Порядок создания проекта в MS Project

Содержание

Слайд 2

Порядок создания проекта в MS Project (продолжение)

Просмотр загрузки ресурсов;
Выравнивание загрузки ресурсов;
Автоматическое
Ручное
Просмотр справочных

Порядок создания проекта в MS Project (продолжение) Просмотр загрузки ресурсов; Выравнивание загрузки
данных по проекту: затраты, трудозатраты, % завершения , отчеты и т.п.
Форматирование диаграммы Ганта (инструмент мастер диаграмм Ганта);
Критический путь по проекту, анализ критического пути;
Базовый план и представление «Диаграмма Ганта с отслеживанием»

Слайд 3

Ввод основных сведений о проекте;

Устанавливаем дату начала проекта (кратко)

Заполняем основные сведения о

Ввод основных сведений о проекте; Устанавливаем дату начала проекта (кратко) Заполняем основные
проекте(см. Описание основных возможностей MS Project -- меню «Проект»)

Слайд 4

Ввод задач

Стандартный вид пустой диаграммы Ганта

В это поле вводятся задачи, например, «Проведение

Ввод задач Стандартный вид пустой диаграммы Ганта В это поле вводятся задачи,
предпроектного обследования».
Желательно вносить задачи в предполагаемом порядке их выполнения

Слайд 5

Правка введенных задач

Нажав правой кнопкой сюда, получим меню для работы с задачами

Вставка

Правка введенных задач Нажав правой кнопкой сюда, получим меню для работы с
новой задачи перед выделенной

Удаление текущей задачи

Слайд 6

Декомпозиция задач

На панели «Форматирование» кнопки изменения уровня задачи

«На уровень ниже» – перемещение

Декомпозиция задач На панели «Форматирование» кнопки изменения уровня задачи «На уровень ниже»
задачи на уровень ниже. Задача становится подчиненной предыдущей

Нажать правой кнопкой, для вызова меню

«На уровень выше» выведет задачи из подчинения вышестоящей задачи

Слайд 7

Декомпозиция задач (продолжение)

У задачи, перемещенной на уровень ниже, увеличивается отступ

Предшествующая задача становится

Декомпозиция задач (продолжение) У задачи, перемещенной на уровень ниже, увеличивается отступ Предшествующая
главной/суммарнойзадачей (включает задачи на уровнях ниже), автоматически выделяется жирным, у задачи появляется символ структуры

На временной шкале изменяется отображение суммарной задачи

После перемещения задачи на уровень ниже

Слайд 8

Декомпозиция задач (продолжение)

Примерный вид диаграммы Ганта после декомпозиции

Декомпозиция задач (продолжение) Примерный вид диаграммы Ганта после декомпозиции

Слайд 9

Ввод длительности задач

При вводе задачи длительность автоматически выставляется 1 день, знак «?»

Ввод длительности задач При вводе задачи длительность автоматически выставляется 1 день, знак
означает, что длительность задачи человеком не корректировалась (1 день? – оценка длительности задана по умолчанию)

После изменения длительности знак «?» пропадает

На диаграмме отображается изменения длительности задач (выходные дни не учитываются)

При вводе числа «2» автоматически преобразуется в дни

Слайд 10

Ввод длительности задач (продолжение)

Вид диаграммы Ганта после декомпозиции и ввода длительности задач

Ввод длительности задач (продолжение) Вид диаграммы Ганта после декомпозиции и ввода длительности задач

Слайд 11

Выставление связей между задачами – создание диаграммы Ганта

Финиш-старт: логическая взаимосвязь, при которой

Выставление связей между задачами – создание диаграммы Ганта Финиш-старт: логическая взаимосвязь, при
начало работ последующей операции зависит от завершения работ по предшествующей операции.
Старт-старт: логическая взаимосвязь, при которой начало работ по последующей плановой операции зависит от начала работ по предшествующей плановой операции
Финиш-финиш: логическая взаимосвязь, при которой завершение работ последующей операции невозможно до завершения предшествующей операции.

Слайд 12

Выставление связей между задачами – создание диаграммы Ганта (продолжение)

Идентификатор задачи (порядковый номер)

В

Выставление связей между задачами – создание диаграммы Ганта (продолжение) Идентификатор задачи (порядковый
данный столбец нужно проставлять идентификатор задачи (порядковый номер). По умолчанию тип связи «Окончание-начало», нет запаздывания

Первый вариант (простой)

Слайд 13

Выставление связей между задачами – создание диаграммы Ганта (продолжение)

Выбор задачи-предшественника

Второй вариант (подробный)

Выбор

Выставление связей между задачами – создание диаграммы Ганта (продолжение) Выбор задачи-предшественника Второй
типа связи

Установка запаздывания (временной разрыв между выполнением связанных задач)

Слайд 14

Выставление связей между задачами – создание диаграммы Ганта (продолжение)

Вид диаграммы Ганта после

Выставление связей между задачами – создание диаграммы Ганта (продолжение) Вид диаграммы Ганта
выставления логических последовательностей

На диаграмме везде выбран тип связи Начало-окончание, ограничения не заданы

Последняя работа проекта

Слайд 15

Ввод ограничений для задач, устранение противоречий;

Примерный набор возможных ограничений:

Утвержденная дата закрытия

Ввод ограничений для задач, устранение противоречий; Примерный набор возможных ограничений: Утвержденная дата
договора;
Утвержденный план-график;
Намеченные плановые события с участием заказчика;
Результаты договоренностей, служебных записок, официальной переписки и т.д.

Слайд 16

Ввод ограничений для задач, устранение противоречий;

Предположим, был задан следующий список ограничений:

Проект

Ввод ограничений для задач, устранение противоречий; Предположим, был задан следующий список ограничений:
должен закончится не позднее 19.10.07;
Определены даты окончания всех этапов:
Первый этап (Суммарная задача 1) должен быть закончен до 04.01.07;
Второй этап (Суммарная задача 2) должен быть закончен до 19.10.07;
Третий этап (Задача 3) должен быть начат до 10.10.07 и закончен до окончания всего проекта (создание дополнительного уровня нежелательно);
После первого этапа все результаты должны быть предоставлены заказчику (например, рабочая/техническая документация);
Задача 2.2 – выполняется на объекте заказчика, доступ согласован с 08.10.07 по 12.10.07 включительно.

Слайд 17

Ввод ограничений для задач, устранение противоречий;

Дата окончания проекта:
Известно какой этап будет

Ввод ограничений для задач, устранение противоречий; Дата окончания проекта: Известно какой этап
последним (суммарная задача 2) – установить для задачи 2 крайний срок 19.10.07
Есть несколько задач, которые могут в итоге стать последними – создать веху «Сдача проекта заказчику (окончание проекта)» назначить крайний срок 19.10.07
Есть много задач, которые могут стать последними, необходимо создать суммарную задачу проекта: создать первую задачу, все задачи переместить на уровень ниже (включить в первую задачу), установить для первой задачи крайний срок 19.10.07

Способы задания ограничений в MS Project

Слайд 18

Ввод ограничений для задач, устранение противоречий;

2. Даты окончания этапов:
Задача 1 –

Ввод ограничений для задач, устранение противоречий; 2. Даты окончания этапов: Задача 1
устанавливается ограничение крайний срок 04.01.07;
Задача 2 – устанавливается крайний срок 19.10.07;
Задача 3 -- устанавливается ограничение «начало не позднее 10.10.07 и крайний срок 19.10.07»;
3. Устанавливается веха – «передача документации заказчику» с крайним сроком до 04.10.07
4. Устанавливаются два ограничения: начало не ранее 08.10.07 и крайний срок 12.10.07.

Способы задания ограничений в MS Project

Слайд 19

Ввод ограничений для задач, устранение противоречий;

Установка крайнего срока

Устанавливаются ограничения

Устанавливаются ограничения

Вехи вводятся

Ввод ограничений для задач, устранение противоречий; Установка крайнего срока Устанавливаются ограничения Устанавливаются
как обычные задачи, длительность такой задачи ставится «0» (ноль)

Слайд 20

Ввод ограничений для задач, устранение противоречий;

Изменение в отображении задач после ввода ограничений

Веха

Ввод ограничений для задач, устранение противоречий; Изменение в отображении задач после ввода
с установленным крайним сроком

Изменение ограничения начала/окончания задачи (начало/окончание отличается от заданного по умолчанию)

Отображение крайних сроков задач

Веха на диаграмме Ганта

Задача переместилась в соответствии с выставленными ограничениями

Жесткое ограничение, приводит к конфликтам в планировании

Слайд 21

Ввод ресурсов (корпоративных, локальных)

Ресурсы в MS Project:
Трудовые
Материальные

Ввод ресурсов (корпоративных, локальных) Ресурсы в MS Project: Трудовые Материальные

Слайд 22

Ввод ресурсов (корпоративных, локальных)

Ввод корпоративных ресурсов

В меню «Вставка» выбрать «Ресурс из следующего

Ввод ресурсов (корпоративных, локальных) Ввод корпоративных ресурсов В меню «Вставка» выбрать «Ресурс
источника»/ «сервера Project Server» - появится такое меню

Выделить нужный ресурс, нажать кнопку «Добавить» - ресурс переместится в корпоративную группу и добавится в лист ресурсов проекта

Данное меню вызывается, если на панели инструментов «Консультант» нажать кнопку «Ресурсы», выбрать источник «Project Server»

Другие возможности см. в файле Обучение MS Project (в сетевой работе).doc

Слайд 23

Ввод ресурсов (корпоративных, локальных)

Ввод локальных ресурсов

Открыть представление «Лист ресурсов» (меню вид), выбрать

Ввод ресурсов (корпоративных, локальных) Ввод локальных ресурсов Открыть представление «Лист ресурсов» (меню
свободную строку, ввести название ресурса, ввести

Ввести стоимость ресурса. Трудовой – стоимость часа, материальный – стоимость выбранной единицы измерения

Для материальных ресурсов – ввести единицу измерения

Ввести название ресурса

Выбрать тип ресурса: трудовой или материальный

Ставка сверхурочных трудового ресурса (для Спецэлектромаш сейчас выставляется равной стандартной ставке, т.к. никаких положений по сверхурочной работе нет)

Слайд 24

Назначение ресурсов задачам

После введения всех ресурсов необходимо выставить каждой задаче нижнего уровня

Назначение ресурсов задачам После введения всех ресурсов необходимо выставить каждой задаче нижнего
исполнителя!

В поле «Название ресурсов» вводятся ресурсы из выпадающего списка.

Задача не имеет подчиненных задач – на нее должны быть назначены ресурсы для выполнения

Суммарная задача – ей не назначаются ресурсы. Считается, что выполнение всех вложенных задач приводит к выполнению суммарной

Первый способ (простой)

Слайд 25

Назначение ресурсов задачам

Второй способ (подробный)

Дважды щелкнуть по любой ячейке

В появившемся меню перейти

Назначение ресурсов задачам Второй способ (подробный) Дважды щелкнуть по любой ячейке В
на вкладку «Ресурсы»

Выбрать необходимые ресурсы (может быть несколько на одну задачу)

Выбрать: для трудовых - % загрузки ресурса в данной работе, для материальных – количество единиц, необходимых для выполнения задачи

Слайд 26

Назначение ресурсов задачам

Вид диаграммы Ганта после назначения задачам ресурсов

В столбце «Название ресурсов»

Назначение ресурсов задачам Вид диаграммы Ганта после назначения задачам ресурсов В столбце
отображаются все ресурсы и степень их загруженности

На диаграмме Ганта ресурсы отображаются справа от задачи (по умолчанию)

Слайд 27

Просмотр загрузки ресурсов

Для просмотра загрузки ресурсов используется два основных представления: график ресурсов

Просмотр загрузки ресурсов Для просмотра загрузки ресурсов используется два основных представления: график
и просмотр загрузки ресурсов

Переход в представление «График ресурсов»

Красный цвет ресурса говорит о превышении доступности ресурса при планировании

Красный цвет ресурса говорит о превышении доступности ресурса при планировании

Отметка показывает максимальную загрузку ресурса

Дата перегружен-ности ресурса (01.10.07)

Слайд 28

Просмотр загрузки ресурсов

Переход в представление «Использование ресурсов»

В данном представлении ресурсы с превышением

Просмотр загрузки ресурсов Переход в представление «Использование ресурсов» В данном представлении ресурсы
доступности также выделяются красным цветом

При просмотре расписания проекта видно, какие работы на какие даты пересекаются

Слайд 29

Выравнивание загрузки ресурсов (автоматическое)

Переход в меню автоматического выравнивания загрузки ресурсов

«Выполнять вручную» --

Выравнивание загрузки ресурсов (автоматическое) Переход в меню автоматического выравнивания загрузки ресурсов «Выполнять
выравнивание происходит только при нажатии кнопки «Выровнять»

Кнопка отменяет выравнивание

Слайд 30

Выравнивание загрузки ресурсов (автоматическое)

До автоматического выравнивания

После автоматического выравнивания – выход за крайний

Выравнивание загрузки ресурсов (автоматическое) До автоматического выравнивания После автоматического выравнивания – выход
срок!

После автоматического выравнивания

В поле «Индикаторы» загорится такой значок

Слайд 31

Выравнивание загрузки ресурсов (автоматическое)

После автоматического выравнивания

До автоматического выравнивания

Выравнивание загрузки ресурсов (автоматическое) После автоматического выравнивания До автоматического выравнивания

Слайд 32

Выравнивание загрузки ресурсов (ручное)

Первый способ ручной правки

Два способа ручного выравнивания:
В представлении «Использование

Выравнивание загрузки ресурсов (ручное) Первый способ ручной правки Два способа ручного выравнивания:
ресурсов» изменять значения трудозатрат по дням (неоптимальный вариант)
В представлении «Диаграмма Ганта» вводить дополнительные связи между конфликтующими задачами (оптимальный вариант)

Изменять вручную трудозатраты по дням, выравнивая в сумме 8 часов.

Отрицательные стороны:
долго;
не видно общей последовательности работ;
Может изменяться тип связи между задачами, что приводит к затруднению в перепланировании проекта

Положительные стороны:
Идеально подходит для списка дел, где мало взаимосвязей между задачами и затруднено автоматическое выравнивание

Слайд 33

Выравнивание загрузки ресурсов (ручное)

Второй способ ручной правки

1. Найти задачи, которые выполняет перегруженный

Выравнивание загрузки ресурсов (ручное) Второй способ ручной правки 1. Найти задачи, которые
исполнитель (можно с помощью фильтра) – выделено красным цветом

2. Определить порядок работ исполнителя и проставить дополнительные связи – на диаграмме большие цифры слева

1

2

3

4

5

Слайд 34

Выравнивание загрузки ресурсов (ручное)

При анализе выяснилось, что необходимо добавить только одну связь

Выравнивание загрузки ресурсов (ручное) При анализе выяснилось, что необходимо добавить только одну
между 7-ой и 8-ой задачей

На диаграмме Ганта изменения проявились в добавлении одной стрелки между задачами

Слайд 35

Просмотр справочных данных по проекту

Для просмотра дополнительных данных необходимо вставить дополнительный столбец

Просмотр справочных данных по проекту Для просмотра дополнительных данных необходимо вставить дополнительный
(для серверной версии лучше создавать дополнительное представление, так как изменения в глобальном корпоративном шаблоне не сохраняются)

Нажать на заголовок столбца правой кнопкой мышки

Выбрать необходимый столбец из меню

Столбцы со справочными данными

Суммарные данные в строках с суммарными задачами

Слайд 36

Просмотр справочных данных по проекту (встроенные отчеты)

Просмотр справочных данных по проекту (встроенные отчеты)

Слайд 37

Просмотр справочных данных по проекту (встроенные отчеты)

Позволяет выбрать из меню настраиваемый отчет.

Просмотр справочных данных по проекту (встроенные отчеты) Позволяет выбрать из меню настраиваемый
В меню представлен полный перечень встроенных отчетов

Слайд 38

Форматирование диаграммы Ганта

Для форматирования диаграммы используется специальный инструмент, позволяющий настроить отображение необходимой

Форматирование диаграммы Ганта Для форматирования диаграммы используется специальный инструмент, позволяющий настроить отображение необходимой информации на диаграмме
информации на диаграмме

Слайд 39

Форматирование диаграммы Ганта

После применения форматирования, показанного на предыдущем слайде диаграмма выглядит так.

Форматирование диаграммы Ганта После применения форматирования, показанного на предыдущем слайде диаграмма выглядит
Красным цветом отображается критический путь

Задачи, лежащие на критическом пути должны выполняться без срыва сроков. Если срывается срок выполнения критической задачи, то может увеличиться время выполнения всего проекта!!!

Для расчета критического пути можно задавать резерв времени, задачи с общим резервом времени меньше заданного будут считаться критическими

Слайд 40

Базовый план

После составления и утверждения плана проекта необходимо его закрепить, так чтобы

Базовый план После составления и утверждения плана проекта необходимо его закрепить, так
текущие изменения не затрагивали согласованный и утвержденный план. Для этого используется возможность сохранение базового плана (слепка текущего состояния)

Только слепок «Базовый план» используется в представлении «Диаграмма Ганта с отслеживанием»