Обучение Microsoft Access 2010

Содержание курса
Общие сведения. Важнейший и неотъемлемый компонент
Урок. Включает семь обучающих разделов
Предлагаемые упражнения
Тест
Краткий справочник
Создание таблиц для новой базы данных

Общие сведения. Важнейший и неотъемлемый компонент
Создание таблиц для новой базы данных
Таблицы являются важнейшим и неотъемлемым компонентом любой базы данных.
Для прохождения этого курса, в котором описывается создание таблиц для новой базы данных в пошаговом режиме, требуется лишь начальный уровень подготовки.

Цели курса
создавать таблицы в режиме таблицы;
устанавливать типы данных для полей в таблице;
создавать таблицы в режиме конструктора, задавать для таблицы первичный ключ и типы данных;
создавать поля подстановки со списком вариантов выбора;
изменять значения в существующих полях подстановки в режиме конструктора.
Создание таблиц для новой базы данных

Создание таблиц
Создание таблиц для новой базы данных
Способы создания таблиц.
В этом курсе будет создана база данных для отслеживания активов, что позволит отказаться от громоздких электронных таблиц.
В предыдущем курсе рассматривалось проектирование таблиц для новой базы данных (поля, типы данных, первичные и внешние ключи). Теперь пора приступить к созданию таблиц.

Создание таблиц
Создание таблиц для новой базы данных
Способы создания таблиц.
В реляционной базе данных все сведения хранятся исключительно в таблицах, что делает их ключевым компонентом базы данных.
Отсутствие таблиц означает отсутствие базы данных. Этот курс посвящен основным инструментам для создания таблиц — режимам таблицы и конструктора.

Создание таблиц
Создание таблиц для новой базы данных
Способы создания таблиц.
Вот описание процесса:
В режиме таблицы для создания таблицы необходимо щелкнуть заголовок пустого поля, выбрать тип данных и ввести имя поля. Таким образом, достаточно всего лишь щелкать поля в таблице и вводить текст, что и будет продемонстрировано дальше.
Для некоторых таблиц можно сэкономить время с помощью полей из раздела «Краткое руководство», предопределенных наборов полей, соответствующих некоторым основным бизнес-потребностям, таким как хранение адресов, начальных и конечных дат. Нужно только выбрать подходящий набор полей в меню.

Создание таблиц
Создание таблиц для новой базы данных
Способы создания таблиц.
Вот описание процесса:
В отличие от режима таблицы, в режиме конструктора можно управлять всеми полями и свойствами таблицы. В рамках этого курса в режиме конструктора будет создана таблица и изменены значения в поле подстановки (поле, содержащем список вариантов выбора).
Следует помнить о том, что в базе данных, предназначенной для публикации в среде SharePoint, создавать таблицы можно только в режиме таблицы.

Создание таблицы в режиме таблицы
Создание таблиц для новой базы данных
Процесс в режиме таблицы.
Режим таблицы является наглядным инструментом для создания таблиц.
Как при создании новой пустой базы данных, так и при добавлении таблицы в существующую новая таблица открывается в режиме таблицы.
Обратите внимание: новая таблица содержит поле «Код». Это первичный ключ, поэтому создавать его уже не требуется.

Создание таблицы в режиме таблицы
Создание таблиц для новой базы данных
Процесс в режиме таблицы.
Режим таблицы является наглядным инструментом для создания таблиц.
Чтобы добавить поля, щелкните заголовок первого пустого поля (слова Щелкните для добавления). Появится меню типов данных, в котором можно выбрать тип данных для поля. После этого также появляется возможность изменить заголовок поля.

Создание таблицы в режиме таблицы
Создание таблиц для новой базы данных
Процесс в режиме таблицы.
Режим таблицы является наглядным инструментом для создания таблиц.
Введите имя поля и нажмите клавишу ВВОД. Фокус переместится к следующему полю, для которого нужно повторить ту же процедуру. Помните о том, что в именах полей, состоящих из нескольких слов, не следует использовать между ними пробелы.

Создание таблицы в режиме таблицы
Создание таблиц для новой базы данных
Процесс в режиме таблицы.
Режим таблицы является наглядным инструментом для создания таблиц.
Завершив создание полей, нажмите сочетание клавиш CTRL+S или кнопку Сохранить на панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно Сохранение, в котором необходимо ввести имя таблицы и сохранить ее.

