О ФОРМИРОВАНИИ АРХИВНОГО ФОНДА ДАННЫХ О СОСТОЯНИИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ, ЕЕ ЗАГРЯЗНЕНИИ

Нормативная база
[1] Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ
[2] Постановление Правительства РФ от 27 декабря 2006 г. № 808 «Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности»
[3] Федеральный закон «О гидрометеорологической службе» (с изменениями на 2 февраля 2006 года) от 19 июля 1998 года №113-ФЗ

Нормативная база
[4] Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ
[5] Постановление Правительства РФ от 21 декабря 1999 г. № 1410 «Положение о создании и ведении Единого государственного фонда данных о состоянии окружающей среды, её загрязнении»

Право и обязанность создания архивов для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№125-ФЗ от 22.10.04 г.), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральном архивном агентстве для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№125-ФЗ от 22.10.04 г.), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральном архивном агентстве (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 г. №290).

Для обеспечения комплектования и хранения документов, отнесенных к Единому государственному фонду данных, а также сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в Росгидромете создан архивный (включая хранение документов, отнесенных к государственной собственности) фонд, в рамках которого обеспечивается долговременное (в том числе и постоянное) хранение данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении и доступ к ним.

Учитывая тот факт, что в фонде Росгидромета из 2,5 млн. единиц хранения документов на бумажном носителе информации почти 90% -документы постоянного срока хранения, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации (государственная собственность), то фонд получил наименование - Госфонд Росгидромета.

Госфонд Росгидромета:
Архивный фонд Росгидромета, в рамках которого обеспечивается долговременное (в том числе и постоянное) хранение данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении и доступ к ним.

В настоящее время в 40 государственных учреждениях, подведомственных Росгидромету, функционируют отделы (группы) фонда данных.

архивный документ:
Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства [1].

депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:
Хранение документов Архивного фонда …. в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами ….
П р и м е ч а н и е - В соответствии с постановлением [2] такое право предоставлено ГУ «ВНИИГМИ-МЦД».

Централизованный гидрометфонд; ЦГМФ: Организационно-технологический комплекс, обеспечивающий депозитарное хранение в ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» документов Архивного фонда Российской Федерации, а также хранение документов Госфонда Росгидромета, документов о состоянии окружающей среды и ее загрязнении, полученные от российских и зарубежных участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях в рамках международного сотрудничества, принятыми во исполнение соответствующих договоров (с учетом комплексной программы [8]).

документ Госфонда Росгидромета: Документ о состоянии окружающей среды, ее загрязнении, прошедший процессы приема, экспертизы ценности, учета, технической обработки и регистрации в госучреждениях Росгидромета.

документ ЕГФД:
Зафиксированные на материальном носителе сведения (данные) об окружающей среде, ее загрязнении (с учетом постановления [5]).

Единый государственный фонд данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (ЕГФД):
Упорядоченная, постоянно пополняемая совокупность документированной информации о состоянии окружающей среды, ее загрязнении, получаемая в результате деятельности Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды,

других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, территориальных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, физических и юридических лиц независимо от их организационно-правовой формы в области гидрометеорологии и смежных с ней областях (метеорологии, климатологии, агрометеорологии, гидрологии, океанологии, гелиогеофизики), мониторинга состояния окружающей среды, ее загрязнения

Централизованный учет документов ЕГФД:
Система учета документов ЕГФД, мест их размещения и хранения, основанная на сосредоточении в ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» сведений о составе архивных фондов и количестве единиц хранения в них, включая Госфонд Росгидромета.

