Документация компании

Коллективный договор
Термин «коллективные договоры» впервые употребили супруги Беатриса и Сидней Вебб в 1891 году в своем научном труде «Кооперативное движение в Великобритании».
Устанавливает взаимные обязательства сторон (работник и работодатель) относительно регулирования производственных, трудовых, социально-экономических отношений.
Регулируется Законом Украины «О коллективных договорах и соглашениях» от 1 июля 1993 года № 3356-XII, КЗоТ и другими нормативными актами.

В коллективном договоре (ст. 7 Закона № 3356 и ст. 13 КЗоТ) устанавливают взаимные обязательства сторон относительно регулирования производственных, трудовых, социально-экономических отношений, в частности:
изменения в организации производства и труде;
обеспечения производительной занятости;
нормирования и оплаты труда, установления формы, системы, размеров заработной платы и других видов трудовых выплат (доплат, надбавок, премий и др.);
установления гарантий, компенсаций, льгот;
участия трудового коллектива в формировании, распределении и использовании прибыли предприятия (если это предусмотрено уставом);
режима работы, продолжительности рабочего времени и отдыха;
условий и охраны труда;
обеспечения жилищно-бытового, культурного, медицинского обслуживания, организации оздоровления и отдыха работников;
гарантий деятельности профсоюзной или других представительских организаций работников;
условий регулирования фондов оплаты труда и установления межквалификационных (междолжностных) соотношений в оплате труда;
обеспечения равных прав и возможностей женщин и мужчин;
запрещения дискриминации.

Правила внутреннего трудового распорядка
это разработанный работодателем в установленном порядке документ, регламентирующий организацию труда и с помощью которого предприятие обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины и нормативное поведение работников.

В правилах внутреннего трудового распорядка должны быть детально освещены все аспекты организации труда на предприятии:
порядок принятия и освобождения работников;
основные обязанности работников и работодателя;
время начала и окончание работы, а также время окончания работы в предпраздничные дни;
время, предоставленное для отдыха и питания;
время и место получения заработной платы;
порядок издания распоряжений, которые касаются работы;
порядок ознакомления с общими инструкциями по охране труда и пожарной безопасности;
виды поощрений за успехи в работе и взысканий за нарушение трудовой дисциплины.

Норматив
типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам 20 июля в 1984 г. № 213
Специальные, отраслевые типовые правила внутреннего трудового распорядка
КЗоТ

Положение о службе персонала, должностные инструкции работников
Структура и численность зависят от :
целей службы,
объёма выполняемых задач
Положение о службе персонала отражает цели службы и выполняемые задачи
Должностные инструкции работников службы разрабатываются на основе справочников квалификационных характеристик профессий работников (всего выпусков около 87 +) + конкретизация задач
Должностная инструкция руководителя службы персонала = положение о службе персонала

:: Справочник квалификационных характеристик профессий работников
:: ВИПУСК 1. Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності
:: Професії керівників, професіоналів, фахівців, та технічних службовців
:: Фахівці
:: Інспектор з кадрів
Завдання та обов’язки. Веде облік особового складу підприємства, його підрозділів згідно з уніфікованими формами первинної облікової документації. Оформлює прийом, переведення і звільнення працівників відповідно до законодавства про працю, положень, інструкцій і наказів керівника підприємства, а також іншу встановлену документацію з кадрів. Формує і веде особові справи працівників, вносить зміни, пов’язані з трудовою діяльністю. Бере участь у розробленні перспективних і поточних планів з праці і кадрів.
Готує необхідні матеріали для атестаційної, кваліфікаційної і тарифікаційної комісій, проекти документів, що стосуються винагород і заохочень працівників. Заповнює, веде облік і зберігає трудові книжки, визначає трудовий стаж, видає довідки про теперішню і минулу трудову діяльність працівників. Веде записи в трудових книжках про заохочення і винагороди працівників. Веде облік надання відпусток працівникам, здійснює контроль за складанням і додержанням графіків чергових відпусток. Оформлює документи, необхідні для призначення пенсій працівникам підприємства та їх сім’ям.
Вивчає особливості переміщення і причини плинності кадрів, бере участь у розробленні заходів щодо їх усунення. Веде архів особових справ, після закінчення встановлених строків поточного зберігання готує документи для здавання їх до державного архіву. Вносить інформацію про кількісний склад персоналу та його рух у банк даних, стежить за його своєчасним оновленням і поповненням.
Здійснює контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства і додержанням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку. Веде облік порушень трудової дисципліни і громадського порядку, контролює своєчасне прийняття адміністрацією, громадськими організаціями і трудовими колективами відповідних заходів. Складає встановлену звітність про роботу з кадрами.
Повинен знати: законодавчі і нормативно-правові акти; методичні матеріали з обліку і руху персоналу; законодавство про працю, структуру і штати підприємства; порядок оформлення пенсій, ведення і зберігання трудових книжок і особових справ працівників підприємства; структуру підприємства і його підрозділів; стандарти уніфікованої системи діловодства, організаційно-розпорядчої документації; чинне законодавство про приймання, переведення та звільнення працівників; порядок обліку особливостей переміщення кадрів і складання установленої звітності; порядок установлення назв професій працівників, загального і безперервного стажу певної роботи, пільг, компенсацій працівникам; порядок ведення банку даних про персонал підприємства; засоби обчислювальної техніки, комунікацій і зв’язку.
Кваліфікаційні вимоги. Старший інспектор з кадрів: базова або неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст). Стаж роботи за професією інспектора з кадрів — не менше 1 року. Інспектор з кадрів: базова або неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст). Без вимог до стажу роботи.

