Организационные основы делопроизводства. Бланки документов

Раздел 1. Тема 3. Организационные основы делопроизводства. Бланки документов.

Унификация и стандартизация деловой документации
Документирование — неотъемлемое условие организационной и управленческой деятельности любого предприятия. Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.
Унификация документов — это способ сократить избыточное многообразие форм деловых бумаг, привести их к формальному и содержательному единообразию на уровне структуры, языковых конструкций и характеру производимых над ними операций (обработка, учёт.
Виды унификации документов подразделяются на унификацию по форме и по содержанию, что на практике выражается в использовании стандартных форм и бланков с единообразным содержанием.

Основные цели унификации документов:
оптимизировать количество деловых бумаг, которые находятся в актуальном производстве;
привести формы к единому стандарту типов;
повысить общее качество исполнения;
увеличить скорости обработки;
обеспечить формальную и содержательную совместимость различных групп документов, связанных типологически близкими управленческими функциями;
оптимизировать внедрение компьютерной обработки данных.
Унификация документов позволяет существенно сократить их время обработки, а при использовании современных технологий — и автоматизировать её.

Назначение стандартизации — утвердить новые нормы, реформировать правила и требования по составлению и оформлению деловых бумаг. Это делают, чтобы распространить результаты унификации для их всеобщего применения. Итоги работы воплощают в принятии изменений или утверждении новых межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов, которые применяют внутри отдельных предприятий и организаций (СТП).

Унификация текста документа
Процесс унификации текста документа заключается в выборе оптимальных языковых форм и закреплении их за типовыми управленческими решениями. Данный процесс может проходить на уровне фраз, текстовых блоков или всего текста деловой бумаги. Результатом этой работы становится повышение оперативности подготовки и оформления управленческих решений. На практическом уровне это выражается в разработке свода правил и приемов, позволяющем упростить не только процесс создания текста, но и облегчить его восприятие и последующую обработку с применением специализированных программных комплексов.

Служебные документы на уровне текстов унифицируют в несколько этапов, при этом стандартизации подвергается:
общий состав и характер информации, заключенной в тексте;
жанр и композиционная структура текста;
языковые формы выражения информации;
правила и приемы конструирования отдельных текстовых единиц: предложений, словосочетаний, клише.
Необходимо следить, чтобы соблюдались основные принципы унификации текста:
управленческая ситуация не должна искажаться в тексте;
состав и характер информации должен соответствовать виду и жанру деловой бумаги;
речевые средства, используемые в тексте, должны быть унифицированы;
использование стандартных схем предложений, устойчивых выражений, общепринятых клише и словосочетаний;
строгое соблюдение терминологической однозначности;
сокращения, используемые в тексте, должны быть общеприняты;
использование стандартных единиц измерения.
На практике используют следующие способы унификации документов, содержащих текст, который нужно стандартизировать: трафарет, анкета, таблица и тексты аналоги

Принципы унификации документов
Процесс унификации осуществляют по принципу движения от общего к частному. Это выражается в разработке формуляра — образца деловой бумаги для каждого конкретной области делопроизводства и уже на его основе внедрение и распространение системы атрибуции и набора реквизитов для конкретных единиц системы документооборота.
Формальное построение текстов должно стремиться к максимальному единообразию. Это достигается через использование типовых схем, трафаретов, единых принципов размещения данных и единых принципов сокращения.
Процесс должен быть комплексным. Это выражается в том, что внедренные требования должны последовательно соблюдаться на всех стадиях разработки документа — от создания и заполнения до обработки, исполнения и передачи на хранение.
Информативная целесообразность. Реквизиты и другие атрибуты деловой бумаги должны соответствовать задачам, в решение которых она участвует. Они также должны способствовать эффективному поиску и подтверждать юридическую силу бумаги.

Количество видов документов должно сокращаться. Это достигается путем внедрения в систему управления программных комплексов обработки данных и широкого применения оргтехники.
Стабильность норм, правил и требований. Данный принцип обеспечивается внедрением общегосударственных и отраслевых стандартов.
Вводимые системы кодирования информации и классификации данных должны соответствовать принципу сопряжения с действующими системами.
Принцип экономичности используемых средств. Он проявляется в целесообразном внедрении новых единиц в существующую систему документооборота, применении стандартных бланков, а также оптимизации системы реквизитов и рациональном дизайне деловых бумаг, исключающем использование лишних элементов.
Деловые бумаги должны отвечать принципу соответствия задачам и процедурам управления, в решении которых они принимают участие.
Система атрибуции и реквизитов различных видов документации должна отвечать принципу унификации.

Принцип последовательности. Он выражается в том, что размещение реквизитов в тексте должно соответствовать последовательности их заполнения и восприятия человеком или машиной.
Уменьшение физического объема деловых бумаг путем оптимального использования их площади для размещения реквизитов.
Принцип взаимосвязанности. Различные системы и уровни управления должны вырабатывать взаимосвязанные требования к оформлению деловых бумаг
Принцип историзма. Корпоративные традиции и исторически сложившиеся приемы обработки документации должны учитываться при внедрении новых норм.
Принцип прагматизма. Работа с документами должна быть удобной.

