Event-менеджмент. Как организовать идеальное мероприятие

ПЛАНИРОВАНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ

БРИФ
Цель
Задачи
Аудитория
KPI
Инсайты
Результаты
Бюджет
Место
Дата
Съёмка
Спонсоры
PR охват
Социальные сети
Партнёры

5 WHY?
Китята голодают в Антарктиде
why? потому что не получают еду
why? потому что по закону у них нет квоты на еду, как у мамонтят
why? потому что у партии мамонтят большинство в парламенте Антарктиды
why? потому что китята не пошли на выборы
why? потому что все урны для голосования были на суше

5 WHY?
На ярмарке не получилось собрать средства
why? потому что не пришло много людей
why? потому что все уехали на дачу
why? потому что ярмарка была в пятницу
why? потому что хотели в четверг, но уже было занято
why? потому что поздно обратились с запросом в парк
5х5 why

КРЕАТИВНАЯ ИДЕЯ

ПРАВИЛА BRAINSTORM
Не отвлекайся
Говори ересь
Не критикуй
Записывай

DOUBLE DIAMOND

БЮДЖЕТИРОВАНИЕ

Максимально детализированная смета
Предвидеть непредвиденные расходы
Всегда изучать рынок
Know your limits. Ресурсы ограничены
Своевременное обращение к партнёрам
Экономия там, где это возможно
Волонтёрство
Время – деньги

ПОДГОТОВКА МЕРОПРИЯТИЯ

ДЕЛЕГИРУЙТЕ!

ОТЧЁТНОСТЬ
Регулярность
Сформулированная повестка встреч
Контроль тайминга встречи
Отчёт о встрече (24 часа) с указанием ответственных

ВЫБОР ПЛОЩАДКИ
Личный выезд на локацию
Отработка технических моментов. Схемы!
Знание региональной специфики
Отработка всех непредвиденных ситуаций

НЕПРЕДВИДЕННЫЕ СИТУАЦИИ
Погодные условия
Отсутствие/задержка спикеров
Чрезвычайная ситуация
Большой наплыв людей

РАБОТА С ПОДРЯДЧИКАМИ
Просите рекомендации
Показывайте референсы
Контролируйте
Будьте вежливы

ВИЗУАЛЬНАЯ СОСТАВЛЯЮЩАЯ
Схемы. Визуализация. 3D моделирование
Референсы. Вдохновляющие примеры
http://www.bizbash.com
https://ru.pinterest.com
http://www.creativeapplications.net
http://www.thisiscolossal.com
http://thecreatorsproject.vice.com/en_us
http://www.trendhunter.com
https://www.behance.net
http://www.contemporist.com
http://www.booooooom.com/
http://www.knot.com/
Список дизайнов. Статус

ФОТО И ВИДЕО
Пишите бриф
Разные фотографы хороши для разного!
Показывайте референсы
Помните о спонсорах и партнёрах
Уточняйте сроки и формат

ПЕРСОНАЛ
Персонал – это ваш аватар на мероприятии
Промоутер тоже человек хочет есть
Слаженная команда экономит время и деньги

ПАРТНЁРЫ
Вы часть экосистемы
Слушайте и рассказывайте
Документируйте

ТАЙМИНГ

ПРОВЕДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ

УСТАНОВОЧНЫЕ ВСТРЕЧИ

МОНТАЖНЫЙ ПЛАН

КОНТРОЛЬ НА ПЛОЩАДКЕ

РАБОТА ПОСЛЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Отработка партнёров/гостей
Мониторинг отзывов (социальные сети, поиск по хэштегам)
Анализ результатов
Формулирование выводов и постановка новых задач