ПЛАНИРОВАНИЕ И ОТЧЕТНОСТЬ КАК ОБЪЕКТЫ АНАЛИЗА

Новшество в походе к планированию можно обозначить «экономика-планирование».

Томас Вульф отметил очень важную особенность:
«для некоммерческих организаций, миссия которых строится на более неопределенной концепции служения обществу, планирование является намного менее ясной задачей, чем для коммерческих.
Если прибыль можно достаточно легко измерить, то измерить службу обществу не так то просто».

Современная система культурного обслуживания требует от коллекти­вов учреждений эффективного владения инструментами современного менеджмента в сфере культуры.
Одним из них является планирование деятельности организаций культуры.

Основные принципиальные моменты процесса планирования: принципы, элементы и этапы планирования
1. Для сферы культуры актуальны перспективное, текущее и, конечно же, оперативное планирование.
В прикладном виде это означает необходимость разработки:
стратегии (программы) развития учреждения на срок от 3 до 5 лет,
плана деятельности учреждения на год,
планов работы на месяц,
планов работы структурных подразделений,
планов работы по отдельным направлениям.

2. Планирование деятельности целесообразно начинать с предпланового анализа, который базируется на годовых информационно-аналитических отчетах учреждения.
На данном этапе чрезвычайно важно определить главные проблемы внутренней деятельности организации и вызовы внешней среды.

3. Планирование разделяется на следующие этапы:
подготовительный,
предварительный,
основной
заключительный .

4. Предплановый анализ невозможен без четких, утвержденных, «прозрачных» показателей деятельности.
Показатели в учреждениях культуры изначально носят комплексный характер, как и вся культурная деятельность (услуги, мероприятия, направления работы).
Однако важно сгруппировать показатели по направлениям деятельности учреждения, а также разделить их на непосредственные и конечные.

5. План работы обязательно должен следовать правилам деловой культуры организации. То есть прежде чем приступить к составлению стратегических, перспективных и текущих планов, необходимо осознать миссию учреждения, ценности и приоритеты деловой этики коллектива.
Это может быть закреплено в таких самостоятельных документах, как кодекс работников или концепция деятельности, Устав учреждения.

6. План – логичная и подвижная система.
С одной стороны, все его разделы должны быть взаимоувязаны друг с другом, служить достижению единой цели.
С другой стороны, каждый раздел может стать самостоятельным документом и программой действий в рамках стратегии учреждения.

Основные элементы современной методологии планирования
стратегии (программы) развития учреждения;
целевые программы развития культуры (федеральные, региональные, муниципальные);
специальные, социальные программы и долгосрочные проекты территории (региона, города, микрорайона, поселения);
государственные (муниципальные) задания.

Разделы плана
Раздел 1. Характеристика (паспорт) учреждения
Раздел 2. Характеристика деятельности учреждения.
Раздел 3.Цели и задачи на плановый период.
Раздел 4. План деятельности учреждения. (состоит из нескольких подпланов (разделов).
Приложения.

2. ОТЧЕТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЙ КУЛЬТУРЫ
2.1. Федеральный и содержательный отчет
Годовая отчетность учреждений культуры представляется в январе каждого года в двух видах:
– федеральный статистический отчет формы № 7-НК,утвержденный постановлением Росстата от 11.07.2005 № 43 «Об утверждении статистического инструментария для организации Роскультурой статистического наблюдения за деятельностью организаций культуры, искусства и кинематографии»;
– содержательный отчет, утверждаемый региональным или муниципальным органом управления.

Федеральный статистический отчет
отражает деятельность учреждения в показателях, характеризующих общие сведения, персонал, основную уставную деятельность, состав и возраст контингента, движение финансов.
Такие сведения носят формальный и окончательный характер, выраженный в конкретных цифрах и показателях, и не дают четкого представления обо всех процессах, происходящих в учреждении и вокруг него.

Содержательный отчет
– текст, структурированный по разделам и включающий таблицы, графики, диаграммы.
руководитель отчитываю­щегося учреждения сам расставляет акценты в отражении его деятельности.
Такой отчет передает атмосферу мероприятий, эмоции авторов, демонстрирует дости­жения, но не раскрывает причины проблем учреждения, представляя лишь при­вычные выводы и оценки.

