Деловая переписка на немецком

Структура делового письма
1. Шапка
— Наименование фирмы-отправителя
— Торговый знак фирмы
— Адрес
— Номера телефонов, факса, электронная почта
1. Der Briefkopf
— Der Name der Fa.
— Das Firmenzeichen
— Die Postanschrieft
— Die Telefon- und Faxnummer

Структура делового письма
2. Сектор адресата
— Тип отправления: печатное, срочное, заказное, авиа.
— Название фирмы и/или имя адресата. — Улица, номер дома, почтовый индекс и город. Прим.: город и страна в письмах за границу обычно пишутся большими буквами.
2. Das Anschrieftsfeld
— Drucksache, Eilzustellung, Einschreiben, mit Luftpost
— Der Name der Firma
— Die Strasse, das Haus, die Postzahl, die Stadt

Структура делового письма
3. Строчка ссылок
— Указание на предыдущую переписку. Номер или сокращение отдела или ведущего переписку.
3. Die Bezugszeichenzeile
— Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom…; unsere Zeichen, unsere Nachricht vom…, Telefon, Ortsname, Datum

Структура делового письма
4. Повод
— Приглашение
— Реклама
— Вызов представителя
— Запрос
— Предложение
4. Der Betreff
— Die Anladung
— Das Werbeangebot
— Bitte um Vertreterbesuch
— Die Anfrage
— Das Angebot über…

Структура делового письма
5. Текст письма с обращением
5. Der Brieftext mit der Anrede

Структура делового письма
6. Формула прощания и подпись
— с дружеским приветом
— по поручению
— по доверенности
— перед подписью генерального доверенного
6. Die Grussformel und die Unterschrift
— mit freundlichem Gruss, mit freundlichen Grüssen
— i.A. - im Auffrage
— in Vertretung, in Vollmacht
— ppa. - per prokura

Структура делового письма
7. Примечание о приложениях
7. Die Anlagevermerke

Структура делового письма
8. Коммерческие данные фирмы-отправителя
— подробный адрес (если шапке был указан только а/я)
— телеграфный код
— номера факса и телефона
— наименование банка корреспондента-отправителя
— номера счетов
8. Die Geschäftsangaben
— Die Adresse
— Telegramm-Kurzanschrift
— Telefon/Faxnummer
— Die Bankverbindung des Absenders
— Konto-Nr.

Пример делового письма
Helmut Wagner & Sohn
Kältetechnik
Helmut Wagner & Sohn, Postfach 256, 3500 Kassel
______________________________________________________________________________________
Schrader & Lehmann
Einkaufsabteilung
Max-Richter-Strasse 95
8770 Potsdam
Ihre Zeichen, Unsere Zeichen, (05 61) 8243-1 Kassel 08.04.2004
Ihre Nachricht vom unsere Nachricht Durchwahl 8243
02.04.2004 vom 04.04.2004
Rückfrage
Sehr geehrte Damen und Herren,
bezugnehmend auf Ihre Bestellung über eine Kühlanlage müssen wir Ihnen folgendes mitteilen: Es stellte sich heraus, dass bei der forgegebenen Grösse des Kühlraums ein stärkeres Kühlaggregat eingebaut werden muss, was eie Verteuerung des Preises um 8% hervorruft. Nun möchten wir uns erkundugen, ob Sie mit dieser Verteuerung einverstanden sind.
Bitte, teilen Sie uns Ihren Entscheid mit.
Mit freundlichen Grüssen
(Unterschrift)
Helmut Wagner

Письмо-предложение
Das Angebot
Письмом-предложением поставщик (der Lieferant) отвечает на письмо-запрос. Отвечая на общий вопрос, он благодарит за проявленный интерес и прелагает прейскурант, каталоги или условия типового договора (Allgemeine Geschaftbedingungen - AGB). Ответ на специальный запрос должен содержать ответы на все вопросы клиента.
Структура письма-предложения:
Причина письма-предложения (Grund fur das Angebot).
Ответы на вопросы (Beantwortung der gestellten Fragen).
Дополнительные предложения (Zusatzangebot).
Надежда на заказ (Hoffnung auf Bestellung).
Отвечая на вопросы, следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить фотоматериалами, рисунками или образцами (das Muster). При определении цены (der Pries) указывают возможность скидки (der Prisnachlass, der Rabatt, das Skonto). Отдельно решаются вопросы об упаковке (die Verpakungskosten), транспортных расходах (die Frachtkosten), времени поставки (die Lieferzeit) и оплате (die Rechnung, die Bezahlung).

