Менеджмент проектов фундаментальных исследований (проект)

Правила менеджмента проектов
Согласно Приложению 1 «Менеджмент проектов фундаментальных исследований (проект)» к протоколу №37 заседания Управляющего комитета фундаментальных исследований НИУ ВШЭ от 28.11.2011
Общие положения:
В каждом проекте ФИ назначается один менеджер.
Для крупных институтов, выполняющих более 3-х проектов программы ФИ, - право выработать особые формы менеджмента проектов.
В филиалах НИУ ВШЭ назначается куратор для всех выполняемых проектов ФИ.
Менеджер выполняет все поручения руководителя проекта, проректора, курирующего выполнение ФИ, и директора ЦФИ, связанные с реализацией проектов ФИ и выполнением программы ФИ в целом.

Требования к квалификации менеджера
Требования к квалификации менеджера
Менеджер обязан знать:
положение о ФИ,
[временное] положение о закупках,
прочие правила Программы ФИ и локальные акты университета,
уметь работать в СДОУ,
использовать программы Microsoft Office (в том числе строить таблицы в Excel и самостоятельно их форматировать, а также выполнять арифметические расчеты)

Обязанности менеджера
Следить за размещением новостей на сайте программы ФИ и рассылками ЦФИ.
Своевременно информировать о поступивших заданиях и новостях руководителей и исполнителей проектов.
Контролировать расход средств по проекту, не допуская возникновения дефицита средств по какой-либо статье.
Отвечать за своевременную подготовку приказов, договоров, заявлений и прочих документов в соответствии с актуальными шаблонами, а также ТЗ, смет, промежуточных и итоговых отчетов по проекту, прочих документов, связанных с выполнением проектов.
Осуществлять сбор виз на документации для закупок, представляя проект в управлении закупок, ЦФИ, ПФУ и прочих визирующих инстанциях.

Обязанности менеджера (продолжение)
Отвечать за реализацию закупок для проекта в сроки, установленные ЦФИ, подготовку и выполнение договоров с юридическими и физическими лицами, заключенными в рамках проекта, их своевременную оплату и предоставление отчетных материалов в ЦФИ, ПФУ и прочие службы.
Контролировать получение средств по депонентам, возникшим у исполнителей проектов.
Организовать прием исполнителей проектов в срок, указанный ЦФИ и согласно правилам приема.
По представлению директора ЦФИ курирующий проректор может отстранить менеджера от участия в проекте и наложить запрет на участии в программе ФИ сроком на 1 год.

Правила руководства проектами
Руководитель проекта отвечает за:
Выполнение проекта в соответствии с положением о ФИ и указаниями проректора, курирующего выполнение ФИ, и директора ЦФИ
Подготовку итогового отчета, оформленного в соответствии с требованиями законодательства к работам НИР.
Подготовку промежуточного отчета.
Подготовку материалов для экспертизы результатов проекта.
подготовку Технического задания и сметы по проекту.
Решение о составе рабочей группы исполнителей проекта, с учетом соответствия их квалификации выполняемой работе.
Содержание технического задания по формулировке предметов договоров с физическими и юридическими лицами.
Выбор исполнителей договоров, с учетом соответствия их квалификации выполняемой работе и положению закупок НИУ ВШЭ.
Руководитель проекта, в рамках которого выделяются средства по статье «прочие расходы», обязан знать положение о ФИ, [временное] положение о закупках, прочие правила ФИ и локальные акты университета.

Функции руководителя проекта
Согласно П.3.1. «Положения о фундаментальных исследованиях …»:
осуществляет подготовку проекта ТЗ и сметы по теме;
осуществляет подготовку предложений о составе рабочей группы для выполнения темы;
организует работу по выполнению темы в соответствии с ТЗ в установленные сроки, в том числе, подготовку проектов приказов об оплате труда работников, выполняющих тему;
осуществляет подготовку проектов ТЗ на проведение аукционов, конкурсов и проектов договоров (в соответствии с процедурами законодательства о государственных закупках) о приобретении работ, товаров и услуг юридических и физических лиц, необходимых для выполнения темы, контролирует выполнения данных договоров (государственных контрактов);
контролирует выполнение бюджета темы;
вносит изменения в смету к ТЗ по согласованию с директором ЦФИ;

Функции руководителя проекта (продолжение)
организует прием/увольнение работников в Подразделение для выполнения темы;
осуществляет подготовку промежуточного отчета в соответствии с утвержденным графиком выполнения работ по теме;
осуществляет подготовку аннотаций отчетов по теме, справок о публикациях, прочих отчетов и документов по требованию директора ЦФИ, Управляющего комитета, ректора или лиц, им уполномоченных;
осуществляет подготовку итогового научного отчета по теме при выполнении сроков и условий ТЗ и при соблюдении государственного стандарта по оформлению научных отчетов, передает директору ЦФИ два оригинала итоговых отчетов в указанные директором ЦФИ сроки;
проводит презентации итоговых отчетов по теме и результатов деятельности Подразделения в соответствии с требованиями Управляющего комитета и при соблюдении данного Положения;
выполняет поручения Управляющего комитета;
осуществляет прочие обязанности в рамках выполнения ФИ.