Организация и проведение мероприятий

В чем заключается работа во время мероприятия?
Общая координация мероприятия
Контроль и управление сервисом места, где проходит мероприятие, вспомогательным, техническим персоналом и пр.
Техническое ассистирование.
Координация перемещений участников (на обед, на кофе), управление паузами/
Поддержание порядка.
Анкетирование участников.
Фотосъемка.

Что необходимо сделать после мероприятия?
Написать отчет.
Проанализировать оценочные анкеты участников.
Подготовить выводы, результат работы мероприятия, достижения или задачи.
Подготовить статистический анализ состава участников, опубликовать фотоотчет о мероприятии. (I-net)
Подготовить окончательную и уточненную базу с контактами всех участников мероприятия.
Провести анализ самого проекта с точки зрения организации и рекомендации для следующих мероприятий.
Благодарственные письма

Классификация мероприятий

Аудитория
В чём отличие?
Цели и задачи мероприятия
внутренняя;
внешняя;
комбинированная.

Маркетинговый мультипликатор.

Исследования и другие предварительные работы
Исследования и анализ других мероприятий
Опросы, анкеты:
О чем спрашивать в анкете?
Экспертное мнение
Как добиться ответов?
Стимулирование ответов

Инструментарий
Мозговой штурм
Документация идей
Конкурс идей
Творческое влияние извне
Выбор концепции мероприятия
Творческие идеи должны соответствовать целям мероприятия.
общая выполнимость проекта
соответствие ограничениям бюджета
достаточная численность персонала и его квалификация
правильный расчет времени
Выбор лиц вашего мероприятия, делегирование полномочий

Страхи клиентов
Бесполезно.
Потеря времени.
Потеря денег.
Плохой сервис.
Технические проблемы.
Скучный сценарий.
Несогласованность действий организаторов.
Оскорбительно дешевые подарки.

Формирование позитивных впечатлений и воспоминаний

Планирование времени и расписания
Планирование времени
– время года;
– день недели;
– время дня.
Расписание

Основные элементы планирования:
цели и задачи мероприятия;
концепция мероприятия;
время и место проведения;
… время и темп исполнения … ????

Время и темп исполнения

Примеры календарного плана работ

Спонсорство
Технический Спонсор
Информационный спонсор
Финансовый спонсор
Выбор места проведения мероприятия
Примеры рассадки:

Необходимые качества организатора мероприятия:
Спокойствие
Внимательность
Дружелюбие
Находчивость
Компетентность
«паранойя»

Финансовая классификация мероприятий
мероприятия, непосредственно приносящие прибыль
самоокупающиеся мероприятия
мероприятия, опосредованно приносящие прибыль
бесприбыльные или планово убыточные мероприятия