Приглашение на Event

Сегодня в обычных конвертах в стандартном формате рассылаются только счета и реклама, а любое специальное событие требует специального подхода и к пригласительным для гостей мероприятия.

Типичные компоненты пригласительных
1. Наружный конверт
Он дает первое впечатление о том, что ждет получателя внутри и должен быть оформлен в общем стиле всех компонентов приглашения.
Вся информация, написанная на конверте, должна быть выполнена тем же типом шрифта, что и информация на самом приглашении.
Если приглашения заполняются от руки с помощью каллиграфиста, то он должен сделать надписи и на конвертах.

2. Внутренний конверт
Раньше внутренний конверт вкладывался, чтобы обеспечить большую сохранность корреспонденции, сейчас необходимости в этом нет и он используется как еще один элемент декора приглашения. Например, он может быть выполнен в цвете дополнительном к цвету наружного конверта, сделан из материала другой фактуры или на нем может содержаться какая-то дополнительная информация, которую не выносят на наружный конверт (например, на него может быть нанесен логотип компании, название отдела, какая-то цитата и т.п.).

3. Приглашение
Существуют сотни различных вариантов формы и стиля приглашений, но самое главное, это что и как на них будет написано.
Текст и стиль изложения, в конечном счете, будут определять и все остальные компоненты декора пригласительного.
Следует обратить внимание, что если приглашение имеет вид сложенной пополам карточки, все остальные компоненты пригласительного комплекта вкладываются внутрь приглашения.

4. RSVP-карточка (карточка для ответа, сокращение от французского «просьба ответить»)
Даже приблизительная информация о том, сколько гостей действительно посетят корпоративное мероприятие, свадьбу или открытие бутика, поможет планировать стоимость многих работ.
RSVP-карточки, как правило, содержат или контактную информацию (телефон или e-mail) и просьбу связаться и подтвердить свой приход, или, что встречается значительно реже, это оплаченный почтовый бланк или конверт с адресом, который нужно отправить обратно организаторам мероприятия.

Помимо этой информации RSVP-карточки могут содержать предложение выбора того или иного типа меню, место для комментариев, пожеланий и т.п. Размер RSVP-карточки должен быть меньше, чем размер самого приглашения, но общий стиль пригласительного комплекта распространяется и на RSVP-карточки.

Дополнительные компоненты приглашения
1. Приглашение на официальную часть. Достаточно часто специальные мероприятия состоят из двух частей (например, свадьбы, которые состоят из официальной регистрации и дальнейшей праздничной программы). В этом случае для каждой части мероприятия делается отдельное приглашение и в пригласительный комплект вкладываются либо оба, либо только одно.

2. Схема проезда
Пригласительный этикет рекомендует вкладывать схему проезда к месту проведения мероприятия с указанием возможных мест для парковки.
Если над пригласительным комплектом работает опытный дизайнер и стиль мероприятия позволяет, схема проезда может выглядеть не как распечатка интернет-карты, которая обычно прилагается к рекламе магазинов, а быть дополнена:
рисунками элементов ландшафта,
сеткой параллелей и меридианов,
наложена на фотографию этого района города из космоса, сделанную с высоким разрешением, дополнительными интересными деталями и т.п.

3. Программа мероприятия
К этой составляющей пригласительного комплекта нужно относиться с большим вниманием, т.к. она способна либо сразу вызвать скуку, либо поразить воображение гостей. Ее можно сравнить с мини-презентацией мероприятия, и она должна содержать хронологию мероприятия, указание переходов из помещения в помещение, если это требуется, информацию о награждениях, докладчиках, спонсорах и т.д. и т.п.

4. Карточка с просьбой зарезервировать гостей ту или иную дату
Иногда обстоятельства бывают выше сил организаторов мероприятия. Таких ситуаций нужно всячески избегать, но лучше отправить приглашение без четких обещаний, чем уверить всех в чем-то, а потом отменить мероприятие. В карточке организаторы просят гостей зарезервировать в своем календаре определенную дату или даты, когда вероятнее всего мероприятие состоится, и подтверждают или снимают бронирование даты, как только ситуация станет ясной. Это достаточно редкий вариант для специальных мероприятий и может быть использован только в тех случаях, когда акцент всего мероприятия делается на эксклюзивный приезд какой-то звезды, использование уникальной площадки и т.п.

5. Карточка с указанием интернет-сайта, посвященного мероприятию
Не всю информацию, способную заинтересовать гостей, можно вместить в пригласительный комплект. Для ознакомления с полной и подробной информацией можно в специальной карточке предложить гостям зайти на указанный в ней интернет-сайт. Обычно такая карточка содержит название мероприятия, адрес сайта, адрес электронной почты лица, которое ответственно за коммуникацию с гостями, и краткое перечисление подробностей, с которыми можно ознакомиться на сайте.
Общая рекомендация: ни в коем случае не отправляйте приглашения в электронном виде на e-mail, если только вы не хотите таким экзотическим способом сэкономить на количестве гостей, посетивших мероприятие.