Организация документооборота в бухгалтерском учете

Организация документооборота в бухгалтерском учете
Вопросы
Роль и назначение первичных бухгалтерских документов.
Классификация документов. Приемы обработки документов.
Способы исправления ошибок

Вопрос 1Роль и назначение первичных бухгалтерских документов.
Первичное наблюдение — первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание.
По результатам первичного наблюдения составляется документ.
Документация – это элемент метода бухгалтерского учета. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без правильно оформленного документа.
Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции или право на ее совершения.

Основой для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются Первичные документы.
Первичные документы – это документы, составленные на месте и в момент совершения операции.
Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственных операций и, как правило, создаются в момент совершения операции.
Первичные документы должны содержать:
- наименование документа
- дату составления документа
- наименование организации
- содержание хозяйственной операции
- измерители (денежные и натуральные)
- наименование должностных лиц
- личные подписи

Первичные документы, поступившие в бухгалтерию, проверяются по форме и содержанию
После проверки документы подвергаются обработки:
Группировка – подбор документов в однородные группы.
Таксировка – выражение натуральных показателей в денежном выражении и подсчет суммы.
Контировка – указание корреспондирующих счетов.

Вопрос 2 Классификация документов.

Классификация документов
По назначению :
А) исполнительные (оправдательные) – подтверждающие факт совершения хозяйственной операции (счет-фактура, акты приемки-передачи основных средств и т.д.) и служащие основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций;
Б) распорядительные – содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции, но не подтверждают факт ее совершения и не являются основанием для учетной записи (приказы, платежное поручение, доверенности);
В) бухгалтерского оформления – не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций, и составляются для подготовки распорядительных и оправдательных документов или для подготовки информации для отражения ее в учетных регистрах (накопительные ведомости, калькуляции, справки, расчеты) ;
Г) комбинированные – содержат признаки распорядительных и оправдательных документов (кассовые ордера, требования на отпуск материалов).

Классификация документов
По порядку составления:
А) первичные – составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения (чеки, кассовые ордера, платежные требования,...);
Б) сводные – оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций (отчеты кассира, авансовые отчеты, ведомости...).
По месту составления:
А) внутренние – составляются и используются внутри предприятия (кассовые ордера, акты, наряды, накладные...);
Б) внешние – поступают от других предприятий и лиц (накладные, выписки банка, счета-фактуры...)

4. По способу отражения
А) разовые –применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций : ПКО, РКО, чеки, расчетно-платежные ведомости...
Б) накопительные – составляются за определенный период времени для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей (лимитно-заборные карты, месячные наряды...).
5. По порядку заполнения
А) составленные вручную
Б) с помощью вычислительной техники

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов
Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.
При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции.
Проверка по форме означает, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры проставлены, содержание операции все реквизиты отражены.
Арифметическая проверка сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов.

Вопрос 3.Способы исправления ошибок
Ошибки могут быть:
локальные, т.е. искажение информации происходит только в одном учетном регистре (неправильная дата).
транзитные, т.е. ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров (искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций или первичном документе ведет к ошибкам на счетах в обработке и в балансе).

Способы исправления ошибок
Корректурный способ
применяется в случае, если ошибка, допущенная в учетном регистре, не затрагивает корреспонденцию счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишется правильный текст или сумма.
Способ дополнительных проводок
применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но сумма меньше, чем необходимо было отразить. Для исправления такой ошибки составляют дополнительную проводку на разность между правильной и преуменьшенной суммой.
Способ «красного сторно»
применяют для исправления ошибок в тех случаях, когда корреспонден
ция счетов не нарушена, но указана большая сумма. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность между преувеличенной и правильной суммами операции.
способ «красное сторно» применяют также, если в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана неправильная корреспонденция счетов.

Способы исправления ошибок
Задание 1: Внутри организации средства переведены с одного денежного счета на другой на сумму 80 200 тенге. В учете при этом сделана следующая проводка Д 1010 К 1040 – 80 200 тенге Исправить данные.
Корректурный способ.
Д 1010 К 1040 -– 80 200 тенге.
Д1010К 1030 – 80 200 тенге. «Исправленному верить» 03.04.2021г. Петрова А. Н.
Способ «красное сторно».
Д 1010К 1040– 80 200 руб.
Д 1010 К 1030– 80 200 руб.
Д 1010 К 1030 – 80 200 руб.
Задание 2: Внутри организации средства переведены с одного денежного счета на другой на сумму 80 200 тенге. В учете при этом сделана следующая проводка Д 1010 К 1030 – 72 100 тенге. Исправить данные с использованием способа дополнительной проводки.
Способ дополнительной проводки.
Д 1010 К1030– 72 100 тенге
Д 1010 К 1030 – 8 100 тенге

Хранение бухгалтерских документов
Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет руководитель организации.
Сроки хранения - 3, 5, 10 лет (бухгалтерские документы и регистры в основном - 5 лет). Срок хранения документов, связанных с начислением з/платы, определяется по формуле: 75 - В, где В - возраст работника на момент прекращения ведения лицевого счета или расчетно-платежной ведомости при их отсутствии.
Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановлений в соответствии с законами РК.