Головной организацией в системе Росгидромета по формированию Госфонда Росгидромета определено ГУ «ВНИИГМИ-МЦД», которое осуществляет:
- депозитарное хранение данных на современных электронных носителях, особо важных документов на других носителях, включенных в Архивный фонд Российской Федерации и подлежащих постоянному хранению в ЦГМФ в соответствии с постановлением [2];
- методическое руководство работами по формированию Госфонда Росгидромета;

ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» осуществляет:
- разработку нормативных документов по формированию Госфонда Росгидромета;
- учет состава и объема документов Госфонда Росгидромета;
- ведение автоматизированной информационно-справочной системы сведений о составе документов Госфонда Росгидромета;

формирование фонда:
Совокупность процессов комплектования, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами. [ГОСТ 7.76-96, статья 2.9]

комплектование фонда:
Совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам.
[ГОСТ 7.76-96, статья 2.12]

организация фонда:
Совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов.
[ГОСТ 7.76-96, статья 2.10]

управление фондом:
Регулирование состава, объема и структуры фонда в соответствии с решаемыми задачами и потребностями абонентов.
[ГОСТ 7.76-96, статья 2.11]

экспертиза ценности документов:
Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации [1].

ЭК Госфонда Росгидромета
Создается в госучреждениях Росгидромета для рассмотрения и решения вопросов ведения Госфонда Росгидромета, организации и проведения экспертизы ценности документов Госфонда Росгидромета, отбора их на хранение или уничтожение.

Документы Госфонда Росгидромета, независимо от времени и места создания, техники и способа закрепления информации подлежат хранению в госучреждениях Росгидромета

Срок хранения документов Госфонда Росгидромета определяется перечнем документов Госфонда Росгидромета. Долговременное хранение документов Госфонда Росгидромета на бумажных, фото и электронных носителях обеспечивается в специально оборудованных хранилищах и помещениях в зависимости от типа носителя.

Прием в Госфонд Росгидромета документов от учреждений и организаций Росгидромета производится в соответствии с нормативными документами Росархива [11], Росгидромета (РД 52.19.704), регламентом [12] и настоящим положением.

Документы ЕГФД, полученные в госучреждениях Росгидромета или переданные им на хранение, включаются в состав Госфонда Росгидромета.

Прием в Госфонд Росгидромета документов ЕГФД с информацией общего назначения от учреждений и организаций любых форм собственности, не относящихся к системе Росгидромета, производится на безвозмездной основе в соответствии с постановлением [5].

Прием в Госфонд Росгидромета документов ЕГФД со специализированной информацией от предприятий, учреждений и организаций любых форм собственности, не относящихся к системе Росгидромета, производится как на безвозмездной основе, так и на основе договоров на оказание услуг по хранению данных в Госфонде Росгидромета, заключенных между учреждением Росгидромета и этим предприятием, учреждением, организацией.

Госучреждения Росгидромета после исправлений, уточнений, модернизации и других разрешенных коррекций, приводящих к изменению документов Госфонда Росгидромета, подлежащих хранению в ЦГМФ, обязаны направить новую версию на хранение в ГУ «ВНИИГМИ-МЦД».

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

«О создании и ведении Единого государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды, ее загрязнении»
Постановление Правительства России №1410 от 21 декабря 1999 года

За ВНИИГМИ-МЦД закреплены функции по методическому руководству работами, связанными с формированием организациями фонда и централизованным учетом документов ЕГФД
Постановление Правительства России №1410 от 21 декабря 1999 года

Депозитарное хранение документов ЕГФД, отнесенных в установленном порядке к Архивному фонду РФ, осуществляет ВНИИГМИ-МЦД.
Постановление Правительства России от 27 декабря 2006г. №808

Росгидромету поручено (постановление Правительства РФ от 23.07.2004 №372) самостоятельно принимать нормативные правовые акты в установленной сфере деятельности, в том числе по ЕГФД

Росгидромет лишен этого права (постановление Правительства РФ от 29 мая 2008 года N 404)
Право самостоятельно принимать такие нормативные правовые акты передано Минприроды

Депозитарное хранение документов, отнесенных к Архивному фонду России, осталось за ВНИИГМИ-МЦД.
Такого права нет ни в одной другой организации Росгидромета

Участники деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях обязаны обеспечить комплектование и хранение документов, отнесенных к ЕГФД.
В Росгидромете эту функцию выполняют государственные учреждения, подведомственные Росгидромету: УГМС, ЦГМС-Р, ЦГМС-РСЦМ, НИУ

Документы ЕГФД, прошедшие архивацию в этих учреждениях, составляют отраслевой фонд –
Госфонд Росгидромета.

