Планирование и управление временем

«Великий путь начинается
с одного малого шага»
Китайская мудрость

В работе руководителя умение управлять временем, умение ценить свое и чужое время было всегда актуально, а сегодня в эпоху стремительных перемен, при большом потоке ежедневной информации проблема экономии, а точнее рационального использования времени становится особенно острой.

принципы
планирования рабочего времени
Планирование должно приводить к выигрышу времени, поэтому необходимо определить оптимальный объем планирования.
Чрезмерное планирование отнимает слишком много времени.
Регулярное планирование рабочего дня в течение 10 минут экономит до 2 часов рабочего времени.

принципы
планирования рабочего времени
Планируйте не более 60% времени. 20% оставляйте на спонтанные действия (например, на творчество), 20% - резерв на незапланированные действия.
На любую работу уходит все запланированное время, поэтому устанавливайте конкретные сроки выполнения для любого задания.
Важнейший элемент планирования - определение приоритетных целей.
Необходимо четко определить, что именно должны сделать вы сами, а что можно перепоручить другим.

схема планирования рабочего дня
Постановка задач и составление перечня дел, в том числе и на длительный период.
Морфологический анализ - разбиение крупных задач на более мелкие.
Расстановка приоритетов – определение срочности и важности дел.
Установление конкретных сроков исполнения для каждой задачи.
Назначение конкретных исполнителей.
Текущее внесение в список срочно возникших важных дел.
Изучение получившегося перечня и попытка его сокращения.
Согласование плана с секретарем (если он у вас есть).

практические советы по планированию рабочего дня
Не планируйте более трех важных дел на день.
Не планируйте более десяти дел на день.
Планируйте наиболее важную, сложную и неприятную работу на наиболее благоприятное для вас время суток.
Легкие и приятные виды работы - на конец рабочего дня.
Не приступайте к выполнению новой задачи до завершения предыдущей. Если вас прервали - вернитесь к незавершенному делу.
Невыполненные дела записывайте в план работы на следующий день.
Невыполненное задание в течение нескольких дней - предмет для размышлений:
Нужна ли вообще эта работа?
Если нужна, выяснить причину невыполнения - дело в объективных причинах или в неисполнительности работника?
Сменить исполнителя?

практические советы по планированию рабочей недели
Планируйте неделю в специальном еженедельнике или на листе с колонками (разбивкой по дням недели), если вы привыкли к бумажному носителю и вам удобно постоянно держать перед глазами всю картину. Если ноутбук всегда под рукой - выбор программы за вами.
Наиболее важные дела планируйте на начало недели.
Обязательно отмечайте все дела с фиксированным сроком (назначенные встречи, заседания, собрания, телефонные звонки).
Группируйте работу по блокам - подготовка документов, переписка, совещания и т.д.
Выделяйте время на аналитическую работу.
Резервируйте время для неожиданных дел.
По завершении рабочей недели оцените и проанализируйте выполненную (и особенно НЕвыполненную) работу.

главные принципы устранения «разрухи в головах»
Думайте над своими проблемами письменно! Нарисуйте проблему - и вы решите ее.
Выделяйте одно – над чем вы работаете; несколько – что вы имеете в виду, и забывайте о прочем.
Управляйте вниманием: больше крупных переключений, меньше мелких.
Нельзя слишком долго сидеть на двух стульях! Принимайте решения.
Если делать, то делать. Если НЕ делать, то НЕ делать.
Раздуйте страхи – и они лопнут. После этого начинайте решать проблему.
Пять минут отдыха в час – и не пытаться думать в это время!

управления личным временем
должны сделать. Это задачи, решение которых не требует отлагательств, невыполнение которых грозит обернуться серьезными последствиями.
Например, оплата счетов и срочные распоряжения начальства - откладывание подобных заданий может обернуться отключением электроэнергии или увольнением с работы.
нужно сделать. Задачи, имеющие вторичный авторитет, которые не грозят настолько серьезными последствиями в случае невыполнения, но тем не менее важны для вас тем, что могут иметь материальную или моральную ценность.
Например, вовремя внести плату за кредит, не дожидаясь последних сроков.
Хотите сделать. Невыполнение задач данной категории вообще ничем для вас не обернется. Это то, что вы себе загадываете, то, что вы хотите сделать для своего собственного развития.
Самый распространенный пример: «Надо бы обязательно посмотреть этот фильм».

Использование знаний
по тайм-менеджменту позволит руководителю:
Появление свободного времени у руководителя
Минимальное количество невыполненных дел
Эмоциональная удовлетворенность от проделанной работы