Финансовая документация

Роль бухгалтерии в решении финансовых стратегических задач предприятия (фирмы)
В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющая на развитие ее хозяйственной деятельности.

УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ФИРМЫ, ГРАМОТНЫЙ АНАЛИЗ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С НАЛОГОВЫМИ СЛУЖБАМИ
Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и внедрение делопроизводства в этом подразделении.
Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормами — одна из обязанностей работников бухгалтерии.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия.

Принципиально важным для решения вопросов взаимодействия современных предприятий и организаций с архивными учреждениями являются "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", в которых законодательно выделяются государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ.
О взаимодействиях собственников документов негосударственной части Архивного фонда с органами и учреждениями Государственной архивной службы России более подробно говорится в "Положении об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.

ОСНОВНЫМИ НАРУШЕНИЯМИ ЯВЛЯЮТСЯ:
утрата дел постоянного и долговременного хранения, гибель документов, незаконное их уничтожение, оставление архивов в бесхозном, неучтенном состоянии.
необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки.
несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения, проведения экспертизы ценности документов, их научно-технической обработки, составления описей дел.
немотивированный отказ в допуске представителей к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними и т. д.

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТОВ ПО ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫМ ОПЕРАЦИЯМ
Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.
Документы по финансово-расчетным операциям являются письменным доказательством действительного осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение.
Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций.

Документы должны составляться четко и ясно, без помарок. Как в тексте документа, так и в цифровых данных, не разрешаются никакие подчистки, помарки и не оговоренные исправления. Особо строгий порядок установлен для денежных документов-чеков, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и требований и других банковских документов. Составление их должно осуществляться на основании специальных правил.
В кассовых и банковских документах исправление записей не допускается вообще. Если при заполнении документов допущены ошибки, бланки считаются испорченными и аннулируются. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также банковские документы необходимо гасить соответствующими штампами.

Допущенные по различным причинам ошибки в документах исправляются в установленном порядке. Исправление ошибок производится зачеркиванием неправильного текста или суммы одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым пишется правильный текст или сумма. Исправление ошибки должно быть оговорено "Исправлено" и подтверждено росписью лиц, подписавших документ. Специальный порядок составления документов по финансово-расчетным операциям и специальный контроль за их составлением предполагают не допустить совершения неправильных и незаконных операций.
Документы, составленные с нарушением установленных правил, не имеют юридической силы. Они не могут служить основанием и доказательством совершения операции. Все документы по финансово-расчетным операциям при их дальнейшей обработке должны подвергаться строгому контролю по форме и по существу.

КЛАССИФИКАЦИЯ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

• ХРОНОЛОГИЧЕСКИЕ;
• СИСТЕМАТИЧЕСКИЕ;
• КОМБИНИРОВАННЫЕ.
По характеру записи (разносятся ли операции по бухгалтерским счетам или только регистрируются в хронологическом порядке без группировки по счетам) различают:

ПО ФОРМЕ ГРАФЛЕНИЯ РЕГИСТРЫ БЫВАЮТ:
• линейные — для учета расчетов с поставщиками, дебиторами и кредиторами (линейно-позиционные);
• шахматные (табличные), которые позволяют сделать запись одновременно по дебету и кредиту счета. Здесь сочетается аналитический и синтетический учет.
Сущность шахматной формы заключается в том, что дебет счета располагают по горизонтали, а кредит — в вертикальных колонках. Каждая клетка в таком регистре представляет собой дебет одного и кредит другого счета.
Особенность ее состоит в том, что сумма операций записывается по двум счетам только один раз, но эта запись означает, что сумма отнесена одновременно в дебет одного и кредит другого счета

РАЗЛИЧАЮТСЯ СЛЕДУЮЩИЕ СПОСОБЫ ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК В УЧЕТНЫХ РЕГИСТРАХ:
Способы исправления ошибок в финансово-расчетной документации

Корректурный- способ применяется, если обнаружена ошибка до подведения итогов за отчетный месяц. Если ошибка сделана после подсчета итогов, но до перенесения итогов в Главную книгу-исправление делают на основании бухгалтерской справки, а в Главную книгу переносят правильные данные.
Если ошибка найдена после перенесения итогов в Главную книгу, то в этом случае ошибка оформляется бухгалтерской справкой, на основании которой делают правильную запись отдельной строкой в Главной книге. Эту справку подкалывают в журнал-ордер, в котором допущена ошибка.
Способом "красное сторно" исправляют ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и обнаруженные после составления отчетности. Применяется он также в случае, когда корреспонден¬ция счета правильная, но хозяйственная операция не состоялась либо завышена сумма хозяйственных операций. Сущность мето¬да в том, что ошибочная запись сторнируется

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций, и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). В процессе осуществления хозяйственной деятельности организация имеет дело со многими первичными документами.

ОФОРМЛЕНИЕ ОТКРЫТИЯ СЧЕТОВ ПРЕДПРИЯТИЙ