Контролювання як загальна функція менеджменту

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей в організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю і усуненням відхилень, які при цьому виникають.
КОНТРОЛЬ
1.Поняття та зміст контролю.

Три основні етапи контролю:
1. Вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації;
2. Порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами;
3. Реакція на порівняння (коригуючі дії).

Етап 1. Вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації.
Методи вимірювання
особисті спостереження;
статистичні звіти;
усні звіти підлеглих;
письмові звіти підлеглих.

Методи вимірювання реальних процесів:
Особисті спостереження – це відсутність фільтрації
Переваги(+): інформативність, швидкість, достовірність інформації
Недоліки(-): негативна реакція працівників, втрата часу, вплив особистих якостей
Статистичні звіти
+згрупована інформація
-низька оперативність
Усні звіти підлеглих
+висока оперативність, хороший зворотній зв’язок
-фільтрація інформації, труднощі з документуванням
Письмові звіти підлеглих
+легка каталогізація
-низька оперативність, формальний характер інформації

Характеристика основних методів вимірювання

Етап 2. Порівняння результатів реального виконання із встановленими стандартами.
Встановлюється ступінь відхилення реального виконання від стандарту.
Важливим є :
рівень відхилень,
спрямованість відхилень.

Етап 3. Реакція на порівняння
Три варіанти дій
а) нічого не робити;
б) коригувати діяльність підлеглих;
в) коригувати стандарти діяльності.

Причини надмірного відхилення від стандартів
нереалістичність стандартів
(їх завищення або заниження).
2) недоліки у діяльності підлеглих.
Характер коригуючих дій:
а) оперативні, спрямовані на негайне виправлення наслідків;
б) стратегічні, що усувають причини виникнення відхилень.

Модель процесу контролю

2. Види управлінського контролю.
Контроль буває: ДО- , Впродовж-, Після- трансформаційного процесу

Критерії ефективної системи контролю
Точність.
Своєчасність
Економічність.
Гнучкість.
Зрозумілість.
Обґрунтованість критеріїв.
Стратегічна спрямованість.
Особлива увага виняткам!
Численність критеріїв.
Підтримка коригуючих дій.

3. Інструменти управлінського контролю
Три групи інструментів контролю :
інструменти фінансового контролю;
інструменти операційного контролю;
інструменти контролю поведінки працівників в організації.

Елементи фінансового контролю
фінансовий аналіз бюджетування аудит

Аналіз фінансової звітності організації
баланс (попередня оцінка можливостей організації виконувати свої поточні зобов’язання; визначення загального фінансового стану організації )
звіт про прибутки та збитки (зіставлення прибутків і збитків організації; зміна прибутків і витрат поточного періоду проти попередніх )
звіт про рух готівки (контроль надходжень грошей в організацію з усіх джерел та їх виплат за зобов’язаннями організації; попередні висновки щодо рівня ліквідності організації )

Аналіз фінансових коефіцієнтів переслідує наступні цілі:
порівняння поточних фінансових результатів організації із попередніми, визначення змін, встановлення тенденцій;
порівняння результатів фінансової діяльності однієї фірми із відповідними результатами інших фірм галузі.

Групи фінансових коефіцієнтів
коефіцієнти ліквідності;
коефіцієнти платоспроможності;
коефіцієнти прибутковості (рентабельності).

Бюджетування - один із основних засобів планування і контролю за діяльністю підрозділів організації. Бюджетами визначаються як планові, так і фактичні показники витрат (грошові кошти, активи, сировина і ресурси, заробітна плата) структурних одиниць організації.
Цілі аналізу виконання бюджетів:
точне вимірювання дійсного стану справ;
порівняння результатів діяльності різних підрозділів і рівнів управління за різні проміжки часу.

Переваги бюджетного контролю:
простота здійснення;
можливість формалізації;
широке залучення менеджерів до процесу контролю.
Недоліки бюджетного контролю:
орієнтація переважно не на результати, а на витрати;
можливість перевитрачання коштів запланованого бюджету.

