ОСВОЕНИЕ ТЕХНОЛОГИЙ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Проект — это ограниченное во времени предприятие (мероприятие), направленное на создание уникальных продуктов и услуг или получение принципиально новых результатов.
Проект — это проблема, решаемая по расписанию.
Дж. М. Джуран
Признаки проекта как вида деятельности –
ограниченность во времени,
уникальность,
конкретность,
ориентация на результат.

ЭТАПЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Мониторинг и контроль
Инициация проекта
Планирование
Исполнение
Результаты

Техники формулировки проектной идеи
Мозговой штурм для выдвижения идей
Для составления перечня проблем, генерации идей по их разрешению широко используются различные варианты мозгового штурма. Общим для всех вариантов этого метода является разделение фазы генерации идей и фазы их анализа.
В процессе генерации разрешается и активно поощряется выдвижение самых фантастических формулировок.
Все без исключения идеи фиксируются. Эта фаза длится столько, сколько участники мозгового штурма будут в состоянии формулировать новые идеи.
Далее производится сортировка полученных формулировок и оценка их ценности.

Правила проведения мозгового штурма
• Не проводить мозговой штурм на рабочем месте.
• Участники должны прогуляться на свежем воздухе перед штурмом.
• Пригласить 1–2 внешних участников, например экспертов.
• Не приглашать пессимистов.
• Обеспечить стулья, а столы убрать.
• Поставить задачу конкретно.
• Раздать информационные листы со списком уже существующих идей.
• Огласить правило №1 «Не критиковать!».
• Огласить правило №2 «Не начинать со слов: «Да, но конечно...».
• Через 40 мин. сделать перерыв.
• Поручить 1 человеку записывать идеи (лучше на доске).
• Проанализировать полученные идеи, выбрать из них три наилучших.
ВНИМАНИЕ!
СОСТАВЬТЕ СПИСОК ИДЕЙ,
ВЫБЕРИТЕ ИЗ НИХ НАИБОЛЕЕ ПРИОРИТЕТНЫЕ!

Метод Дельфи для оценки проектной идеи
— это способ достижения консенсуса между независимыми экспертами.
Опрос проводится в несколько раундов. Метод Дельфи помогает преодолеть необъективность в оценке данных и устраняет избыточное влияние отдельных лиц на результаты работы.
Первый раунд: Эксперты оценивают три проектные идеи с помощью опросного листа (например, по пятибалльной шкале, где 1 — плохо, 5 — отлично). Эксперты сдают опросные листы ведущему.
Ведущий резюмирует ответы, дает ознакомиться с оценками других экспертов.
Второй раунд: Эксперты вновь проводят оценку проекта, вносят письменные комментарии относительно тех оценок, по каким их мнения расходятся, и опять сдают опросные листы ведущему.
Ведущий сообщает экспертам о том, по каким пунктам их оценки совпадают, а по каким они все еще расходятся.
Третий раунд: Эксперты еще раз проводят оценку проекта.
Ведущий сообщает экспертам, по каким пунктам не удалось достичь консенсуса, и просит рассмотреть возможность уточнения оценок.
В итоге от каждой группы должна быть выдвинута только одна идея.

Оценка проекта
Каков бы ни был проект, существует четыре основных критерия, по которым он оценивается:
Содержание (качество).
Стоимость (издержки, затраты). В наиболее простом виде издержки — это количество потраченных на его реализацию ресурсов.
Сроки (время) — временной интервал, необходимый для реализации проекта с момента его старта. Чем больше сроки, тем меньше шансов на поддержку проекта, поскольку этот фактор фиксирует разрыв между началом издержек по проекту и временем получения выгод от него.
Риски — это неопределенные события или условия, которые в случае реализации имеют позитивное или негативное влияние, по меньшей мере, на одну из основных областей проекта, например содержание (качество), сроки или стоимость. Поскольку выгоды от проекта всегда в будущем, а будущее неопределенно, риски реализации проекта существуют всегда.

SMART–тест для формулировки цели(ей) проекта
Для оценки проектной идеи и степени ее проработанности используют так называемый SMART–тест. Название этого теста образовано первыми буквами английских слов, обозначающих следующие критерии оценки формулировки цели(ей) проекта:
S конкретность (specific)
M измеримость (measurable)
A достижимость (achievable)
R выгодность (rewarding)
T временные рамки (time bound)
Задание: Сформулируйте SMART–цель (и) проекта:
____________________________________________________________________
___________________________________________________________________

SWOT–анализ
Для компактного описания ситуации, в рамках которой предстоит разрабатывать и реализовывать конкретный проект, можно использовать такой метод, как SWOT–анализ. Название метода образовано от первых букв английских терминов: сила (strength), слабость (weakness),
возможности (opportunities), угрозы (threats).
Этот метод позволяет проанализировать проект с позиции каждой из четырех указанных выше сторон, что дает полное представление о ситуации и рисках проекта.
Задание: Выполните SWOT–анализ для выбранного проекта

Жизненный цикл проекта
— это полный набор последовательных фаз проекта от момента за-
рождения проектной идеи до момента ее полной реализации.
Первая фаза совпадает с началом проекта, а последняя — с его окончанием. Вехами (контрольными событиями) называют важные моменты и события в проекте, например, события, связанные с достижением крупных результатов в конце фаз проекта, моменты принятия важных решений.
Вехи играют роль контрольных точек. План по вехам используется высшим руководством проекта для ознакомления с проектом, оценки общего объема работ,отслеживания состояния проектной деятельности.
Задание: Разработайте план по вехам, составив список вех проекта и ожидаемые

Иерархическая структура работ (ИСР)
— это ориентированный на результат способ группировки частей проекта, позволяющий упорядочить и определить содержание проекта. ИСР используется для структурированного разделения продукта проекта и работ проекта на более мелкие, более управляемые элементы. Результаты и работы, которые не входят в ИСР, находятся за рамками проекта.
Порядок разработки ИРС:
весь проект в целом — высший уровень иерархии;
фазы проекта — второй уровень иерархии (крупные результаты проекта);
пакеты работ с учетом деления крупных результатов на более мелкие;
операции - выполнение которых обеспечивает создание пакетов работ.
Бюджет проекта – рассчитывается отдельно!

Матрица ответственности
позволяет распределить ответственность за результаты проекта.
Выполните три шага для разработки матрицы ответственности:
• 1 шаг: Перечислите основные результаты проекта/важные решения в строках матрицы.
• 2 шаг: Перечислите участников/группы участников проекта в столбцах матрицы.
• 3 шаг: Закодируйте матрицу ответственности: О, У, К, И.
«О — отвечает» — тот, кто несет ответственность за данный результат
«У — утверждает» — тот, кто утверждает результат
«К — консультирует» — тот, кто дает дополнительные ориентиры для своевременного получения качественного результата.
«И — информирует» — тот, кого обязательно надо информировать о полученном результате (это те члены команды проекта).

Планирование завершено, что дальше?
Исполнение проекта направлено на непосредственное создание продукта (услуги), ради которых реализуется данный проект.
Мониторинг и контроль нацелены на обеспечение исполнения проекта в соответствии с планом проекта, отслеживание определенных параметров проекта.
Завершение проекта включает процедуры по составлению итоговых отчетов, проведение окончательных взаиморасчетов между участниками проекта, обобщение и описание накопленного опыта.
Формула успеха проекта:
Успех проекта = Успех управления проектом + Востребованный продукт проекта