Новый взгляд на систему документооборота

О компании
Компания «Гибкие технологии» работает на рынке систем управления бизнес-процессов с 2008 года.
Основные компетенции: управление проектами, автоматизация бизнес-процессов.
Основные сегменты работы: SMB
Отрасли: банки, телеком, энергетика, ЖКХ, производство
Организатор Клуба экспертов в области управления бизнес-процессами – BPM-club

План презентации
Почему BPM – это всерьез и надолго
Как ELMA подбирает ключи к рынку BPM
Примеры использования подхода
Заключение

Компания. Задачи
Топ-менеджер(ы)
Менеджеры
Начальники отделов, департаментов, направлений
Офисные сотрудники
Рабочие
Производство, склад, услуги
Перевод целей организации в задачи и систему процессов
Формирование, постоянное улучшение процессов
Реализация задач, поставленных руководством
Исполнение, решение оперативных задач строго в рамках зон ответственности
Производство изделий
Оказание услуг

Система управления.
Что бы хотелось получить ?
Топ-менеджер(ы)
Менеджеры
Начальники отделов, департаментов, направлений
Офисные сотрудники
Рабочие
Производство, склад, услуги
Информация должна быть «на ладони»
Мало времени
Должен управлять эффективностью и улучшением процессов в своей области
Исполнительская дисциплина
Качественное выполнение, гарантированно качественный продукт или услуга на выходе

Компания. Инструменты BPM-системы
Топ-менеджер(ы)
Менеджеры
Начальники отделов, департаментов, направлений
Офисные сотрудники
Рабочие
Производство, склад, услуги
Инструмент 3.
Управление показателями (KPI)
Инструмент 2.
Исполняемые бизнес-процессы
Инструмент 1.
Регламентация, Инструкции
Инструмент: BPM – система

Как ELMA подбирает ключи к рынку BPM

Регламентация. Что важно ?
АВТОМАТИЧЕСКИ ИЛИ РУКАМИ ?
ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ХРАНИЛИЩЕ
УПРАВЛЕНИЕ УЛУЧШЕНИЕМ, ХРАНЕНИЕ ВСЕХ ВЕРСИЙ
Владелец процесса должен иметь быстрый доступ на редактирование, простой процесс согласования
ОЧЕНЬ БЫСТРЫЙ ДОСТУП К ИНСТРУКЦИЯМ, РЕЛЕВАНТНОСТЬ
Документы – под рукой. Только нужные документы.
2 основные проблемы регламентов:
Актуальность
Сложность контроля исполнения и качества исполнения отдельных шагов

Исполняемые бизнес-процессы
РЕГЛАМЕНТЫ СДЕЛАНЫ, НО ЛЕЖАТ «НА ПОЛКЕ»
НЕОБХОДИМО УСКОРИТЬ (УПОРЯДОЧИТЬ) ПРОЦЕСС
Организовать взаимодействие исполнителей из разных подразделений компании
Сделать надо быстро
Процесс будет подвержен изменениям
Сотрудники территориально распределены
КОНТРОЛЬ
Контроллер должен четко понимать что происходит по его процессам
Система должна автоматически контролировать соблюдение регламента

Организационная структура
Например: Юристы работают в Юридическом отделе и подчинены начальнику отдела
На диаграмме можно отобразить отделы и должности, которые есть в компании

Задаем логику движения документа
Задача, которую должен выполнить Менеджер
Линии задают логику переходов между задачами
Начальная точка бизнес-процесса

Контекст бизнес-процесса
Контекст процесса содержит набор данных, которые нужны для принятия решения при выполнении задач по процессу

Выполнение задачи

Контроль. Мои процессы

Контроль. Мониторинг процесса

Оптимизация бизнес-процессов
КОНЦЕПЦИЯ BPM – ЭТО КОНЦЕПЦИЯ БЫСТРЫХ ИЗМЕНЕНИЙ
УТРОМ ИДЕЯ – ВЕЧЕРОМ РЕШЕНИЕ
ELMA позволяет организовать улучшение процессов «на лету» без остановки работы системы
Поэтапное внедрение процесса – быстрый отклик от пользователей
Быстрая реакция на изменение требований

Оптимизация бизнес-процессов
Сократить время на автоматизацию
Измерять ключевые показатели
Исправить узкие места
(А что если?...)
Запустить новую версию процесса
Средства моделирования процессов и интерфейсов
Сбор истории, средства построения отчётов
Средства имитационного моделирования
Средства поддержки версионности
Исключать узкие места в процессах
Динамические зоны ответственности

Параллельное согласование
ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТА
Добавим параллельное согласование
Добавим временные регламенты

Управление показателями (KPI)
ЛИШЬ 20% ПРОЦЕССОВ ХОРОШО АВТОМАТИЗИРУЮТСЯ
Автоматизация может больше отвлекать, много процессов там где нет компьютеров и т.д.
«НЕАВТОМАТИЗИРОВАННЫМИ» ПРОЦЕССАМИ ТОЖЕ НУЖНО УПРАВЛЯТЬ
Управлять можно только тем, что можно измерить
НЕОБХОДИМО ВИДЕТЬ ОБЩУЮ КАРТИНУ ПО КОМПАНИИ
НЕОБХОДИМО ПРИВЯЗЫВАТЬ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ ПРОЦЕССОВ К СИСТЕМЕ МОТИВАЦИИ ПЕРСОНАЛА
ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НАДО ? ЕСТЬ ОТЧЕТЫ !??

Управление показателями (KPI)
Шаг 1. МОДЕЛИРОВАНИЕ
В самом начале необходимо определить какие показатели являются значимыми и какие показатели стоит отслеживать
Шаг 2. ИЗМЕРЕНИЕ
Управлять можно только тем, что можно измерить
Шаг 3. ВИЗУАЛИЗАЦИЯ
Руководство должно видеть общую картину, каждый из сотрудников должен в режиме real-time видеть свою зону ответсвенности
Шаг 4. ДЕНЬГИ. МОТИВАЦИОННАЯ СХЕМА
«Все просто так, кроме денег» ☺

В качестве резюме: почему BPM?
СЭД ориентированы на организационно-распорядительный документооборот
Workflow-движок СЭД ориентирован на программиста
Возм-ти СЭД при построении отчётов по процессам и производительности сотрудников в режиме он-лайн крайне ограничены
Возможности СЭД по настройке логики без программирования ограничены
BPM-платформа универсальна
BPM даёт возможность он-лайн мониторинга эффективности
BPM даёт возможность изменения и настройки логики в широких пределах без программирования
VS.

Примеры использования подхода
из нашей практики
Банк:
Использование процессов обработки клиентских заявок по кредитным процессам с накоплением информации в единую базу по клиентам Банка и по отказам.
Телеком:
Реализация процессов продажи услуг в области телекоммуникаций для всех точек продаж

Примеры использования подхода
из нашей практики
Энергоснабжение:
Проектирование процессов технологического присоединения для клиентов – юридических и физических лиц с учетом нормативных ограничений (сроки).
ЖКХ
Проектирование системы обращений граждан и юридических лиц

Преимущества подхода
Быстрая разработка
Видим точку ответственности в каждый
момент
Видим статус процесса
Можем измерять показатели
Можем улучшать процесс