Электронный документооборот как инструмент борьбы с бюрократией

Роль документа в жизни общества
средство трансляции информации,
средство коммуникации,
инструмент выработки и реализации управляющего воздействия,
средство регламентации и стандартизации,
механизм установления и закрепления договорных отношений ,
инструмент взаимодействия между гражданином и государством

Документ как источник «бюрократического» управления
создание огромного количества документов, противоречащих друг другу или содержащих недостоверную и неполную информацию для принятия решений;
информационная избыточность - создание документов, в которых зачастую нет необходимости;
нарушение информационной целостности при добавлении информации;
cложность систематизации и переработки информации;
запутанность информационных потоков и движением не увязанных между собой документов;
сложность и большие временные затраты при получении требуемой информации;
влиянием "человеческого фактора" при работе с документами, искажающим информацию в процессе обработки и искривляющим процесс ее движения;
отсутствие адекватной обратной связи;
отсутствием информации и оперативной реакции в режиме реального времени на состояния объекта и среды управления;
ограниченность информационного пространства только документами, представленными на символическом письменном языке.

Что дает сегодня система электронного документооборота?
обеспечивает возможность коллективной работы с документами;
обеспечивает эффективный доступ к документам, ускоряет поиск и выборку документов по различным атрибутам;
улучшает контроль над исполнением документов;
повышает безопасность и сохранность документов;
обеспечивает удобства их хранения;
обеспечивает контроль сроков исполнения и процессов выполнения поставленных задач;
увеличивает эффективность работы персонала;
уменьшить затраты на хранение документов;
дает возможность оперативного получения информации о текущем состоянии документа;
сокращает трудоемкость процесса контроля документооборота и т.д.

Мобильный
компьютер
Система
ведение
договоров
Электронная
почта
CRM
WEB
интерфейс
Система
управления
проектами
СЭД
Место СЭД в информационном пространстве

Нерешенные проблемы СЭД
система не позволяет сегодня отслеживать движение документов, которые содержат противоречивую, искаженную или неполную информацию
процедура согласования документов по-прежнему носит формальный характер
создание новых документов не использует механизма наследования свойств уже имеющейся информации
информационная избыточность и трудности классификации
электронный документ пока не стал реальным инструментом управления

Базовые компоненты СЭД

Направления развития СЭД
Совершенствование системы классификации документов
Совершенствование механизмов формирования и администрирования документов
Совершенствование динамических свойств системы
Совершенствование механизма формирования маршрутных схем
Развитие системы операций над документами
Переходе от архивного хранения к формированию баз знаний и хранилищ данных.

От СЭД
к системе
Интеллектуального документооборота
(СЭД + методы и модели ИИ = СИД)
саморазвивающаяся, самообучающаяся
и саморегулирующаяся система

Основания совершенствования СЭД
Представление документа, как части единого информационного пространства
Работы в области представления знаний
Работы в области распознавания и интеллектуального анализа данных
Развитие и использование WEB и Интернет - технологий
Методы анализа, приобретения и выявления знаний
Механизмы классификации и кластеризации
Работы в области динамического моделирования
Работы в области компьютерной лингвистики

Документ, как части единого информационного пространства
Информационные
материалы
(новости, статьи,
Полезные ссылки)
Нормативные
документы
Организационно-
распорядительные
документы
Справочная
информация
Отчеты
Материалы
Персонал
Амортизация
Аренда
Услуги стронних организаций
Капитальный ремонт
Прочие расходы
БД
Нормативы
Кадровые документы
Оргструктура
Штатное
расписание
Утвержденные
документы
Проекты
документов
Электронный
документ

Электронный документ
«документ» определяется как результат закрепления информации о предметах объективной действительности
электронный документ- документ, выполненный как структурированный набор данных, созданный программно-техническим средством. ГОСТ 2.051-2006
комбинацию по различным признакам данных интегрированного информационного пространства.

Введение дополнительных признаков классификации
предметная ориентация (кадровые, финансовые, проектные, клиентские и т.д.) - наследование справочной и нормативной информации при создании структуры и формировании жизненного цикла документа ,
место в системе управления ( плановые, отчетные, распорядительные, целевые, стратегические, нормативные, регулирующие документы)
отношение к состоянию информационного пространства (статические и динамические документы).

Отношение к состоянию информационного пространства
статические документы – отражают текущее состояние предметной области- отчеты, штатное расписание, должностные инструкции,
динамические - императивные документы, изменяют состояние предметной области- приказы, распоряжения- на этапе создания происходит генерация событий или формирование контрольных точек
плановые документы – определяют последовательность изменения состояния в будущем.

От классификации к кластеризации
Неоднозначность ручного разбиения документов на классы
Обработка больших массивов входной информации
Цель кластеризации документов - автоматическое выявление групп семантически похожих документов среди заданного фиксированного множества документов
Механизмы кластеризации- интеллектуальный анализ данных (семантические сети, нейронные сети)

Совершенствование механизмов формирования документа
средства генерации автоматически заполняют поля документа в соответствии с классификационным признаком
отличие от традиционного способа формирования документа - значение поля может быть процедура, которая инициирует событие, или время, которое определяет контрольную точку (принятие решений контроль исполнения и т.д.).