Принципы стандартизации документов
Цель унификации документов достигается за счет стандартизации и формы и содержания. К основным принципам стандартизации можно отнести:
Применение технических регламентов является обязательной процедурой.
Указные регламенты, а также технические кодексы, стандарты государственного и отраслевого уровня и информация о порядке их разработки и внедрения должна быть доступна всем заинтересованным лицам.
Международные и межгосударственные стандарты являются приоритетными.
Современные достижения науки и техники должны учитываться в процессе стандартизации.
В разработке технических кодексов и стандартов всех уровней должно соблюдаться право участия физических и юридических лиц, в том числе иностранных технических комитетов по стандартизации.
Применение государственных стандартов должно осуществляться на принципе добровольности.

Словарь-минимум терминов и определений
Словарь-минимум терминов и определений делопроизводства
Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Адресант — отправитель. Адресат — получатель.
Архив — организация или ее структурное подразделение, осуществляющее хранение документов с целью их использования.
Бланк — чистый лист с частично напечатанным текстом (реквизитами, логотипом адресанта) и свободным местом для основного текста.
Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
Входящий документ — документ, поступивший в организацию.
Гриф — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции.

Дело — 1) единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку; 2) совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам. Итог документирования — создание документа.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату.

Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.
Исходящий документ — документ, отправляемый из организации.
Корреспондент — организация или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Особые отметки — степень открытости (конфиденциальности, секретности), срочности исполнения документов.
Отпуск — заверенная полная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя.
Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа (автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д.)

Система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Система документирования — принятый в организации порядок создания, оформления и исполнения документов.
Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Стандартизация — деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Результаты работы по стандартизации оформляются в виде стандартов.
Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, табель форм документов, отчетности и т. д.).
Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наиболее типичные социально-правовые отношения и воспроизводимые по образцам документов.
Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпечатанный повторяющийся текст (часть текста) и свободное поле для нанесения содержательной части текста документа непосредственно при его подготовке.

Унификация — установление максимально единообразного набора реквизитов, форматов бумаги, применения «стандартных» оборотов речи.
Формуляр документа — совокупность (схема) расположенных в установленной последовательности реквизитов документа.
Экспертиза ценности документов — определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.
Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующие основной текст и закрепленные за конкретными видами документов.

Общие нормы и правила оформления документов.
Изучение состава и расположения реквизитов на управленческих документах согласно ГОСТ Р6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Бланки документов и требования к ним
Большинство документов предприятия, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке.
Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.
Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%.
Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм).
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
Между буквами — обычный.
Между словами — один пробел.
Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.
Минимальные поля для всех документов:
левое — 20 мм;
правое — 10 мм;
верхнее — 20 мм;
нижнее — 20 мм.

Нумерация страниц
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman 13,14, Arial 12,13, Verdana 12,13.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
19.10.2021;
19 октября 2021 г.

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.
Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.
Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:
Министерство финансов Российской федерации
Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:
ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.
Изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:
И. И. Иванову
А теперь — после фамилии:
Иванову И. И.
А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

От какого лица писать текст
Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Заголовок документа
Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.
Плохой заголовок - Приказ
Хороший заголовок - Приказ о повышении заработной платы

Подпись
В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов.
Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.
Генеральный директор Подпись И.И.Иванов

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом заместитель и т.д.
Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная
Печать не должна перекрывать подпись.
Исполнитель документа
Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность. Исполнителя пишут мельче — это по госту. Но можно и основным шрифтом.

Гриф утверждения ставится на документах, которые утверждает должностное лицо или коллегиальный орган, например собрание.
Гриф ставится в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждает должностное лицо, то гриф состоит из слова «Утверждаю», должности того, кто утвердил, его подписи, инициалов, фамилии и даты.
Если документ утверждается решением коллегиального органа, то в грифе «Утверждено» указывается наименование органа, который утвердил документ, и в скобках — дата и номер протокола, которым зафиксировали решение.

Понятия реквизит, формуляр, типовой формуляр документа

Как оформить реквизиты документов по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); 02 – эмблема; 03 – товарный знак (знак обслуживания); 04 – код формы; 05 – наименование организации – автора; 06 – наименование структурного подразделения – автора деловой бумаги; 07 – наименование должности лица; 08 – справочные данные об организации; 09 – наименование вида деловой бумаги; 10 – дата; 11 – регистрационный номер; 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившей деловой бумаги; 13 – место составления (издания); 14 – гриф ограничения доступа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения; 17 – заголовок к тексту; 18 – текст; 19 – отметка о приложении; 20 – гриф согласования; 21 – виза; 22 – подпись; 23 – отметка об электронной подписи; 24 – печать; 25 – отметка об исполнителе; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка о поступлении; 28 – резолюция; 29 – отметка о контроле; 30 – отметка о направлении в дело.

