Контроль за исполнением договора на оказание услуг (выполнение работ)

В соответствии с установленными правилами, в ТЗ на закупку указывается контактное лицо, которое будет осуществлять контроль исполнения договора от лица НИУ ВШЭ.
В рамках проектов по программе фундаментальных исследований лицом, осуществляющим контроль над исполнитем договора, должен быть руководитель проекта или менеджер проекта.
Контроль за исполнением договора на оказание услуг (выполнение работ)

Лицо осуществляющее руководство и контроль, должно:
1. Контролировать ход и сроки оказания услуг (выполнения работ) Исполнителем (Подрядчиком) в соответствии с условиями договора.
2. Своевременно в соответствии с условиями договора предоставлять на визирование и подпись счета и акты, предоставленные Исполнителем (Подрядчиком).
3. Осуществлять прием и проверку отчетных материалов предоставленных Исполнителем (Подрядчиком) на предмет соответствия с условиями договора, оформление заявленным требованиям к отчетным материалам, указанным в ТЗ.
4. Осуществляет своевременное предоставление отчетных материалов в ЦФИ
5. Осуществлять хранение анкет.
Контроль за исполнением договора на оказание услуг (выполнение работ)

Оплата.
Если порядком оплаты, по договору предусмотрен авансовый платеж, то ответственное лицо должно в соответствии с установленными в договоре сроками оплаты, предоставить в ПФУ счет на оплату авансового платежа. (авансовый платеж производится в течение 10 раб. дней после заключения договора)
К счету оформляется карточка сопровождения счета к оплате, размещенная на странице ПФУ, и на странице программы ФИ
1.2 Счет должен быть завизирован:
руководителем проекта
директором ЦФИ Косыгиной А.В.
курирующим проректором Юдкевич М.М. (курирующий проректор помимо подписи, пишет на счете «бухгалтерии к оплате»)
Контроль за исполнением договора на оказание услуг (выполнение работ)

2. Если в соответствии с порядком оплаты по договору предусмотрена выплата аванса и окончательный платеж по факту оказания услуг (выполнения работ). При этом авансовый платеж был выплачен и услуги (работы) в соответствии с договором оказаны (выполнены), то ответственное лицо должно в установленные в договоре сроки, предоставить в ПФУ счет на оплату и акт сдачи-приемки услуг (работ)
К счету оформляется карточка сопровождения счета к оплате, размещенная на странице ПФУ, а так же странице программы ФИ
2.1 Счет должен быть завизирован:
руководителем проекта
директором ЦФИ Косыгиной А.В.
курирующим проректором Юдкевич М.М. (курирующий проректор помимо подписи, ставит резолюцию «бухгалтерии к оплате»)
2.2 Акт сдачи-приемки услуг (работ) визируется:
руководителем проекта
директором ЦФИ Косыгиной А.В.
Подписывается курирующим проректором Юдкевич М.М.
Образец акта размещен на странице программы ФИ
Контроль за исполнением договора на оказание услуг (выполнение работ)

3. Если порядком оплаты, по договору предусмотрен платеж по факту оказания услуг, то ответственное лицо должно в надлежащие сроки, предоставить в ПФУ счет на оплату услуг и акт сдачи-приемки услуг (работ).
К счету оформляется карточка сопровождения счета к оплате, размещенная на странице ПФУ, а также на странице программы ФИ
3.1 Счет должен быть завизирован:
руководителем проекта
директором ЦФИ Косыгиной А.В.
курирующим проректором Юдкевич М.М. (курирующий проректор помимо подписи, ставит резолюцию «бухгалтерии к оплате»)
3.2 Акт сдачи-приемки услуг (работ) визируется:
руководителем проекта
директором ЦФИ Косыгиной А.В.
Подписывается курирующим проректором Юдкевич М.М.
Образец акта размещен на странице программы ФИ
Контроль за исполнением договора на оказание услуг (выполнение работ)

4. Если порядком оплаты по договору предусмотрен поэтапный платеж, то ответственное лицо должно, в установленные в договоре сроки поэтапного оказания услуг (выполнения работ), предоставить в ПФУ счет на оплату услуг и акт сдачи-приемки услуг (работ) по соответствующему этапу.
К счету оформляется карточка сопровождения счета к оплате, размещенная на странице ПФУ, а так же странице программы ФИ
4.1 Счет должен быть завизирован:
руководителем проекта
директором ЦФИ Косыгиной А.В.
курирующим проректором Юдкевич М.М. (курирующий проректор помимо подписи, ставит резолюцию «бухгалтерии к оплате»)
4.2 Акт сдачи-приемки услуг (работ) визируется:
руководителем проекта
директором ЦФИ Косыгиной А.В.
Подписывается курирующим проректором Юдкевич М.М.
Образец акта размещен на странице программы ФИ
Контроль за исполнением договора на оказание услуг (выполнение работ)