Нормативные документы
Наказ Мінюста України від 12.04.2012 № 578/5 "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій із зазначенням строків зберігання“

Номенклатура дел службы персонала

ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

Штатное расписание предприятия
ШТАТНИЙ РОЗПИС
___________________________
на 20___ рік
Вводиться з ________р.

Трудовые договора
Ст. 23 КЗоТ
Срочные
Бессрочные
На время выполнения определенной работы

Поэтапные действия кадровой службы после проведенного отбора
1. Предоставление документов
2. Согласование условий
3. Написание заявления и согласование его с заинтересованными лицами
4. Оформление трудового договора (договора, контракта, приказа)
5. Регистрация приказа
6. Ознакомление работника с нормативными актами предприятия
7. Постановка работника на учет, оформление дополнительных документов
8. Оформление и внесение соответствующей записи в трудовую книжку
9. Оформление личного дела (при необходимости)

Документы при приеме на работу
паспорт (свидетельство о рождении, временное удостоверение, подтверждающее личность гражданина Украины, удостоверение на постоянное проживание)
трудовая книжка
военный билет или приписное свидетельство
справка об освобождении
справка о присвоении идентификационного номера
свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании
документ об образовании, профессиональной подготовке (при необходимости для допуска к выполнению определенной работы)
документ о состоянии здоровья (при необходимости для допуска к выполнению определенной работы)
документ о страховом стаже (форма ОК 5 или ОК 7)

Ограничения, применяемые при трудоустройстве
работа противопоказана по состоянию здоровья (ст. 24 КЗоТ)
работа по совместительству руководителей государственных предприятий, их заместителей, руководителей структурных подразделений (цехов, отделов, лабораторий и т. д.) и их заместителей (за исключением научной, преподавательской, медицинской и творческой деятельности) (п. 4 постановления Кабинета Министров Украины «О работе по совместительству работников государственных предприятий, учреждений и организаций» от 3 апреля 1993 года № 245, возможно в соответствии со ст. 21 КЗоТ).
совместная работа на одном и том же предприятии лиц, являющихся близкими родственниками или свояками (родители, супруги, братья, сестры, дети, а также братья, сестры, родители и дети супругов), если их служба связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью друг другу (п. 16 постановления Совнаркома УССР «О совмещении должностей и о службе родственников в учреждениях, предприятиях и организациях обобществленного сектора» от 4 июня 1933 года, Закон «О государственной службе», возможно в соответствии со ст. возможно в соответствии со ст. 251 КЗоТ)
заниматься определенной деятельностью в связи с вступлением в законную силу приговора суда (ст. 55 Уголовного кодекса Украины).
труд лиц, которым не исполнилось 18 лет, на тяжелых и подземных работах, на работах с вредными или опасными условиями труда, а также привлекать их к подниманию и перемещению вещей, масса которых превышает установленные для них предельные нормы (ст. 190 КЗоТ).
труд женщин на тяжелых работах и на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на подземных работах, кроме некоторых подземных работ (нефизических работ и работ по санитарному и бытовому обслуживанию), а также привлечение их к подниманию и перемещению вещей, масса которых превышает установленные для них предельные нормы (ст. 174 КЗоТ).

2. Согласование условий (как правило, этот этап рассматривается при собеседовании с кандидатом.)
обязательные условия трудового договора
место работы
трудовая функция
оплата труда
срок действия трудового договора
дополнительные условиям трудового договора
испытание
заключение договора о полной материальной ответственности
установление индивидуального режима рабочего времени

3. Написание заявления и согласование его с заинтересованными лицами

ШТАТНИЙ РОЗПИС
___________________________
на 20___ рік
Вводиться з ________р.

