираем необходимый продукт «Доступ стандарт» - Создать заказ смены пакета. На всплывающем окне выбираем настраиваемые опции и пишем то число пользователей, которое должно быть в итоге в общей сумме.
Принимаем созданный заказ и автоматически создается счет.
Как сформируем, выбираем графу в профиле «счета». Крайняя дата в любом дополнительном счете должна соответствовать крайне дате основного счета. Периоды должны совпадать.

Прежде чем возвращать букву в адрес электронной почты и отправлять счет, редактируем счет. Крайняя дата всегда последнее число месяца (за исключением счетов на сервисы, которые подключаются ровно на год). Вручную пересчитываем сумму.
После контрольной проверки возвращаем полную запись почты и отправляем счет

Все дополнительные счета фиксируются для контроля, так как после оплаты выставленного счета повторно заходим раздел «Хостинг» для проверки сумм и дат следующих платежей.
Выбирается продукт, проверяем количество, период на какой срок выписывается и дату следующего платежа. Нажимаем пересчет и сохраняем.

Добавление продукта
В профиле находим графу Добавить новый заказ.
Добавляем новый продукт, если он отсутствует в списке! Не допускаем задвоенность. Также стираем букву в эл. Адресе.
ошибка

Безналичный платеж стандартные услуги облака. Безналичный платеж (формула ит) – сервисы и работа специалиста.
Галочку Отправить email убираем.
Продукт ищем в списке, указываем период оплаты и стоимость. Количество всегда будет 1, а вот пакет зависит на сколько нам нужно будет увеличить сам продукт.
Создаем заказ – также формируется счет –принимаем – стандартное редактирование счета. После создания счета в Биллинг, создаем счет в Юнионе с тем же номером.

Пакет дискового пространства всегда добавляется в кол-ве 5Гб, а сам продукт мы уже редактируем в зависимости от запрашиваемого количества. То есть если требуется 15 , то это 5Гб 3 пакета.
После создания и отправки счета открываем тикет на техническую поддержку для расширения.
Формат передачи информации такой: пишем сколько было и сколько должно стать. Например: в теме пишем дисковое пространство и в описании д 5-10

Первое письмо передача информации. В дальнейшем дополнительные письма будут приходить клиенту в ответ. Для общения с коллегами лучше использовать примечания. После отработки заявки тикет нужно закрыть.
Если клиент в будущем ответит на письмо о закрытии тикета, то данная заявка вновь приобретет статус open и требует новой отработки. Также со всей историей обращений клиента ознакомиться можно, перейдя в раздел «все тикеты» в профиле.
Если в тикетах поступила информация о смене контактов, адреса и тд. То дублируем в заметки. В id в профиле копируем старую информацию и переносим в заметки (обязательно отмечаем как важное), а затем вносим новые данные.

Контроль клиентов
Каждому менеджеру присвоен ряд клиентов. Для контроля их оплат на продление формируется отчет. Списком выводится перечень должников, либо все клиенты, либо выставленные счета в определенный месяц.
Для формирования списка в шапке Биллинга проваливаемся в «Отчеты» - More