Подготовка и документирование совещаний и заседаний

Совещание …
… это заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Виды совещаний
В зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:
оперативное;
инструктивное;
проблемное.

Виды совещаний
В зависимости от периодичности:
плановые,
внеплановые.

Виды совещаний
По характеру проведения:
диктаторское
автократическое
сегрегативное
дискуссионное
свободное

Подготовка совещания
Секретарь должен выяснить:
цель совещания,
основные вопросы для обсуждения,
состав участников,
место, время и форму проведения.

Подготовка совещания
В ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте.
Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки.

Образец приказа

Формирование повестки дня
Составление повестки дня является задачей председателя, но ее ­­доку­ментальное оформление ложится на плечи секретаря.
Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование.

Формирование повестки дня
В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов.
Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме.

Как следует располагать вопросы в повестке дня?
Точка зрения 1
Вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности.
Точка зрения 2
Вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания.

Повестка дня
Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?».
По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика – должностного лица, который готовил данный вопрос.

Составленная повестка дня …
… утверждается руководителем.

Образец повестки дня

На совещание следует приглашать сотрудников:
которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение;
которые в соответствии со своими служебными обязанностями ­обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;
которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;
которые будут организовывать выполнение решений совещания.

Количество участников
Полезность собрания обратно пропорциональна числу его участников.
Рекомендованное психологами количество для внутреннего делового совещания — от 6 до 9 человек.

Список приглашенных
При организации крупных совещаний к повестке дня может быть приложен список участников с указанием их должностей.
Это активно практикуется в федеральных органах исполнительной власти.
В коммерческих же организациях участников совещания и приглашенных лучше вносить в повестку дня совещания.

Справка по существу вопроса
По наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение.
Вместе со справкой может быть предложен проект решения.

Приглашения (извещения)
Такой документ состоит из:
обращения;
информации о дате, месте и времени проведения;
повестки дня;
предложения принять участие;
просьбы о подтверждении участия в совещании.

Приглашения (извещения)
… рассылаются, если в совещании участвует большое количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций.
… подписывают лица, отвечающие за подготовку мероприятия.

Образец приглашения

От вида совещания зависит …
… и вид документа, который должен быть разослан участникам.
Как правило, это:
приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо
повестка дня в той форме, которая принята на предприятии.

Повестка дня должна рассылаться …
… обычно за 3–5 дней до начала мероприятия, чтобы у его участников была возможность подготовиться.
К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению.
Сопроводительная документация может быть разослана позже (за 1–2 дня до встречи).
Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

Подготовка документов для проведения совещания
Оптимальный размер шрифта — 12.
Не применяйте одновременно слишком много начертаний шрифтов.
Выделять фрагменты текста лучше разными начертаниями ­(курсивом, ­жирным) или подчеркиванием.
Логика форматирования не должна нарушаться в пределах одного документа.

Письменный доклад
Он должен быть:
кратким, насколько позволяет содержание и цель;
понятным (простым, а не запутанным);
логичным;
структурированным.

Информационные материалы
Два простых графика могут быть эффективнее одного сложного, причем их легче и быстрее построить.

Подготовка помещения
Проветрить или за несколько часов включить систему кондиционирования.
Стулья следует аккуратно расставить, а их количество должно быть на 1–2 больше, чем запланированное число участников и приглашенных.

Подготовка помещения
На столах должны быть письменные принадлежности (ручки, карандаши и листы бумаги формата А4 или удобные блокноты А5 либо большего формата).
Приветствуется использование канцтоваров с фирменной символикой.

Подготовка помещения
На столах размещается минеральная вода и стаканы, которые ставятся вверх дном на салфетки, а их количество должно быть на 1–2 больше, чем присутствующих.

Подготовка помещения
Если для наглядности используются маркерные доски, необходимо предусмотреть наличие нескольких разноцветных маркеров, а также заранее пропитать так называемую «стерку» специальной жидкостью.

Подготовка помещения
В случае использования технических средств их необходимо установить заранее, ознакомиться с правилами эксплуатации и проверить работоспособность, обязательно следует предусмотреть возможность подключения ноутбуков.

Подготовка помещения
При использовании слайдов необходимо обеспечить их наличие на совещании, разместить проекционный экран таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим.

Подготовка помещения
В некоторых компаниях в целях безопасности не разрешается приносить на совещания мобильные телефоны. В этом случае следует предусмотреть возможность их хранения у секретаря руководителя.

Проведение совещания
Если повестка дня насыщенная, то рекомендуют установить регламент обсуждения.
Он дисциплинирует участников и помогает председателю контролировать ход собрания.

