Классификация управленческих документов

Виды документов по месту составления
внутренние (документы, составляемые работника-ми данного предприятия);
внешние (документы, поступающие из других предприятий и от частных лиц).

Виды документов по содержанию
простые (посвященные одному вопросу);
сложные (охватывающие несколько вопросов).

Виды документов по форме
индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои особенности, например, докладные записки);
трафаретные или стандартные (когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении);
типовые (созданы для группы однородных предприятий)

Виды документов по срокам исполнения
срочные (требуют исполнения в определенный срок); несрочные или обычные (срок не установлен).

Виды документов по происхождению
служебные (затрагивают интересы предприятия);
личные (касаются конкретного лица).

Виды документов по виду оформления
подлинник (подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз);
копия (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника);
выписка (копия какого-либо раздела документа);
дубликат (документ, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником, выдаваемый в случае утери последнего).

Виды документов по средствам фиксации
письменные;
графические;
аудиодокументы;
фото-, кинодокументы.

Виды документов по степени гласности (конфиденциальности)
Документы которые содержат:
информацию, свободно распространяемую;
информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;
информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению;
информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.
Для секретных документов составляется список лиц, допущенных для работы с этими документами

1. Виды документов по сфере деятельности
организационные;
распорядительные;
информационно-справочные;
банковские, финансовые, учетные и отчетные;
отчетно-статистические;
документы по труду;

1.1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Устав
Протокол
Положение
Инструкция
Коллективный договор
Правила

Устав
Устав представляет собой свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой ГК РФ.

Протокол
Протокол – организационно-распорядительный доку-мент, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

Положение
Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, предприятий и организаций.
Положения бывают типовыми и индивидуальными.
Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий и состоят из двух разделов: общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и другие, в зависимости от характера положения.

Инструкция
Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.

Виды инструкций
Инструкции бывают:
типовые – применяемые на территории РФ;
примерные – в данной отрасли;
индивидуальные – принятые в данном учреждении или конкретного работника.
Инструкции также делятся на:
должностные,
технологические,
технические,
информационные

Виды инструкций
Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Технологическая инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем, в котором определена последоательность действий при проведении определенных работ в процессе производства.
Примером применения технологической инструкции может служить инструкция по ведению делопроизводства, которая составляется в учреждении (компании) раз в пять лет.
Техническая инструкция – нормативный документ, при-вязанный к определенному предмету для его правильной эксплуатации.
Информационная инструкция – нормативный документ, заверенный руководством, для проведения различный мероприятий и связанных с ним действий.

Коллективный договор
Договор – это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Коллективный договор – это правовой акт, регулирующий трудовые, социально-экономические и профессиональные отношения между субъектами и объектами управления, между руководством и трудовым коллективом (профсоюзом)

1.2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
постановления,
решения,
приказы,
указания,
распоряжения.
приказы, указания и распоряжения относятся к группе распорядительных документов, принятых единолично руководителем,
решения и постановления – к принятым коллегиально

Приказ
Приказ – правовой акт, созданный руководителем организации государственного управления, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач.

Распоряжение
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа государственного управления для разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан. Излагается в следующей форме: ОБЯЗАТЬ, УКАЗАТЬ, ПРЕД-ЛОЖИТЬ, УТВЕРДИТЬ

Постановление
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления для разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил поведения

1.3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Докладные записки,
служебные записки,
объяснительные записки,
акты,
справки,
деловая переписка.

Докладная записка
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.
Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение

Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ, поясняющий со-держание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка

Служебная записка
Служебная записка – документ, адресованный руководству предприятия или в административные службы о ка-ком-либо факте, действии или бездействии кого-либо.
Цель служебной записки – оповестить руководство о чем-либо.

Акт
Акт – документ, составленный коллегиально комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации, несколькими лицами – для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:
приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов);
обследования (состояния техники безопасности);
испытаний (образцов, систем, технологий);
инвентаризации;
расследования аварий, несчастных случаев;
ликвидации организации;
коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировке) и др.

Справка
Справка – документ, содержащий текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям.
Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных.
Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за предоставленные данные. Справки заверяются печатями.