Эффективные решения: Загрузка документов как инструмент для реализации стратегии эффективного снижения затрат ГК

Содержание презентации
В данной презентации мы затронем следующие вопросы:
Проблематика
Краткий обзор предлагаемого решения
Архитектура (пользовательская)
Демонстрация продукта
Эффект от внедрения системы, ROI
Наши принципы внедрения
План действий

Задача ввода первички и ее решение
Задача своевременного ввода первичных документов и формирования проводок всегда считалась непростой и трудоемкой, особенно в периоды «высоких сезонов».
Теперь это задача легко решается благодаря эффективному сочетанию передовых технологий распознавания ABBYY FlexiCapture и уникальных возможностей решения «ЭР: Загрузка документов»

Решение для ввода данных
Решение «ЭР: Загрузка документов» в сочетании с ABBYY FlexiCapture позволяет быстро создавать документы в 1С:
Документ сканируется и распознается, выполняется логическая верификация распознанных данных (совпадение суммы всех позиций документа с итоговой распознанной суммой, корректность заполнения ИНН, ГТД и т.д.).
Оператор используя удобный интерфейс
верифицирует и экспортирует документы.
Бухгалтер формирует документы в 1С. Система
сама находит нужные элементы или создает новые.
К созданным документам привязываются файлы
образов документов (опционально).

ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional
Ввод всех типов документов и форм
в едином потоке:
Структурированные, Полу-структурированные, Неструктурированные
На трех следующих слайдах напомним, что это за документы…

Поддерживаемые документы. Структурированные
Т.н. жесткие формы (опросники, анкеты, экзаменационные листы) – однотипные данные размещенные на разных формах на одном и
том же месте
задача – извлечение данных
основная цель – заполнение базы
данных
пустые бланки как правило напечатаны
в типографии
заполнение от руки или на ПК
одностраничные,
многостраничные

Поддерживаемые документы. Полу-структурированные
Т.н. гибкие формы или документы (счета, счета-фактуры, платежные документы, квитанции) – однотипные данные на разных формах находятся в разных местах страницы
задача – извлечение данных
и текста
основная цель – как правило, заполнение базы данных
документы получены из
различных источников
заполнение на ПК или от руки
одностраничные,
многостраничные

Поддерживаемые документы. Неструктурированные
Текстовые документы (контракты, письма, тех. документация, статьи и др. информационные материалы)
задача – извлечение текста и изображения
цель – архивация и индексация для последующего поиска
как правило – многостраничные документы

Процедура обработки данных
2-х компонентная система (2 роли)
Импорт (Бухгалтер)
1
2
Другие учетные
системы

Демонстрация решения

Расширяемость и масштабируемость
Решение позволяет поэтапно переходить на технологии автоматической обработки. Компания может начать со сканирования документов определенного типа в одном из своих отделов, а затем постепенно расширять использование технологий потокового ввода, распространяя их на другие отделы и типы документов.

Эффект от внедрения системы
Эффект от внедрения системы мы видим в повышении эффективности и снижении затрат за счет:
Сокращения времени ввода данных от 3-х до 10 раз
Высвобождения квалифицированных специалистов от рутинной работы
Точного ввода данных
Снижения рисков претензий и штрафных санкций со стороны ФНС за счет дополнительной проверки реквизитов документа

Эффект от внедрения системы, ROI
…а также:
Технологии дают возможность организовать единый центр ввода данных по всем филиалам
Архив электронных образов
позволит найти и распечатать
нужные документы за
считанные секунды
Возврат инвестиций
в среднем составляет 6 мес.
(рассчитывается индивидуально)

План действий
Экспресс обследование предприятия и определение результатов, сроков, стоимости, плана работ, ROI
Защита проекта перед
руководством и принятие
решения о старте проекта
Реализация проекта согласно
утвержденного плана работ