Примерный регламент совещания
вступительное слово — не более 10 мин.;
основной доклад — до 30 мин.;
вопросы к докладчику — не более 2 мин. каждый;
содоклад, сообщение — не более 10 мин.;
вопросы к содокладчику — не более1 мин. каждый;
выступления — по 5–7 мин. каждое;
ответ докладчика — не более 5 мин.;
ответы содокладчиков — не более 3 мин. каждый;
справка по ходу совещания — не более 3 мин.;
чтение проекта решения — не более 3 мин.;
подведение итогов совещания — не более 10 мин.

Время проведения совещания
Конкретное время проведения совещания определяется председателем.
Лучшим временем для принятия решений является позднее утро.
В среднем продолжительность совещаний на предприятии колеблется от 30 минут до 2-х часов.

Рекомендации психологов
информативные и оперативные совещания не должны превышать 20–30 мин., а проблемные — 1,5–2 часов;
обсуждение одного сложного вопроса не должно растягиваться более чем на 40–45 мин.;

Рекомендации психологов
через 30–40 минут работы у участников начинает ослабевать внимание;
через 70–80 минут появляется физическая усталость;

Рекомендации психологов
через 80–90 минут развивается отрицательная активность — ­начинаются разговоры и занятия посторонними делами;
если совещание продолжается без перерыва более 2-х часов, то ­появляются участники, согласные на любое решение.

Документальное оформление совещания
Необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания.

Исторически сложилось, что протокол является:
И информационным документом (в нем документируется ход обсуждения)
И распорядительным документом (фиксируется принятое ­в результате обсуждения решение)

Формы протокола:
Полный протокол, который содержит запись всех выступлений на заседании.
Краткий протокол, который содержит фамилии выступивших и краткие записи о теме выступления, принятых .

Решение о том, какую форму протокола вести …
… принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
По своей сути протокол является конспектом совещания.

Краткий протокол
ведут в следующих случаях:
когда заседание стенографируется (стенограмма выступлений будет приложением к протоколу) или записывается на диктофон;
когда заседание носит оперативный характер и важно зафиксировать принятое решение без детализации хода обсуждения.

Полный протокол
В полном протоколе по каждому рассматриваемому вопросу присутствует 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПО­СТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).
А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Оформление протокола
Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты:
Наименование организации
Наименование вида документа
Дата документа (дата заседания)
Номер документа (номер протокола)
Место составления протокола (место проведения заседания)
Заголовок к тексту
Текст
Подписи

Наименование организации …
… всегда указывается вместе с организационно-правовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию.
При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Наименование организации
Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования.

Наименование организации
Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде.

Дата документа
Датой протокола является день проведения заседания.
Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания.

Пример
Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.
В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Номер документа (номер протокола)
Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания.
Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации.

Место составления документа
… важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации,
… в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация – автор документа.

Заголовок к тексту протокола
… содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название ­коллегиального органа в родительном падеже.

Реквизиты заголовочной части
могут располагаться продольным способом
или угловым способом

Текст протокола состоит из двух частей …
Вводная часть
Имеет постоянную и переменную информацию.
Печатается через 1 межстрочный интервал.
Основная часть
Принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.
Оформляется на основе записей, которые ведет на заседании секретарь

Постоянная информация протокола
Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» пишутся с прописной буквы от начала левого поля.

Переменная информация протокола
ФИО председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных.
Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую в строчку через один интервал.
Если больше 15, то указывают общее количество, а в скобках – регистрационный лист прилагается.

Переменная информация протокола
Фамилии приглашенных добавляются с наименованиями должности, с включением названия организации.
Вводная часть протокола заканчивается разделом ПОВЕСТКА ДНЯ.

Образец вводной части

Основная часть текста
Текст основной части протокола составляется в соответствии ­с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола
После слова «СЛУШАЛИ» в тесте протокола указывается фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже, а через тире излагают запись его речи.
Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени.

Основная часть текста протокола
Если же текст доклада подготовлен в письменном виде и сдан секретарю, то в протоколе можно обозначить только тему доклада и далее приписать «текст доклада прилагается».

Основная часть текста протокола
После слова «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы участников обсуждения вопроса.
Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже.
Изложение записи выступления отделяют от фамилии тире, оно излагается от третьего лица единственного числа.

Основная часть текста протокола
После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») печатают текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня.
Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая – номер принятого решения.

Юридическая сила протокола
Протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.
Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами.
Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Срок подготовки протокола
не должен превышать 5 дней.
Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание.

Оформление выписки из протокола
… представляет собой точную копию части текста подлинного протокола.
воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение и принятое по нему решение.

Оформление выписки из протокола
Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись.
Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты.
Если выписка из протокола выдается для представления в другую ­организацию, то она заверяется печатью.