Основные понятия делопроизводства. Тема 1

Основные понятия сферы документационного обеспечения управления (ДОУ) определены:
Трудовым кодексом Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ
Гражданским кодексом Российской Федерации от 30 ноября 1994 года N 51-ФЗ
Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ,
Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ,
Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ»,
Федеральным законом «"Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ
Федеральным законом «Об Архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Федеральным законом от 25.12.2000 № 2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»
Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»,
Федеральным законом "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" от 08.08.2001 N 129-ФЗ
Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33)
ГОСТом Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
"ГОСТом Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) и другими законодательными и нормативными актами.

Основные термины, применяемые в сфере делопроизводства:
Документ (документированная информация)
Реквизит документа
Формуляр документа
Официальный документ
Организационно-распорядительный документ
Унифицированная система документации (УСД)
Бланк документа
Документирование
Дело
Формирование дела
Номенклатура дел
Документационное обеспечение управления
Документооборот

В сферу делопроизводства включаются следующие процедуры:
• прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;
• прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;
• контроль за правильностью оформления документов;
• распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;
• учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;
• систематизация документов и организация их текущего хранения;
• проведение экспертизы ценности документов;
• сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Виды (группы) документов, работа с которыми обязательна для любого учреждения:
директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);
организационно-распорядительная документация, которая состоит из трех групп документов:
а) организационных (устав, положение, правила внутреннего распорядка, договор, инструкция и пр.)
б) распорядительных (постановление, приказ, решение, распоряжение, указание и др.)
в) справочно-информационных (деловое письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, протокол, доверенность, телефонограмма и пр.);
3) документы, связанные с оформлением трудовых отношений (графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, приказы о приеме и увольнении, а также оформление отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);
4) финансовые документы.

ДОУ основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними.
Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления. В РФ общие принципы организации работы с информацией и документацией определены, в первую очередь, Федеральным законом “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
В частности, закон устанавливает, что:
Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.
В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
Электронное сообщение, подписанное электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».
Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область ДОУ.