Письмо-запрос
(Die Anfrage)
Henneberg & Co
Schwarzwalder
Holzwarenindustrie Nagold
Herbert Henneberg & Co. Postfach 23.7270 Nagold
_________________________________________________________________________________________________
Spielwarenhandlung
Karl Reinhardt
Bremer Strasse 28
2000 Hamburg 12
Ihre Zeichen, Ihre Unsere Zeichen, (07452) 4288 Nagold 10.05.2005
Nachricht vom unser Nachricht Hausapparat
03.05.2005 vom 28.04.2005
Angebot uber Spielwaren
Sehr geehrter Herr Reinhardt,
wir freuen uns, dass Sie Interesse an unseren Holzspielwaren haben und senden Ihnen gern den gewunschten Katalog mit der neuesten Preisliste.
Beachten Sie bitte unsere gunstige Liefer- und Zahlungsbedingungen am Ende des Katalogs.
Wir hoffen, dass unsere Holzspielwaren Ihren Verkaufsvorstellungen entsprechen und wir Sie bald beliefern konnen.
Mit freundlichen Grussen
Herbert Henneberg & Co.
ppa.
(Unterschrift)
Anette Prollius

Письмо-извещение о поставке
Die Lieferanzeige
Структура письма-извещения о поставке:
Время, день поставки (der Liedertag).
Способ поставки (der Versandweg).
Указания на счет и оплату (Hinweis auf Rechnung und Zahlung).
Особые указания на частичную поставку или отклонения от заказа (Besondere Angaben über Teillieferung oder Abweichungen von der Bestellung).

Firma A. Koch Wallstr. 12. 3150 Peine
___________________________________________________________________________
Ihre Zeichen Ihre Unsere Zeichen Telefon Coslar 05.12.2004
Nachricht vom vom 08.12.2004 (0 53 21)
03.12.2004 2 25 78
Lieferanzeige
Sehr geehrte Damen und Herren,
Als Frachtgut senden wir Ihnen heute eine Teillieferung von 500 St. Nr. 43/75. Den Rest von 300 St. werden wir Mitte Januar liefern.
Mit fruendlichen Grüssen
Emil Otto & Co.
(Unterschrift)

Письмо-заказ
Die Bestellung
Заказы могут производиться на специальных бланках фирмы-
поставщика, а также в форме делового письма. В этом случае
письмо-заказ имеет свои особенности.
Структура письма-заказа:
Ссылка на предложение, прейскурант, объявление в газете или другой источник (Bezug auf das Angebot, die Preisliste, die Zeitungsanzeige usw).
Вид и качество товара, его количество и цена (Art und Güte der Ware, ihre Menge und Preis).
Сроки и способ поставки (Zeit und Weg der Lieferung).
Способ оплаты (Art der Bezahlung).
Особые пожелания (Sonderwünsche): право обмена (Umtauschrecht), право возврата (Rücksendungsrecht) и т.д

Письмо-подтверждение заказа
Die Bestellungsannahme, die Auftragsbestatigung
Этот вид делового письма также может писаться на бланке или в свободной форме. Причем письмо
может быть отправлено как заказчиком, так и фирмой-поставщиком, либо может быть ответом
заказчика на повторный вопрос о возможности отсылки товара.
Структура письма:
Благодарность за заказ (Dank fur die Bestellung).
Заказ и условия повторяются или в случае необходимости дополняются (Bestellung und Bedingungen werden wiederholt und vervollstandigt).
Ошибки исправляются (Irrtumer werden berichtet).
Срок поставки (Liefertermin).
Клише и выражения писем-подтверждений заказов:
Jch danke fur Ihre Bestellung/ Благодарю за заказ
Ich freue mich, dass Ihnen mein Angebot gafallen ist, und werde.../ Я рад, что моё предложение Вам понравилось, и…
Wir bestatigen hiermit dankend den Erhalt Ihrer Bestellung vom.../ Мы с благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа от…
Wir bestellen zu den umstehenden Bedingungen.../ Мы заказываем на упомянутых выше (ниже) условиях…
Mit den Bedingungen... haben wir uns einverstanden erklart / Мы согласны с условиями…
Wir mussen leider berichten: das Stuck kostet... EU/ К сожалению, мы должны исправить: штука стоит… Евро
Wir haben Ihre Bestellung zur Lieferung Anfang Mai vorgemerkt/ Мы наметили поставку по Вашему заказу на начало мая

telefax

Встречный (повторный) запрос
Die Rückfrage
При наличии несогласованностей между предложением и заказом
или при изменении условий возникает необходимость встречного
запроса.
Структура встречного запроса со стороны продавца:
Благодарность за заказ (Dank für die Bestellung).
Описание несоответствия, противоречия (Beschreibung der Unstimmigkeit).
Поставщик предлагает решение (Lieferant schlägt Lösung vor).
Структура встречного запроса со стороны покупателя (изменение
заказа — Änderung/Berichtigung zum Vertrag):
Ссылка на договор или заказ (die Bezugnahme auf den Vertrag bzw. den Auftrag).
Описание изменения или корректировки (die Änderung bzw. Berichtigung des Auftrags).
Благодарность за дополнительные услуги (die Dankbarkeit für zusätzliche Bemühungen).