4. Оформление трудового договора (договора, контракта, приказа)
5. Регистрация приказа
Особая форма трудового договора – контракт (область применения определяется лишь законами Украины : ст. 21 КЗоТ, Положением о порядке заключения контрактов при приеме (найме) на работу работников, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 19 марта 1994 года № 170. Типовая форма контракта с работником утверждена приказом Министерства труда Украины от 15 апреля 1994 года № 23)
Составление приказа (унифицированная форма либо текстовый приказ на бланке предприятия)
Регистрация в книге регистрации приказов (письмо Минтруда и соц. политики от 19.10.2005 № 09-487)
Информируем Государственную фискальную службу (Постановление КМУ от 17.06.2015 № 413 «О порядке сообщения государственной фискальной службе и её территориальным органам о приеме работника на работу»)

Додаток
до постанови Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 р. N 413 N аркуша повідомлення ___8___
ПОВІДОМЛЕННЯ
про прийняття працівника на роботу
1. Код згідно з ЄДРПОУ / реєстраційний номер облікової картки платника податків
або серія та номер паспорта**
Акціонерна компанія "Харківметал"
10. Дата формування повідомлення у страхувальника 11. Кількість заповнених рядків на аркуші
* Категорія особи: 1 - наймані працівники з трудовою книжкою; 2 - наймані працівники без трудової книжки.
** Для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта.

6. Ознакомление работника с нормативными актами предприятия
В соответствии со статьей 29 КЗоТ до начала работы по заключенному трудовому договору работодатель обязан:
разъяснить работнику его права и обязанности и проинформировать под расписку об условиях труда, о наличии на рабочем месте, где он будет работать, опасных и вредных производственных факторов, пока не устраненных, и возможных последствия их воздействия на здоровье, его правах на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с действующим законодательством и коллективным договором;
определить работнику рабочее место;
обеспечить работника необходимыми для работы средствами;
ознакомить его с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, проинструктировать по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной безопасности.

7. Постановка работника на учет, оформление дополнительных документов
Оформляем личную карточку работника (типовая форма № П-2)
Работник заполняет личный листок по учету кадров и автобиографию
Если у работника нет страхового свидетельства, заполняем анкету
Уведомляем работника о возможности применения социальной налоговой льготы
Оформляем договор о материальной ответственности
Оформляем пропуск
Оформляем договор о неразглашении коммерческой тайны
Подсчитываем страховой стаж
Формируем личное дело
Делаем запись в книге учета движения трудовых книжек

Страховой стаж для оплаты больничных

8. Оформление и внесение соответствующей записи в трудовую книжку
Ст. 48 КЗоТ трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности работника
Постановление Кабинета Министров Украины от 27.04.1993 № 301 "О трудовых книжках работников».
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58
Типова форма № П-10
Затверджена
наказом Мінстату України
від 27.10.1995 № 277
КНИГА ОБЛІКУ
руху трудових книжок і вкладишів до них

ПООЩРЕНИЯ, ВЗЫСКАНИЯ
ПООЩРЕНИЯ
благодарность;
премия;
почетная грамота (другое);
ценный подарок.
Делаем запись в трудовой книжке
ВЗЫСКАНИЯ
Согласно КзоТ ст.147:
выговор;
увольнение.
другое для отдельных категорий работников
Не делаем записи в трудовой книжке

Наиболее распространенные причины увольнения
Увольнение
По инициативе работодателя
По инициативе работника
Прекращение трудового договора
Ст. 28 КЗпП (як не витримавший випробування)/п.11 ст. 40
Ст. 36 КЗпП
п.1 угода сторін
п.2 закінчення строку трудового договора
п. 3 призов або вступ працівника на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову службу) (из КЗоТ не исключили, но не работает)
п.5 переведення працівника за його згодою на інше підприємство, в установу, організацію або перехід на виборну посаду
п.6 відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, установою організацією, а також зміна істотних умов праці
п. 7 набрання законної сили вироком суду, яким працівника засуджено (крім випадків звільнення від відбування покарання з випробуванням) до позбавлення волі або до іншого покарання, яке виключає можливість продовження даної роботи
п.8 підстави, передбачені контрактом
Ст. 38 КЗпП (за власним бажанням)

Наиболее распространенные причины увольнения
Ст. 40 КЗпП
п. 1 зміни в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників;
п. 2 виявлена невідповідність працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, які перешкоджають продовженню даної роботи, а так само в разі відмови у наданні допуску до державної таємниці або скасування допуску до державної таємниці, якщо виконання покладених на нього обов'язків вимагає доступу до державної таємниці;
п. 3 систематичне невиконання працівником без поважних причин обов'язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення;
п. 4 прогул (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин;
п. 5 нез'явлення на роботу протягом більш як чотирьох місяців підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки по вагітності і родах, якщо законодавством не встановлений триваліший строк збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні. За працівниками, які втратили працездатність у зв'язку з трудовим каліцтвом або професійним захворюванням, місце роботи (посада) зберігається до відновлення працездатності або встановлення інвалідності;
п. 6 поновлення на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
п. 7 поява на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп'яніння;
п. 8 вчинення за місцем роботи розкрадання (в тому числі дрібного) майна власника, встановленого вироком суду, що набрав законної сили, чи постановою органу, до компетенції якого входить накладення адміністративного стягнення або застосування заходів громадського впливу;
п. 10 призов або мобілізації власника - фізичної особи під час особливого періоду
п.11 встановлення невідповідності працівника займаній посаді, на яку його прийнято, або виконуваній роботі протягом строку випробування.