Совершенствование системы администрирования
Выделение и моделирование пользовательских групп
Разработка сценариев для типов пользователей
Автоматизация тестирования
Анализ и сортировка ошибок
Генерация регламентов обновления информации
Автоматизация рассылки документов
Распределение потоков задач
Управление доступностью информации

Совершенствование механизма формирования маршрутных схем
Маршрутная карта документа - перечень рабочих мест, которые документ проходит в рамках жизненного цикла (организационно -функциональная принадлежность)
Маршрутная схема описана логическими конструкциями, такими, как:
IF ситуация THEN действие1ELSE действие 2
Автоматизированное формирование маршрутных схем входных документов при их классификации
Гибкая маршрутизация документов -маршрут документа изменяется в зависимости от внешних условий, текущего статуса документа, а также статистического анализа движения документов

Развитие системы операций над документами
Традиционные операции над документами:
«создание»,
«трансляция»,
«согласование»
Формула оценки
целостности
Операции над классом документов:
оценка целостности,
анализ полноты,
оценка непротиворечивости
Операции над документом:
оценка целостности,
анализ полноты,
оценка непротиворечивости
Классы документов
Класс документов
Операции внутри класса документов:
оценка целостности,
анализ полноты,
оценка непротиворечивости

От архивного хранения к формированию баз знаний
Классификация знания (схема, технология, закон, методика и т.д.).
Интегрированная модель представления знаний
Извлечение знаний из неструктурированной информации за счет статистической обработки и семантического анализа
Приобретение знания- обучение с использованием механизма нейронных сетей
Хранение знаний- хранилища данных, механизмы генерации знаний на основе данных

Структура знания Системы интеллектуального документооборота
Знаний о формировании структуры и шаблонов документов, а
Знания о формировании маршрутных схем движения документов
Лингвистические знания
Знания о семантике предметной области
Управленческие знания ( об объекте, субъекте, задачах и процессах управления)

Интеграция моделей представления знаний
Логические модели- аксиоматика ПО-оценки целостности, полноты и непротиворечивости
Продукционные модели- правила изменения предметной области- автоматизация формирования маршрутных схем
Семантические сети- семантические структуры для выявление угроз, прогнозирование событий и формирования ответов на запросы при работе с документами
Нейронные сети- задачи распознавания и классификации документов

СИД как саморегулирующаяся и саморазвивающаяся система
Работа с большими потоками документов- выделение групп элементов и автоматизация формирования классов
Распознавание документов- отнесение их к к тому или иному классу
Статистическая обработка маршрутных схем (статистика согласования, делегирования, узкие места, временные задержки и т.д. )- перенастройка маршрута движения документов

Документ- источник формирования точек контроля, анализа и принятия решений
Документ – инструмент запуска бизнес-процессов при определенном статусе документа
Документ – источник формирования календаря событий
Документ- механизм создания (изменения) связанных с ним причинно-следственной связью других документов.
приказ о реструктуризации запускает процесс изменения штатного расписания,
приказ о введение должностной единицы запускает процесс формирования нового документа – «должностная инструкция», в то время как
договор запускает процесс контроля его предметного и финансового исполнения, формируя при этом точки контроля.
Динамические свойства системы
Интеллектуального документооборота

СИД - инструмент совершенствования системы государственного управления
Систематизация потоков документов – механизм кластеризации и классификации
Оценка полноты, целостности и непротиворечивости- аппарат формальной логики
«Умное» движение документов- продукционные правила
Генерация событий и новых документов- процедуры в структуре документов, инициируемые ситуациями
Автоматизированный поиск ответов на запросы- генерация ответов за счет семантического анализа текста запроса
Накопление знаний для поддержки принятия оптимальных решений- создание баз знаний

Внедрение Интернет - технологий в СЭД
Поддержка обратной связи от объекта к субъекту управления
Обеспечение целевого получения информации и отсутствие промежуточных звеньев при ее передаче от субъекта к объекту управления,
Формирование замкнутых контуров управления
Обеспечение эффективных механизмов трансляции и коммуникации.

Реализация компонент системы интеллектуального документооборота
Работы сотрудников Института системного анализа РАН и кафедры информационных технологий РУДН
Среда разработки C++, Сsharp
Возможность интеграции с промышленными СЭД
Наличие методик и алгоритмов для реализации в системе класса ERP II

Преимущества среды SAP ERP 2005
Организация документопотоков, ориентированных на организационно-функциональную модель,
Наличие средств создания и поддержки базы знаний и хранилища данных,
Поддержка интерактивного портала и формирование запросов на обработку неструктурированной информации
Интеграция в информационную систему управления