Схема визирования счета
Контроль за исполнением договора на оказание услуг (выполнение работ)
Шаг 1.
(старт)
Исполнитель предоставляет счет менеджеру проекта
Шаг 4.
Сотрудник ЦФИ предает счет на визирование: Директору ЦФИ Косыгиной А.В. (каб. К-207), курирующему проректору Юдкевич М.М.
Шаг 3.
Менеджер проекта предает счет сотруднику ЦФИ (Мироновой Н.В. или Абдулаеву Ш.М.) (каб.К-300)
Шаг 2.
Менеджер проекта визирует счет у руководителя проекта
Шаг 5.
Сотрудник ЦФИ предает передает завизированный счет менеджеру проекта
Шаг 8.
Менеджер проекта регистрирует карточку в Управлении закупок в отделе аналитики и планирования у Начальника отдела Неверова В.В.
(каб. К-321)
Шаг 9.
(финиш)
Менеджер предает счет и карточку в ПФУ ведущему экономисту Обозной И.Н.
(каб. К-402)
Шаг 6.
Менеджер проекта оформляет карточку сопровождения счета к оплате

Контроль за исполнением договора на оказание услуг (выполнение работ)
схема визирования акта сдачи-приемки работ (оказания услуг)
Шаг 1
Исполнитель предоставляет менеджеру проекта подписанный акт в двух экземплярах
Шаг 2
Менеджер визирует акт у руководителя проекта
Шаг 3
Менеджер проекта предает акт сотруднику ЦФИ (Мироновой Н.В. или Абдулаеву Ш.М.)
(каб. К-300)
Шаг 6
Сотрудник ЦФИ передает акт для постановки оттиска гербовой печати
Шаг 5
Сотрудник ЦФИ передает акт на подпись курирующему проректору
Юдкевич М.М.
Шаг 4
Сотрудник ЦФИ передает акт на визирование директору ЦФИ Косыгиной А.В (каб. К-207).
Шаг 7
Сотрудник ЦФИ передает акт менеджеру проекта
Шаг 8
Менеджер проекта предает один экземпляр акта в ПФУ ведущему экономисту Обозной И.Н. второй Исполнителю

При поэтапной оплате, оплате по факту оказания услуг и окончательной оплате по договору акт и счет предоставляются на визирование в едином комплекте.
Контроль за исполнением договора на оказание услуг (выполнение работ)
схема визирования акта сдачи-приемки работ (оказания услуг)

Отчетные материалы по договору
Лицо, осуществляющее руководство и контроль договора, выполняет прием и проверку отчетных материалов предоставленных Исполнителем (Подрядчиком) на:
соответствие заявленным в договоре требованиям к отчетными документам.
комплектность
оформление
Если по условиям договора Исполнитель должен предоставить аналитический (или иной отчет), то на титульном листе данного отчета в обязательном порядке должны быть:
наименование организации исполнителя;
номер договора и дата заключения договора;
предмет договора;
фамилия и инициалы представителя организации;
оригинальная подпись исполнителя;
печать организации исполнителя;
город и год оказания/выполнения услуг/работ.
Образец титульного листа размещен на странице программы ФИ
Контроль за исполнением договора на оказание услуг (выполнение работ)

Лицо, осуществляющее руководство и контроль договора, должно предоставить все отчетные материалы, указанные в ТЗ, в ЦФИ в течение 30 дней после закрытия договора.
Если договором предусмотрено поэтапное оказание услуг (выполнение работ), то необходимо предоставлять все отчетные материалы, указанные в ТЗ после завершения каждого из этапов.
Если в составе отчетных материалов указаны анкеты, то в ЦФИ они не предаются, ответственное лицо предоставляет в ЦФИ уведомление о хранении анкет в подразделении.
Все требования к предоставлению отчетных материалов размещены на странице программы ФИ.
В случае несвоевременного предоставления отчетных материалов, финансирование проекта будет остановлено.
Контроль за исполнением договора на оказание услуг (выполнение работ)