СТАНДАРТИЗИРОВАННЫЙ ОТЧЕТ: ПОЛОЖИТЕЛЬНЫЕ СТОРОНЫ:
оперативность: возможность в краткий срок найти и представить требую­щиеся официальные сведения в цифрах, показателях, сравнениях из официального источника;
единообразие: общий отчетный язык управленцев и работников творче­ской сферы, одинаковое восприятие результатов деятельности;
инновационность: оформление любой информации в структурированной форме;
практичность: наличие шаблонов, применение их в отчетах по аналогичной деятельности других учреждений культуры.

Анализ работы на основе стандартизированных отчетов позволяет:
выявить взаимосвязь причин, приводящих к неудачам или, напротив, к успехам;
определить слабые и сильные стороны: работника и коллектива, техноло­гий и мероприятий, клубных формирований и учреждения в целом;
прогнозировать риски, возможности и приоритеты;
ранжировать применяемые технологии (уточнить, где нужны управлен­ческие, а где - творческие решения);
мыслить стандартными (нормированными и бесспорными) категориями.

Важно определить и объединить управленческие подходы в разработке отчетности:
территориальный: разделы, наименования, последовательность, разрезы, критерии и показатели соответствуют основной практической деятельно­сти культурно-досуговых учреждений на конкретной территории;
аналитический: предварительно проводится анализ (за прошедшие 3 года) процессов в учреждении, кадрового ресурса, культурной политики муни­ципального образования, рекомендаций специалистов-культурологов;
стратегический: определяются стратегические цели (основополагающим является принцип «отчет – инструмент развития»);
методический: используются различные методики планирования, прогно­зирования и мониторинга: традиционного статистического и/или эконо­мического анализа, SWOT-анализа, контент-анализа; требования к отчет­ности от вышестоящих органов управления, социологические исследова­ния и т. д.;
практический: отчет дополняет статистическую форму, носит информаци­онно-аналитический характер, имеет прикладное значение.

СТРУКТУРА СТАНДАРТИЗИРОВАННОГО ОТЧЕТА
Раздел 1. Паспорт учреждения: приводятся основные сведения об орга­низации, подготавливается восприятие дальнейшего материала, демонстрируют­ся конечные результаты деятельности в отчетном периоде (данные должны сов­падать со статистическим отчетом Формы № 7-НК).
Раздел 2. Внешние и внутренние ресурсы:

Раздел 3. Основная деятельность:
перечисляются цели, задачи, направ­ления деятельности в истекшем году согласно планам, муниципальным заданиям и договорам:
цели, задачи и направления деятельности в истекшем году;
массовые мероприятия, проведенные в учреждении (концерты, вечера отдыха, дни семейного отдыха, постановки, спектакли, представления и прочие мероприятия, на которых присутствовало более 20 зрителей);
культурное обслуживание населения;
организации-партнеры (отражаются данные, если осуществляется парт­нерский проект или программа; в заявке проекта соответственно пропи­сываются партнеры, ставятся подписи).

Раздел 4. Предпринимательская деятельность:
оказание платных услуг (в графе 2 указываются виды платных услуг, ут­вержденные перечнем услуг органа управления культурой или приказом руководителя учреждения);
договоры о совместной деятельности;
меценатство, спонсорство, целевые ассигнования.

Раздел 5. Информация о деятельности учреждения и реклама:
информационное сопровождение.

Раздел 6. Хозяйственная деятельность:
направления хозяйственной деятельности;
материально-технические средства, приобретенные за год (форма долж­на отражать приобретения согласно договорам и планам, а также совпа­дать с бухгалтерским учетом).

Раздел 7. Финансовая деятельность учреждения.
Раздел 8. Администрирование и управление:
регламентирующие документы (отражаются только те документы, которые приняты (утверждены) в текущем отчетном году; если поставлена задача отразить нормативные документы последних лет, то такое требование следует оговорить особо);
управление;
контроль;
стимулирование и поощрения;
повышение квалификации сотрудников, заочное обучение сотрудников.

Раздел 9. Инновационная деятельность учреждения.
Раздел 10. Достижения года.
Раздел 11. Проблемы и трудности года.
Раздел 12. Итоги и выводы.
Раздел 13. Приложения.