Экономия времени с помощью полей из раздела «Краткое руководство»
Создание таблиц для новой базы данных
Добавление в таблицу полей из раздела «Краткое руководство».
Поля из раздела «Краткое руководство» позволяют быстрее создавать отдельные сегменты таблицы. В этих полях хранятся стандартные бизнес-данные, а все имена полей и типы данных уже заданы.

Экономия времени с помощью полей из раздела «Краткое руководство»
Создание таблиц для новой базы данных
Добавление в таблицу полей из раздела «Краткое руководство».
Откройте таблицу в режиме таблицы и на вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите команду Другие поля. Откроется список.
Прокрутите список до раздела Краткое руководство и выберите поле нужного типа (например, Адрес или Имя).
В результате поля вместе с именами и типами данных будут автоматически добавлены в таблицу приложением Access.

Экономия времени с помощью полей из раздела «Краткое руководство»
Создание таблиц для новой базы данных
Добавление в таблицу полей из раздела «Краткое руководство».
Новые поля можно сразу же использовать, начав вводить в них данные, либо переименовать или удалить. Может показаться, что в именах полей присутствуют пробелы.
На самом деле это не имена, а подписи — отображаемый понятный текст, связанный с каждым именем поля.

Создание таблицы в режиме конструктора
Создание таблиц для новой базы данных
Использование режима конструктора.
В режиме конструктора можно создавать таблицы с нуля, а также устанавливать и изменять любые свойства каждого из полей.
Кроме того, в режиме конструктора можно открывать существующие таблицы для добавления, удаления и редактирования полей.

Создание таблицы в режиме конструктора
Создание таблиц для новой базы данных
Использование режима конструктора.
На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц.
В столбце Имя поля конструктора введите имена полей таблицы. Как правило, первым создаваемым полем является поле первичного ключа. Помните о том, что на данном этапе не нужно добавлять внешние ключи: это можно будет сделать при создании связей.

Создание таблицы в режиме конструктора
Создание таблиц для новой базы данных
Использование режима конструктора.
В столбце Тип данных в списке рядом с именем поля выберите для него тип данных.
Как всегда, сохраните изменения и задайте для новой таблицы имя, которое описывает хранящиеся в ней данные.
В области Свойства поля можно задавать свойства отдельных полей.

Добавление и сохранение данных
Создание таблиц для новой базы данных
Процесс сохранения данных.
Завершив создание таблиц, можно добавить несколько записей. Так проще всего протестировать таблицы и убедиться в том, что в них сохраняются нужные данные.
При этом необходимо помнить некоторые правила.

Добавление и сохранение данных
Создание таблиц для новой базы данных
Процесс сохранения данных.
При вводе или изменении данных для помещения их в базу данных не нужно нажимать кнопку Сохранить. Достаточно переместить фокус на другую запись. Для этого в таблице или в так называемой форме для нескольких элементов можно щелкнуть другую строку. Кроме того, перевести фокус на следующую запись можно с помощью клавиши TAB или клавиш со стрелками. Все эти действия приводят к сохранению новых данных.

Добавление и сохранение данных
Создание таблиц для новой базы данных
Процесс сохранения данных.
То же правило справедливо и для форм. При переходе к другой записи сохраняются все данные, введенные в текущую запись.

Использование кнопок навигации по записям
Создание таблиц для новой базы данных
Кнопки навигации по записям в Access.
После создания таблиц нужно научиться использовать кнопки навигации по записям.
Они расположены в левом нижнем углу таблиц, а также в результатах запросов и на большинстве форм.

Использование кнопок навигации по записям
Создание таблиц для новой базы данных
Кнопки навигации по записям в Access.
С помощью этих кнопок можно перейти к нужным данным.
Кнопка Первая запись позволяет перейти к первой записи в таблице или результатах запроса.
Кнопка Предыдущая запись позволяет перейти к предыдущей записи.
Поле Текущая запись содержит записи в последовательном порядке, в нем также отображается выбранная запись.
Кнопка Следующая запись позволяет перейти к следующей записи.