Клише и выражения писем — встречных запросов, изменений и
дополнений к контрактам:
Wir danken Ihnen für den Auftrag/ Мы благодарим Вас за заказ
Gestatten Sie, Ihnen meinen herzlichen Dank auszusprechen/ Позвольте выразить Вам своё искреннее признание
Für Ihre Hilfe danken wir Ihnen im voraus/ Заранее благодарны Вам за помощь
In Bezugnahme auf Ihr Schreiben möchten wir erwähnen, dass.../ Касательно Вашего письма мы бы хотели упомянуть, что…
Wir sind mit Ihrem Vorschlag einverstanden./ Мы согласны с Вашим предложением.
Ich muss Ihnen leider mitteilen, dass wir unsere Bestellung ändern./ К сожалению, я должен Вам сообщить, что мы изменяем наш заказ.
Bitte, teilen Sie uns Ihr Einverständnis zur Termin/Mengeveränderung mit./ Пожалуйста, сообщите нам своё согласие на изменение сроков/количества.

Пример письма встречного запроса со стороны продавца:

Пример встречного запроса со стороны покупателя:

Отзыв заказа
Der Widerruf der Bestellung
Структура письма-отзыва заказа:
Указание на заказ (Hinweis auf die Bestellung).
Обоснование отзыва (Begründung des Widerrufs).
Извинение (Entschuldigung) и учет при дальнейших потребностях(Berücksichtigung bei späterem Bedarf)

Электронная почта
Электронные деловые письма не должны быть набраны разноцветным шрифтом и сопровождаться смайликами. Также нужно избегать больших приложений. Одним из самых неприятных недоразумений являются орфографические ошибки, которые часто допускаются в электронных письмах. Поэтому включайте "Орфографию" и тщательно проверяйтет письмо на наличие ошибок.
Основные правила написания делового письма в электронном виде остаются такими же, как и при почтовой отсылке. Обязательными являются:
информативность и выразительность сообщения,
наличие формул приветствия и прощания,
абзацы между содержательными блоками.
В самом конце должна стоять подпись со всеми необходимыми почтовыми и электронными адресами, телефонами.
Каждое электронное письмо уже имеет заранее обозначенную шапку, состоящую из строк: адресат (To:), отправитель (From:), копии (Cc:), скрытые копии (Bcc).

Пример шапки делового письма:
Date: Thu, 16 Dez 1999 14:05:22 +0100
To: Erika Musterfrau
[email protected]
From: Institut fuer Internationale Kommunikation
[email protected]
Subject: Re: Anfrage Internetfortbildung im Februar 99
Cc: Ruediger Riechert
[email protected]
Bcc: Matthias Jung
[email protected]
Читать нужно следующим образом:
Данное письмо получил Матиас Юнг 16.12. Оно было отослано Эрике Мустерфрау секретарём Института Международной Коммуникации в ответ на её запрос. Копию письма получил также Рудигер Рихерт. О том, что Матиас Юнг также имеет копию этого письма, не известно ни Эрике Мустерфрау, ни Рудигеру Рихарту.

Некоторые рекомендации по заполнению шапки:
Строка получателя письма должна быть по возможности персонифицирована, то есть содержать в себе имя и фамилию адресата: например, Erika Musterfrau
Строку отправителя также следует заполнять полностью, записывая имя и фамилию отправителя, для того, чтобы быстро и полно осведомить адресата о том, кто ему написал.
Строка скрытой копии (Bcc) используется для лучшего обзора адресатов, либо для подчеркнутой конфиденциальности.

Список сокращений,
принятых в деловой переписке

A
Abs. Absender, Absatz отправитель, абзац
Abt. die Abteilung отдел
Art. der Artikel артикул, товар

B
bfn. brutto für netto брутто за нетто
BLZ. Bankleitzahl индекс банка
btto. brutto брутто

D
d.h. das heisst т.е.
d.J. dieses Jahr в этом году
d.M. diesen Monat в этом месяце

E
einschl. einschliesslich включая
etc. et cetera и т.д.
evtl. eventuell возможно, при случае
exkl. exclusive исключая

F
fr. frei, franko франко
I
i.G. im Ganzen в целом
inkl. inklusive включая
i.V. in Vollmacht по полномочию
in Vertretung за (перед подписью)

K
k.J. kommendes Jahr в будущем году
k.M. kommenden Monat в будущем месяце
k.W. kommende Woche на будущей неделе

L
l.J. laufenden Jahres в текущем году
lfd. laufend текущий
M
m.E. meines Erachtens по моему мнению
Mod. das Model модель

N
ntto. netto нетто
n.W. nächste Woche на следующей неделе
O
o.a. oben ausgeführt см. выше
o.O. ohne Obligo без обязательств

P
p. per, für за, по
p.a. per anno, jährlich ежегодно, на год
PLZ. Postleitzahl почтовый индекс
p.p. per procura по доверенности

R
Rng. das Reingewicht чистый вес
S
s. siehe см.
Sa. Summa сумма
s.o. siehe oben см. выше
Stck. das Stück штука
s.u. siehe unten см. ниже

T
Tr. die Tratte тратта (переводной вексель) T/Ta. die Tara тара
U
u.a.m. und anderes mehr и прочее
u.U. unter Unständen смотря по обстоятельствам

V
V. der Vertrag договор
Val. die Valuta валюта
vgl. vergleiche сравни
v.J. voriges Jahr в прошлом году
v.T. von Tausend с тысячи