Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа. Тема 21

Тема 21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа
Подлинник документа (оригинал документа) - это уникальный документ, который создается впервые и является первоисточником.

Тема 21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа
В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовление копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.
Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).
В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.
Подлинники большинства документов (распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.
Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.
В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.
Факсимильные копии – точно воспроизводят все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.
Свободная копия документа – может, изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводит внешние признаки (шрифт, подписи, печати).
Тема 21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа

Для того чтобы копия документа приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить.
Заверенная копия документа – это копия документа на которой в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативными правовыми актами правила о том, кот и какие виды копий официальных документов имеет право заверять. Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.
Тема 21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа

Тема 21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа
Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:
1.Организация имеет права изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.
2.Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководства организации или руководителя службы делопроизводства.
3.Организация может изготовить копии официальных документов других организаций и заверить их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая будет подшита в его личное дело.
4.Запрещено изготавливать копии следующих документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и не оговоренные исправления.

Тема 21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа
Копию, изготовленную в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита «Отметка о заверении копий» по полной или краткой форме.
Копии бывают следующих видов: полная копия; выписка; оттиск.
Полная копия – официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.
Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копии изготавливаются с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом)
.

Тема 21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа
Например:
Верно
Для того чтобы копия документа приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить.
Начальник канцелярии подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:
в наименовании вида документа указывается: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА;
воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;
из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;
воспроизводится реквизит «подпись» (без личной подписи);
проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Тема 21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа
Отпуск – это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т.е. без указания должностного лица, ее заверившего, и расшифровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

Тема 21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа
От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата или диплома и др.) на таком же бланке, что и подлинник. На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».

Например:
. Федеральное агентство по образованию выписка из приказа
00.00.0000 № 00 Москва
Об утверждении положения о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений
В соответствии с Федеральным законом от 00.00.0000 № 00-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Закон Российской Федерации «Об образовании» (Собрание законодательства Российской Федерации, 0000 № 0, ст. 000) и Положением о Федеральном агентстве по образованию Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 00.00.0000 № 000 (Собрание законодательства Российской Федерации, 0000, № 00. ст. 000)
ПРИКАЗЫВАЮ:
Установить, что:
формы и процедуры проведения аттестации, педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений, определенные органами управления образованием субъектов Российской Федерации, до утверждения в установленном порядке вариативных форм и процедур аттестации, применяются в части, не противоречащей настоящему Положению;
квалификационные категории, присвоенные педагогическим и руководящим работникам государственных и муниципальных образовательных учреждений до введения в действие настоящего Положения, сохраняются в течение срока, на который они присвоены.
Министр И.О. Фамилия
Верно
Начальник канцелярии П.И. Фамилия
00.00.0000