Использование кнопок навигации по записям
Создание таблиц для новой базы данных
Кнопки навигации по записям в Access.
С помощью этих кнопок можно перейти к нужным данным.
Кнопка Последняя запись позволяет перейти к последней записи.
Чтобы добавить данные, нажмите кнопку Новая (пустая) запись.

Добавление поля подстановки в таблицу
Создание таблиц для новой базы данных
Использование мастера подстановок.
Вместо таблицы также можно использовать поле подстановки. Предположим, что требуется фиксировать сведения о местах хранения активов компании.
Если имеется большое количество расположений, например комнаты на нескольких этажах, для этих данных можно создать таблицу, чтобы упростить работу с ними. Однако если есть всего несколько расположений, сведения о них целесообразно хранить в поле подстановки.

Добавление поля подстановки в таблицу
Создание таблиц для новой базы данных
Использование мастера подстановок.
Список вариантов может храниться в самом поле подстановки либо загружаться из поля в другой таблице.
Ниже приведены инструкции по созданию поля подстановки с внутренним списком вариантов выбора (в приложении Access это называется списком значений).

Добавление поля подстановки в таблицу
Создание таблиц для новой базы данных
Использование мастера подстановок.
Откройте таблицу в режиме таблицы и на вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите команду Другие поля.
Выберите в меню пункт Подстановка и отношение. Будет запущен мастер подстановок.
На первой странице мастера выберите параметр Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее.

Добавление поля подстановки в таблицу
Создание таблиц для новой базы данных
Использование мастера подстановок.
На следующей странице мастера введите в поле Число столбцов значение 1, а затем введите варианты выбора в таблицу (по одному в строке).
На третьей странице мастера введите имя для нового поля и нажмите кнопку Готово.

Предложения по упражнениям
Создайте таблицу «Поставщики» в режиме таблицы.
Создайте таблицу «Поддержка» в режиме конструктора.
Создайте таблицу «Активы».
Создайте поля подстановки в режиме таблицы.
Создайте поля подстановки в режиме конструктора.
Создание таблиц для новой базы данных
Интерактивные упражнения (необходим Access 2010)

1-й вопрос теста
При создании таблицы в режиме таблицы необходимо задать поле первичного ключа. (Выберите один ответ.)
Создание таблиц для новой базы данных
Верно.
Неверно.

1-й вопрос теста
Создание таблиц для новой базы данных
Правильно. В качестве первичного ключа в новой таблице используется поле «Код». Можно изменить его имя или заменить его другим первичным ключом, однако новая таблица всегда содержит первичный ключ.
При создании таблицы в режиме таблицы необходимо задать поле первичного ключа.
Ответ:
Неверно.

2-й вопрос теста
Невозможно изменить существующий список значений с помощью мастера подстановок. (Выберите один ответ.)
Создание таблиц для новой базы данных
Верно.
Неверно.

2-й вопрос теста
Создание таблиц для новой базы данных
Изменить существующий список значений можно в режиме конструктора.
Невозможно изменить существующий список значений с помощью мастера подстановок.
Ответ:
Верно.

3-й вопрос теста
При создании таблицы с использованием полей из раздела «Краткое руководство» необходимо задать для них типы данных. (Выберите один ответ.)
Создание таблиц для новой базы данных
Верно.
Неверно.

3-й вопрос теста
Создание таблиц для новой базы данных
При необходимости типы данных можно изменить, однако они уже установлены.
При создании таблицы с использованием полей из раздела «Краткое руководство» необходимо задать для них типы данных.
Ответ:
Неверно.

4-й вопрос теста
Выберите синтаксически правильный вариант списка значений из предложенных ниже. (Выберите один ответ.)
Создание таблиц для новой базы данных
'Вариант 1','Вариант 2','Вариант 3'
"Вариант 1";"Вариант 2";"Вариант 3"
"Вариант 1":"Вариант 2":"Вариант 3"

4-й вопрос теста
Создание таблиц для новой базы данных
Варианты выбора заключаются в двойные кавычки и разделяются точкой с запятой.
Выберите синтаксически правильный вариант списка значений из предложенных ниже.
Ответ:
"Вариант 1";"Вариант 2";"Вариант 3"

Краткий справочник
Сводка по задачам, рассматриваемым в этом курсе, см. Краткий справочник.
Создание таблиц для новой базы данных