Организация работы с конфиденциальной информацией

Коммерческая тайна
Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
(ст. 3, Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (принят ГД ФС РФ 09.07.2004))

Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну
содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;
о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;
о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

С чего начать организацию работы с конфиденциальной информацией?
С определения сведений, относящихся к коммерческой тайне

Создание комиссии по определению сведений, относящихся к коммерческой тайне
Информация должна быть коммерчески выгодна для организации или для конкурентов;
Информация не должна быть общедоступной на законных основаниях;
Информация должна быть зафиксирована на материальном носителе, принадлежащем организации и находиться в введении этой организации;
Информация не должна касаться запрещенной или незакрепленной в уставе организации деятельности, носить незаконный характер, содержать сведения и инструкции к действиям, которые могут нанести вред окружающей среде, здоровью граждан и т.п.

Результат работы Комиссии – Перечень сведений, отнесенных к коммерческой тайне

Разработка пакета документов, определяющих порядок работы с информацией, содержащей коммерческую тайну:
Положение о конфиденциальной информации
Инструкция по работе с документами, содержащими коммерческую тайну

Положение о конфиденциальной информации
Общие положения
Правила категорирования конфиденциальной информации
Защита информации
Допуск к конфиденциальной информации, составляющей коммерческую тайну.
Передача и предоставление конфиденциальной информации
Защита конфиденциальной информации в процессе служебной деятельности.
Охрана конфиденциальной информации в процессе неслужебных контактов.
Ответственность за нарушение режима конфиденциальности

Разделы Инструкции по работе с документами, содержащими коммерческую тайну:
порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;
порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;
порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);
порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;
порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

Ознакомление сотрудников с пакетом документов
Все сотрудники организации должны быть ознакомлены с Положением о конфиденциальной информации под расписку
Каждый сотрудник должен подписать «Обязательство о неразглашении коммерческой тайны, ставшей известной в период работы в организации».

Структура службы ДОУ в крупных организациях
Машинописное бюро
Стенографическое бюро
Копировальное бюро
Канцелярия (экспедиция, регистратура)
Группа контроля исполнения решений
Архив
Группа контроля за соблюдением мер и требований по ведению конфиденциального делопроизводства
Подразделения технической защиты информации

Требования к служебным помещениям, предназначенным для работы с конфиденциальными документами
помещение должно обеспечивать площадь, достаточную для организации рабочих мест
помещения не должны располагаться на первом и последнем этаже здания
удалены от помещений с пищевыми продуктами и химическими веществами, не иметь с ними общих вентиляционных каналов
отвечать требованиям пожарной безопасности, санитарным нормам, а также быть гарантированными от затопления
окна помещений должны быть оборудованы средствами защиты: сигнализация, жалюзи, решетки
входные двери должны быть обиты металлом и оборудованы надежными дверными замками

Оргтехника
Средства для создания, размножения, поиска, уничтожения документов
Несгораемые шкафы (сейфы, roller-shelves)
Средства технической защиты, предотвращающие перехват электронных сигналов, термодатчики, камеры видеонаблюдения

Организация работы сейфово-ключного хозяйства
Учет металлических печатей и ключей от сейфов, кабинетов (журнал, карточки лицевого счета)
Опломбирование сейфов и помещений: пластиковые пеналы, мастика, нить
«Тара» для транспортировки документов: спецконтейнеры, ящики, мешки и т.п.

Формы организации конфиденциального делопроизводства
Журнальная
Карточная
Электронная