Бухгалтерское дело. Организация

Понятия
ОРГАНИЗАЦИЯ - субъекты, структура, взаимосвязи, и процессы коммуникации в бухгалтерском деле.
Субъектом бухгалтерского дела в широком понимании выступает юридическое лицо, в более узком – это руководитель организации, главный бухгалтер и в конечном счете бухгалтер, ведущий определенный участок учета.
Структура, взаимосвязи, и процессы коммуникации зависят от способа организации.

Способы организации бухгалтерского учета
Вариант 1 - принятие в штат бухгалтера или нескольких бухгалтеров с распределением функций, без назначения главного. Всю ответственность за организацию бухгалтерского учета несет единолично руководитель, руководитель непосредственно и определяет функции каждого бухгалтера, особенности организации учета и документооборота.
Вариант 2 - принятие в штат бухгалтера или нескольких бухгалтеров, с назначением должности главного бухгалтера (формирование бухгалтерии). Ответственность за организацию учета распределяется между руководителем и главным бухгалтером. Главный бухгалтер непосредственно определяет функции каждого бухгалтера, особенности организации учета и документооборота, тем самым снимая часть управленческой нагрузки с руководителя.
Вариант 3 - заключение договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета со сторонним физическим или юридическим лицом. Важно четко определить и прописать в договоре уровень ответственности за организацию бухгалтерского учета стороннего лица.
Вариант 4 - ведение бухгалтерского учета руководителем лично. Вариант практически возможен в условиях малого количества учетных операций, на практике мало применим, так как требует полной концентрации управления и исполнения бухгалтерских функций единым лицом, что повышает трудоемкость и снижает качество управления.
Вариант 5 - смешанный вариант, предусматривающий принятие в штат бухгалтера или нескольких бухгалтеров с распределением функций по ведению текущего учета, без назначения должности главного бухгалтера, и заключение договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета со сторонним физическим или юридическим лицом, которое формирует налоговую и бухгалтерскую (финансовую) отчетность. При данном варианте руководитель непосредственно определяет функции каждого бухгалтера, особенности организации учета и документооборота, взаимодействия и уровень ответственности стороннего лица.

Организационные риски
Каждый из рассмотренных вариантов организации бухгалтерского учета оптимален для конкретных условий и особенностей деятельности экономических субъектов, но чтобы достичь уровня оптимума, важно минимизировать или сбалансировать риски, которые несет каждый из вариантов.
Данные риски мы относим к группе организационных рисков, под которыми понимаем возможность развития неблагоприятных ситуаций для экономического субъекта вследствие недолжной организации бухгалтерского учета.
К группе организационных рисков мы относим два типа рисков - внутренние и внешние риски.
Внутренние организационные риски:
1. риск неэффективных затрат;
2. риск снижения контроля.
Внешние организационные риски:
3. риск неправомерности;
4. риск недоверия.

1. Риск неэффективных затрат
Риск напрямую связан с экономически необоснованными затратами на организацию бухгалтерского учета, в частности:
- перенасыщенность штата бухгалтерии;
- дублирование функций;
- неэффективное использование рабочего времени бухгалтерами;
- необоснованное завышение фонда оплаты труда бухгалтеров в сравнении со среднеотраслевыми и региональными показателями;
- приобретение программных продуктов для автоматизации учета, которые используются неполноценно, так как предназначены для более крупных экономических субъектов.
На практике размер штата бухгалтерии формируется постепенно, с ориентацией на рабочую нагрузку и компетентность принимаемых работников. В связи с чем, актуальной является направление аутсорсинга бухгалтерских услуг, что при прочих равных условиях зачастую снижает риск неэффективных затрат.