Структура Госфонда Росгидромета является системой централизованного хранения данных на электронных носителях в ЦГМФ и децентрализованного хранения данных на бумажных носителях в пространственно распределенных структурах (ОФД) в госучреждениях Росгидромета.

Архивация:
Технологический процесс, обеспечивающий прием, экспертизу ценности, учет и каталогизацию документов и заканчивающийся включением документа в состав архивного фонда.

Ведение Госфонда Росгидромета:
Комплекс работ по архивации, обеспечению сохранности, хранению документов Госфонда Росгидромета и обеспечению доступа к ним.

Централизованный гидрометфонд (ЦГМФ):
Организационно-технологический комплекс, обеспечивающий депозитарное хранение в ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других документов ЕГФД и Госфонда Росгидромета.

Отдел фонда данных (ОФД):
Структурное подразделение в госучреждениях Росгидромета, которое осуществляет функции сбора, хранения и предоставления пользователям информации, принятой на хранение.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

Государственный фонд гидрометеорологических материалов наблюдений и исследований по гидрометеорологическому режиму и климату территории СССР (Гидрометфонд СССР).
Постановление Совета Министров СССР № 1195 от 10 октября 1957 года

Этим Постановлением в обязанность министерств, ведомств, ведущих наблюдения в области гидрометеорологии, включена передача в Фонд данных результатов выполненных наблюдений, экспедиционных и других видов работ в области гидрометеорологии. Благодаря этому порядку накоплено около 120 тыс. единиц хранения документов других ведомств.

На ВНИИГМИ-МЦД возложены обязанности головной организации в системе Госкомгидромета по ведению Государственного фонда данных.
Приказ Госкомгидромета СССР от 17.01.1979 года № 20

Указом Президента РФ № 552 от 17.03.1994 года утверждено новое название «Российский государственный фонд данных о состоянии окружающей природной среды» и предоставлено право депозитарного хранения документов, отнесенных к Архивному фонду РФ.

В настоящем документе отражены общие положения, определяющие состав документов, организационная структура Госфонда Росгидромета, определены действия и порядок работ по ведению Госфонда Росгидромета.

Проект положения в июне 2008 года был разослан в 40 организаций Росгидромета
Верхне-Волжское, Забайкальское, Мурманское, Приморское, Сахалинское, Северное, Среднесибирское, Якутское УГМС и УГМС Республики Татарстан, Калининградский ЦГМС, НИУ Росгидромета – ВГИ, ВНИИСХМ замечаний и предложений не имеют

ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии фонда данных в государственных учреждениях, подведомственных Федеральной службе по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

ПОЛОЖЕНИЕ
об архивации в Федеральной службе по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды документов, входящих в Единый государственный фонд данных о состоянии окружающей среды, её загрязнении

ЭК Госфонда Росгидромета
методический орган, контролирующий работу отдела фонда данных госучреждений Росгидромета.

ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертно-проверочной комиссии фонда данных Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

ЭПК Госфонда Росгидромета создается в ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» для рассмотрения и решения методических и практических вопросов ведения Госфонда Росгидромета, организации и проведения экспертизы ценности документов Госфонда Росгидромета.

ЭПК Госфонда Росгидромета методический орган, контролирующий работу ЭК Госфонда Росгидромета, ОФД в госучреждениях Росгидромета.
Решения ЭПК Госфонда Росгидромета являются обязательными для исполнения всеми ЭК Госфонда Росгидромета и ОФД госучреждений Росгидромета.