Эффективные коммуникации - основа успеха организации

*
Цели проекта
Раскрыть понятие коммуникации
Представить виды коммуникаций в организации
Показать насколько важны эффективные коммуникации для организации в целом

*
Определение понятия коммуникации
Коммуникация - это процесс обмена информацией, включающий субъекты коммуникации (отправителя и получателя), способ коммуникации и объект коммуникации (передаваемую информацию)

*
Значение коммуникаций
Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:
1) руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на них уходит 75—95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в их улучшении;
2) коммуникации необходимы для эффективности управления;
3) коммуникации необходимы для утверждения авторитета и вы­ражения воли руководителя;
4) хорошо налаженные коммуникации, содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

*
Функции коммуникаций в организации
контроль
мотивация
эмоциональное выражение
передача информации

*
Средства коммуникации
Технические средства связи (телефон, телефакс, почта, электронная почта)
Служебные записки
Отчеты
Справочные материалы
Рекламные материалы

*
Элементы коммуникации
Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.
Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функция кодирования — обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.
Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.
Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

*
Виды коммуникаций
Типы коммуникаций в организации можно представить следующим образом:

*
Коммуникационные «барьеры»
Существует огромное число различных «барьеров» в процессе коммуникации. Основными из них являются:
Семантические барьеры
Логические барьеры
Стилистические барьеры
Фонетические барьеры и др.
«Барьеры» являются негативными факторами, препятствующими реализации коммуникативной функции. Преодоление их – и есть способ повышения эффективности коммуникаций в организации.

*
Условия эффективной коммуникации
наличие адекватной психологической обратной связи;
отсутствие коммуникативных барьеров;
соответствие типа коммуникативного влияния целям и задачам общения;
установление общих уровней передачи информации;
преодоление искажений информации, связанных с действием хронотипов.

*
Принципы эффективной коммуникации
Принцип ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.
Принцип целостности: цель управленческих сообщений — содействовать установлению взаимопонимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.
Принцип стратегического использования неформальной организации: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководитель использует неформальную организацию в дополнение к каналам коммуникации формальной организации.

*
План эффективной организации общения
Формулировка цели общения
Подготовка к общению
Определение стратегии и тактики общения
Слушание собеседника
Аргументация
Подведение итогов делового общения
Решение

*
Алгоритм построения эффективной системы коммуникаций в организации
Выявить информационные потребности (идеальный образ входящей информации) каждого подразделения
Провести анализ эффективности работы с информацией внутри каждого подразделения
Провести анализ накопления и хранения информации внутри подразделения
Провести анализ продуцирования и передачи информации внутри подразделения
Нарисовать структурную схему организации, стрелками указать необходимые информационные потоки и описать характеристики данных потоков (кто, кому, какую информацию, в каком объеме, в какой форме, на каких носителях, в какие сроки или при каких условиях предоставляет)
Закрепить необходимые информационные потоки с помощью соответствующих приказов, должностных инструкций и т. п. как обязательные функции подразделений и обязанности конкретных сотрудников
Проверить спроектированную коммуникационную систему в течение 6—12 месяцев, в случае неэффективности внести необходимые изменения