2. Риск снижения контроля
Должная постановка и развитие контрольной функции напрямую влияет на качество бухгалтерской информации и, следовательно, на принятие управленческих решений и репутацию экономического субъекта. Так как контроль непосредственно осуществляется человеком, должностным лицом, то в данном случае и минимизация распределения контрольных функций и их максимизация могут привести к снижению контроля и возникновению различных угроз.
- Минимизация распределения функций ведет к централизации управления и угрозе самоконтроля: если хозяйственные операции, качество формируемой информации контролируются малым количеством лиц, принимающих решения, то объективность принятия решений снижается.
- При максимизации распределения функций возникает угроза децентрализации, «распыления» ответственности и также риски неэффективных затрат.
- Для нивелирования рисков снижения контроля мы рекомендуем:
во-первых не отходить от классического потока контроля - предварительный, текущий, заключительный;
во-вторых ориентироваться на два критерия - избежание самоконтроля и неэффективных затрат.

3. Риск неправомерности
Это риск возникновения неправомерных операций, способов ведения деятельности и организации бизнеса, независимо от того с умыслом или без умысла это было совершено.
С позиции организации бухгалтерского учета снижение риска неправомерности - это избежание таких форм и способов организации бухгалтерского учета, которые с внешней стороны могут быть оценены как один из критериев в реализации различных противозаконных схем ведения деятельности, и привести к угрозам усиленных проверок со стороны контролирующих органов, судебных споров, увеличению расходов.
Для снижения риска неправомерности при организации бухгалтерского учета рекомендуется ориентироваться на два критерия:
- экономическая целесообразность;
- законность.

4. Риск недоверия
Сущность данного риска раскрывается в наличии сомнения у заинтересованных сторонних лиц в репутации экономического субъекта, что в свою очередь может быть связано с риском неправомерности, и сомнения в достоверности информации о финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта, в том числе по данным бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Риск недоверия ведет к угрозам усложнения коммуникации, построения деловых связей, проведения сделок из-за факторов, которые ранее негативно повлияли на репутацию экономического субъекта вследствие предоставления недостоверной информации, фактов мошенничества, сомнительных схем построения бизнеса, неуплаты долгов кредиторам, частых судебных разбирательств.
Отдельно следует выделить фактор «неполноты бухгалтерского учета», когда не все элементы, правила и метода бухгалтерского учета применяются для формирования информации о деятельности экономического субъекта в полной мере, и, который в ряде случаев также может повысить риск недоверия. Особенностью в данном случае является допущение применения упрощенных способов ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Влияние рисков на организацию учета
вариант 1
При варианте 1 - принятие в штат бухгалтера или нескольких бухгалтеров без назначения главного.
В первую очередь возникает риск снижения контроля, так как возникает угроза самоконтроля - вся ответственность за организацию бухгалтерского учета лежит единолично на руководителе, он же непосредственно в большей части осуществляет контроль за проведением операций. Объективность принятия решений при данном варианте снижается.
Поэтому к снижению риска может привести использование второго или пятого варианта организации учета, которые обеспечат постановку дополнительного регулярного контроля со стороны других лиц.

Влияние рисков на организацию учета
вариант 2
При варианте 2 - формирование бухгалтерии.
В данном случае ответственность и управленческая функция за организацию учета распределяется между руководителем и главным бухгалтером, что уже снижает угрозу самоконтроля и повышает объективность информации, но может привести к угрозе неэффективных затрат.
Для избежания угрозы неэффективных затрат необходимо в первую очередь ориентироваться на оптимальную оценку рабочей нагрузки на бухгалтеров, компетентности принимаемых работников и распределения функций без их дублирования, формирование четких должностных инструкций и мотивационный фактор в политике оплаты труда, стимулирующий работников на повышение контроля.

Влияние рисков на организацию учета
вариант 3
При варианте 3 - заключение договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета со сторонним физическим или юридическим лицом.
В этом случае, как уже говорилось, важно четко определить и прописать в договоре уровень ответственности за организацию бухгалтерского учета стороннего лица. Риск неэффективных затрат, риск снижения контроля тогда минимизируется, но такой способ организации бухгалтерского учета, при наличии взаимосвязанных лиц и разделении бизнеса, с внешней стороны может быть оценен как следствие реализации различных противозаконных схем ведения деятельности.
Для нейтрализации риска неправомерности важно иметь обоснование экономической целесообразности такой постановки учета.