Делопроизводство в системе правоохранительных органов, сущность и значение

В управленческом аппарате и в текущей служебной деятельности сотрудники правоохранительных органов (ОВД) постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

В связи с этим, в управлении правоохранительными органами особое место занимает делопроизводство и режим секретности, как специфическое направление управленческой деятельности в правоохранительной системе.
Делопроизводство и режим секретности в деятельности правоохранительных органов (ОВД) приобретают особую значимость в современных условиях развития всей правоохранительной системы Российского государства.

От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
Составление, оформление документов (секретных документов) и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого сотрудника правоохранительного органа, имеющего дело с документами.

Организация и ведение делопроизводства и, тем более, соблюдение режима секретности требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в правоохранительных органах (ОВД) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства).

Документы многообразны и каждый вид документа (приказ, протокол, устав, справка, письмо и др.) имеет свои особенности и свои правила работы с ними. С одной стороны, для сотрудников правоохранительных органов (ОВД) важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д., а, с другой стороны, – соблюдать в соответствии с законодательством режим секретности.

Особенность нормативно-методического регулирования делопроиз­водства в системе органов внутренних дел заключается в том, что отдельные его ком­поненты входят в функции большинства служб и подразделений.
Напри­мер, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности. Однако основные зада­чи делопроизводства решают специальные подразделения - секретариаты (канцелярии).

Нормативно-методические акты МВД России в отношении органи­зации делопроизводства не используют термин «документационное обес­печение управления».
Единая система делопроизводства в аппарате и под­разделениях МВД России реализуется в процессе исполнения ими своих задач и функций.
Организация и совершенствование системы делопроиз­водства, а также контроль над соблюдением установленного порядка рабо­ты с документами осуществляются аппаратом Министерства.
За организа­цию и состояние делопроизводства непосредственно отвечают начальники делопроизводственных подразделений - начальники секретариатов (канцелярий). Такое подразделение является самостоятельной структурной единицей. Начальнику указанного подразделения непосредственно подчи­нена вся деятельность по организации делопроизводства.

Основные задачи секретариатов в органах внутренних дел можно разделить на документационные и организационные.
Документационные задачи связаны с документированием процесса управления и организацией работы с документами, это:
- приём и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов;
- предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им резолюции;
- передача документов сотрудникам – исполнителям;
- контроль над сроками исполнения документов;
- информационно-справочная работа и т.д.

Организационные задачи делопроизводства в наиболее общем виде связаны с вопросами оптимизации процессов управления и отдельных управленческих процедур.
К числу организационных задач делопроизвод­ства относятся:
- подготовка рабочего места руководителя;
-обслуживание штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек (автоматизированных баз данных);
- организация приема посетителей, вызов сотрудников по указанию руководителя;
- организация телефонных переговоров, выдача справок по телефо­ну;
- подготовка служебных командировок;
-обучение методике организации документооборота, внедрение средств автоматизации делопроизводства и т.д.
Вышеизложенный перечень документационных и организационных задач формирует необходимость предусматривать в структуре секретариа­тов создание специализированных подразделений.
Сложность выполняемых обязанностей опреде­ляется также объемом документов, циркулирующих через секретариаты.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Приказ МВД России от 20.06.2012 № 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».
Прокопенко А.Н., Дрога А.А., Жукова П.Н., Ковалева Л.А. Основы делопроизводства в ОВД: учебно-методическое пособие. – Белгород: Бел ЮИ МВД России имени И.Д. Путилина, 2016. – 42 с.

Общие положения ведения делопроизводства в ОВД

В МВД России делопроизводство ведется в соответствии с Приказом МВД России от 20.06.2012 №615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».
Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в органах внутренних дел, обеспечиваются подразделениями делопроизводства и режима.

Ответственность за состояние делопроизводства возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел.
Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях

Сотрудники ОВД при работе с документами обязаны:
Знать и точно выполнять требования Инструкции.
Не допускать утраты документов или разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.
Требовать от подчиненных сотрудников своевременного исполнения полученных документов.
Передавать документы другим сотрудникам подразделения только с разрешения непосредственного начальника.

Сотрудники ОВД при работе с документами обязаны:
Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима.
Немедленно сообщать непосредственному начальнику и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов.
При убытии в отпуск, командировку, перемещении или увольнении сотрудник обязан передать находящиеся у него документы в подразделение делопроизводства и режима или другому сотруднику.