Deloproizvodstvot

Служба делопроизводства в структуре организации
Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному:
для министерств (ведомств) — управлением делами,
для исполнительных органов власти — общим отделом,
для предприятий, организаций, учебных заведений — канцелярией.
на малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря, секретаря-референта.

Служба ДОУ употребля­ется в двух значениях:
Структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления.
Структурное подразделение организации, осуществляю­щее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроиз­водства в подразделениях.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477)
"Служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполни­тельной власти".

Служба ДОУ управляет документацией и документационными потоками всей органи­зации,
следовательно,
она должна быть самостоятельным под­разделением, пусть и с небольшой штатной численностью, с подчинением непосред­ственно руководителю организации или одному из заместите­лей руководителя, в ведении которого находятся вопросы ин­формации, документации, архива.

ДОУ непосредственно работает с ру­ководством, решает вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям руко­водства, выполняет другие поручения руководства.
Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Система задач службы ДОУ:
обеспечение единой технологии создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении всего их жизненного цикла;
разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хра­нения и использования документов в деятельности организации, их внедрение в практику работы с доку­ментами и контроль за применением;
совершенствование форм и методов работы с докумен­тами на основе применения информационных техноло­гий, унификации и стандартизации документов и про­цессов управления документами;
организационно-методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в структурных подраз­делениях и подведомственных организациях. Задачи службы ДОУ позволяют вывести функции, выпол­няемые данным подразделением.

управленческие функции службы :
организация, планирование, регулирование работ по документационному обеспечению управления (можно сказать иначе: процессов управления документами), участие в формировании политики организации в сфе­ре управления документами;
контроль выполнения установленных правил и тех­нологий создания, обработки, хранения и использо­вания документов в организации на всех этапах их жизненного цикла, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
контроль за формированием документального фонда организации (контроль за формированием дел и обес­печением их сохранности) в структурных подразде­лениях организации;
контроль за состоянием организации работы с доку­ментами в подведомственных организациях.

Специфические функции службы ДОУ:
разработка нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по делопроизводству (ДОУ), номенклатуры дел, адми­нистративных регламентов по процессам управления документами, табеля форм документов и альбома форм и других документов), регламентирующих про­цессы создания, обработки, хранения и использования документов организации;
проектирование образцов бланков документов, раз­работка унифицированных форм документов, кон­троль их использования в структурных подразделе­ниях организации;
разработка маршрутных и маршрутно-технологических схем прохождения документов, блок-схем админист­ративных и бизнес-процесов по управлению докумен­тами (созданию, обработке, хранению и использованию документов);

осуществление экспедиционной обработки докумен­тов;
организация предварительного рассмотрения доку­ментов, обеспечение своевременного представления документов на рассмотрение руководства организа­ции;
организация движения поступающих, отправляемых, внутренних документов (организация документообо­рота), в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
формирование, ведение и использование баз данных, обеспечивающих регистрацию, учет, контроль, веде­ние информационно-справочной работы по докумен­там, создание, хранение, поиск и использование до­кументов в организации;
организация контроля за сроками исполнения доку­ментов (поручений), регулирование хода исполнения документов;

ведение аналитической работы по результатам кон­троля исполнения документов (поручений) и инфор­мирование руководства о результатах исполнения документов (поручений) и исполнительской дисцип­лине;
обеспечение документирования деятельности колле­гиальных (совещательных, координационных, мето­дических и др.) органов;
организация оперативного изготовления документов, копирования и тиражирования документов;
рассылка документов (копий документов) по струк­турным подразделениям организации и подведом­ственным организациям;
разработка и согласование номенклатур дел струк­турных подразделений организации, формирование сводной номенклатуры дел;

проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;
подготовка предложений о проведении работ по автоматизации процессов управления документами, предложений по совершенствованию и развитию функциональных возможностей используемой системы электронного документооборота;
повышение квалификации работников службы ДОУ, консультирование работников организации по вопросам создания, обработки, хранения и использования документов.

Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства.

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства
в значительной степени зависит от их квалификации,
а также от степени оснащенности современными офисной техникой,
от учета при создании службы делопроизводства организационного,
юридического и
технического аспектов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными, то есть создание условий для разделения труда и его специализации.

Среди организационных проблем можно выделить следующие:
 выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
 определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
 регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её подразделений;
 повышение квалификации сотрудников службы.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т. е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами.

На сегодня в практике выработалось три формы организации делопроизводства:
централизованная;
децентрализованная;
смешанная.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного подразделения или одного сотрудника. В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов для их передачи в архив.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного подразделения.

Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование ) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел.