PostOffice

Назначение PostOffice
Оперативная регистрация входящих и исходящих документов
Быстрый поиск необходимых документов
Учет своевременности исполнения документов
Обеспечение учета документов группой сотрудников в локальной сети
PostOffice не является универсальным средством на все случаи жизни. Основной целью разработчиков было создание предельно простой в освоении и эксплуатации программы, выполняющей достаточный минимум функций.

Работа в PostOffice начинается с ввода пароля
Вход в программу предельно упрощен.
Все, что вам нужно сделать – ввести правильный пароль.

После верного ввода пароля появится главное меню программы
Главное меню программы для удобства разделено на зоны «Справочники», «Отчеты» и «Работа с документами»

В карточке сотрудника указывается его Ф.И.О., отдел, должность, телефоны, а также пароль и права доступа.
Всех сотрудников, работающих с программой, необходимо внести в «Список сотрудников».

В карточке организации указывают полное наименование организации, ИНН, адрес, телефоны и Email. Также имеется поле для дополнительной информации.
Организации с которыми идет оживленная переписка вносят в «Список организаций»

Регистр шаблонов это набор из типовых документов созданных в MS Word. Все шаблоны делятся по разделам «письма», «приказы» и т.д. При регистрации нового документа пользователь указывает в классификаторе нужный тип документа и программа автоматически создает его на основе шаблона.
Для быстрого составления типовых документов в программе предусмотрен «Регистр шаблонов»

Программа позволяет нумеровать документы, как в ручную, так и автоматически. В «Нумераторе документов» можно настроить любое количество независимых счетчиков для любых типов документов.
Для автоматической нумерации документов предусмотрен «Нумератор документов»

В реестре можно быстро и легко отыскать любой документ. Причем не обязательно обладать точной информацией о номере или дате документа. Программа позволяет отыскать документ по ряду косвенных, обрывочных и неполных сведений.
Основным инструментом для поиска документов является «Полный реестр документов»

В этом отчете отражается весь процесс документооборота с разбивкой по структурным подразделениям и указанием ответственных лиц. Сообщается сколько документов в работе, сколько исполнено, сколько исполнено с нарушением сроков и сколько не исполнено совсем. Информация представлена как в количественном, так и процентном отображении.
Основным инструментом контроля за исполнением документов является «Общий отчет за период времени»