Аудит – незалежна формальна верифікація (засвідчення) фінансових звітів і операційних видів діяльності організації.
Зовнішній аудит проводиться зовнішньою незалежною аудиторською організацією і спрямований на перевірку фінансової звітності.
Внутрішній аудит окрім фінансової перевірки додатково оцінює операційну діяльність організації і опрацьовує рекомендації щодо її удосконалення.

Обов’язкові напрямки аудиторської перевірки:
кошти (залишки на рахунках, аналіз процедур управління грошовими потоками);
надходження (перевірка гарантій сплати боргів споживачами, перевірка балансу);
запаси (перевірка матеріальних запасів на складах, порівняння оцінок з показниками балансу, оцінка фізичного зносу);
основні фонди (огляд, оцінка зносу, визначення адекватності страхування);
кредити (аналіз кредитних угод, узагальнення зобов’язань);
доходи і витрати (оцінка їх розподілу за термінами, доречності, сум).

Інструменти операційного контролю.
графіки Г. Гантта;
сітьові графіки;
метод оцінки та перегляду планів (PERT);
метод критичного шляху (CPM);
методи управління запасами;
методи контролю якості.

4.Контроль поведінки працівників організації
Складові елементи:
1. Стандарти діяльності працівників. Будь-яка робота, яку належить виконати в організації, описується за допомогою певних стандартів. Завдання стандартів, що використовуються в процесі контролю поведінки працівників, полягає
в тому, щоб пояснити, що саме очікується від його діяльності.
2. Вимірювання реального виконання.
В процесі вимірювання реального виконання принципово важливим є правильний вибір відповідного методу оцінки виконання.

Контроль поведінки працівників в організації (Модель процесу контролю)

Елементи процесу контролю поведінки працівників
1. Стандарти діяльності працівників. Будь-яка робота, яку належить виконати в організації, описується за допомогою певних стандартів (вказівка, що саме очікується від діяльності працівника).
2. Вимірювання реального виконання ( важливим є правильний вибір відповідного методу оцінки виконання).
3. Прямий управлінський контроль поведінки працівників в організації.
4. Непрямий управлінський контроль поведінки працівників в організації (замінники прямого управлінського контролю).

3 основних підходи до оцінки діяльності виконавців в організації:
оцінка за абсолютними стандартами;
оцінка за відносними стандартами;
оцінка за критерієм ступеня досягнення цілей діяльності

Прямий управлінський контроль поведінки працівників в організації.
Складові:
винагородження;
підвищення кваліфікації підлеглих;
підсилення мотивації;
дисциплінарний вплив.

Винагородження.
похвала;
підвищення у посаді;
спеціальні винагороди (премія, пільги);
надання бажаного робочого завдання;
символи статусу, тощо.

Дисциплінарний процес включає 4 послідовних кроки:
усне попередження;
письмове попередження;
тимчасове призупинення діяльності;
звільнення з роботи.

ефективна селекція (підбір кадрів);
використання феномену організаційної культури;
формалізація процедури прийому на роботу;
навчання працівників (тренінг).
Всі вони зменшують ймовірність того, що фактичні результати діяльності підлеглих будуть нижчими за стандарти.
Непрямий управлінський контроль поведінки
працівників в організації

Напрямки підвищення ефективності управлінської праці
Просування за службою;
Забезпечення прийнятного рівня освіти;
Набуття практичного досвіду;
Підвищення кваліфікації працівників управління;
Впровадження періодичної атестації.

Просування менеджера може здійснюватися у формі:
Переміщення в межах тієї ж посадової категорії і розмірів зарплати, але з розширенням виконуваних функцій;
Підвищення заробітної плати без підвищення в посаді;
Просування його щаблями посадових сходів.

Атестаційна комісія оцінює діяльність менеджера:
Відповідає займаній посаді,
Відповідає займаній посаді за умови поліпшення роботи і виконання рекомендацій комісії з повторною атестацією через рік,
Не відповідає займаній посаді.

На підвищення ефективності управлінської праці впливають такі фактори:
Удосконалення виробничої структури організації;
Раціональна організація виробництва і праці, у тому числі управлінського персоналу;
Оптимізація організаційної структури, форм і методів керування;
Удосконалення комунікаційних процесів тощо