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); 02 – эмблема; 03 – товарный знак (знак обслуживания); 04 – код формы; 05 – наименование организации – автора; 06 – наименование структурного подразделения – автора деловой бумаги; 07 – наименование должности лица; 08 – справочные данные об организации; 09 – наименование вида деловой бумаги; 10 – дата; 11 – регистрационный номер; 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившей деловой бумаги; 13 – место составления (издания); 14 – гриф ограничения доступа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения; 17 – заголовок к тексту; 18 – текст; 19 – отметка о приложении; 20 – гриф согласования; 21 – виза; 22 – подпись; 23 – отметка об электронной подписи; 24 – печать; 25 – отметка об исполнителе; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка о поступлении; 28 – резолюция; 29 – отметка о контроле; 30 – отметка о направлении в дело.

Формуляр документа — это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Виды формуляров. Для каждого типа официальных документов к настоящему времени сформировался свой формуляр, который и используют в практике делопроизводства. В свою очередь, формуляр может быть один из трёх видов: типовой; образец документа; индивидуальный.
Типовые формуляры сформированы для конкретного типа официальных документов. Так, свой типовой формуляр имеют деловые письма, приказы и распоряжения, акты, протоколы, заявления, уведомления.

Например, в типовой формуляр письма входят такие реквизиты:
- наименование предприятия и справочная информация о нем;
дата и место составления письма; регистрационный исходящий номер;
сведения об адресате;
краткая суть письма;
текст письма;
подпись руководителя компании или лица, которому делегированы полномочия на подписание писем;
сведения о наличии приложений;
сведения об исполнителе;
отметка об исполнении письма;
сведения о том, где хранится электронный вариант письма.
Список обязательных реквизитов типового формуляра заявления включает в себя: сведения об отправителе (авторе); наименование вида документа — «Заявление»; подпись и расшифровка подписи автора с указанием даты подписания.

Задание для семинара
Задание 1. Тест. ДАЙТЕ РАЗВЕРНУТЫЕ ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ.
1. В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?
2. Что понимается под системой документации?
3. Что такое унифицированная система документации?
4. Объясните понятия реквизит, формуляр, типовой формуляр.
5. . Что представляет собой стандарт? Какие виды стандартов применяются в нашей стране?

Задание для семинара
Задание 2. Сконструируйте угловой и продольный бланки в текстовом редакторе.

3. Определите, какие из перечисленных реквизитов являются обязательными при
оформлении документов:

4. Используя формуляр-образец документа, напишите, какие реквизиты
должны располагаться:

Задание No 5.
ООО «Гостиный двор» направило гарантийное письмо директору павильона Всероссийского выставочного центра с просьбой об аренде выставочной площади (300-400 кв. м) для проведения с 13 ноября по 31 декабря текущего года Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Руководитель дал задание составить и оформить гарантийное письмо.
Порядок выполнения задания No 1:
1. Деловое письмо оформите на бланке для писем с угловым расположением постоянных реквизитов.
2. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
3. В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем», а также банковские реквизиты, например, Сч. No 40705810600000000009 в КБ «МЕНАТЕП», БИК 048222242, корр/счет КБ «МЕНАТЕП» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве - No 30100820600000000341.
4. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем
организации и главным бухгалтером, а также заверяются печатью.
Гарантийное письмо от ООО Гостиный двор в адрес ВВЦ на угловом бланке. Недостающие реквизиты придумать.

Задание 6. Составьте и оформите служебное письмо на продольном бланке.
Закрытым акционерным обществом «Восход» (109176, Москва, ул.
Полевая, д.14, оф.324) был оформлен заказ No 7 на поставку продукции в
соответствии с заключенным договором о поставках от 13.06.2003 No 12 и
направлен в адрес ОАО «Диамант» (114000, Москва, ул. Просторная, д. 25,
оф.14, тел. [phone], ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП
0987654321/123456789). Однако ОАО «Диамант» не смогло в указанный срок (28.07.2003) исполнить заказ из-за болезни ведущего сотрудника отдела доставки и Генеральный директор его Г.Л.Муромцев направил
информационное письмо в адрес ЗАО «Восход» о переносе сроков
исполнения заказа No 7 с 28.07.2003 на 04.08.2003, в котором также отметил, что ОАО «Диамант» согласно в течение 5 дней выплатить неустойку в соответствии с п.4.2 заключенного договора о поставках. Письмо было составлено исполнителем А.Л.Смирновой и подпись заверена печатью организации. Информационное письмо о переносе сроков исполнения заказа на продольном бланке от ОАО Диамант в адрес ЗАО Восход.

Методические рекомендации
Для выполнения практического задания рекомендуется ознакомиться с нормативным
документом по оформлению деловой документации, действующим в настоящее время, -
государственным стандартом России ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению
реквизитов документов; требования к бланкам документов.

Домашнее задание
Изучите бланки документов.