Приказы – упорядочивание и стандартизация процессов в СЭД

Типы приказов
Приказы по личному составу (кадровая и бухгалтерская деятельность):
О поощрении (премия, материальная помощь)
Об исполнении обязанностей
Штатное расписание (утверждение, внесение изменений)
О применении дисциплинарного взыскания
Положение об оплате труда работников (внесение изменений)
Об установлении лимита остатка кассы
Об утверждении графика отпусков
Правила внутреннего трудового распорядка (внесение изменений)
Приказы по административно-хозяйственным вопросам:
О списании основных средств (материальных запасов);
О проведении инвентаризации;
Порядок предоставления и использование мобильной связи
Приказы по основной деятельности:
О комиссии (создание, внесение изменений)
О дополнительных мерах по обеспечению пожарной безопасности
Об утверждении Списка работников, имеющих доступ к служебной информации ограниченного распространения и иной конфиденциальной информации;
О назначении лиц, ответственных за осуществление электронного обмена информацией
Сайт ФКУ
О назначении ответственного за эксплуатацию средств защиты информации в информационно- аналитической системе регулирования на транспорте

Создание карточки приказа инициатором
Инициатор создает карточку приказа на своем рабочем месте в СЭД по кнопке «Создать приказ»

Инициатор заполняет обязательные поля - выделены *.
Остальные поля система заполняет автоматически.
Новое поле «Вид приказа», в зависимости от которого будет формироваться системой дальнейший процесс по приказу.
Список для каждого инициатора индивидуальный, в зависимости в какое подразделение он входит.

После заполнения всех полей система автоматически формирует шаблон приказа. Текст приказа инициатор вводит вручную.
В случае если контроль по приказу требуется, система автоматически формирует строку контроля в шаблоне приказа.

Процессы согласования и исполнения приказов
В зависимости от выбранного вида приказа, система автоматически проставляет участников процесса по приказу:
Обязательные согласующие – если есть этап согласования;
Исполнитель (исполнители);
Обязательные лица для ознакомления;
Контролер – если требуется контроль за исполнением приказа.
Описание маршрутов представлено в приложении - «Приложение 1 Таблица участников процесса по приказам.docx».

Этап подписания приказа – возможность указания ГД контролером приказа
На этапе подписания приказа (при необходимости!!!) ГД (Секретарь ГД) сможет добавить себя в дополнительные контролеры – в таком случае, после исполнения приказ поступит к ГД на подтверждение исполнения.
Прежний контролер (если он был выставлен системой) – не изменится ни в карточке приказа, ни в тексте приказа.

Особый контроль просроченных приказов
Все просроченные приказы должны поступать на особый контроль Романову А.В. в папку «Я контролер».
Романов А.В. должен иметь возможность взять/снять приказ с контроля.

Актуализация статуса приказа

Актуализация статуса приказа инициатором
Приказы по личному составу (кадровая и бухгалтерская деятельность):
Приказы по основной деятельности:
Период актуализации согласован с инициаторами.
В указанный период система автоматически будет отправлять инициатору задание на актуализацию статуса приказа.
НО инициатор может сам выставлять период актуализации – см. слайд 11

Актуализация статуса приказа инициатором
При создании карточки приказа инициатор может указать свой период актуализации статуса приказа – ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода, ежегодно.

Актуализация статуса приказа - Действует
Инициатору в папку «Мои задачи» с установленной периодичностью поступает задание на актуализацию статуса приказа.
Инициатор завершает задание выбрав актуальный статус – Действует/Не действует.

Актуализация статуса приказа – отображение информации в листе истории
В листе истории фиксируется информация о периоде актуализации статуса приказа, а также результат актуализации.

Актуализация статуса приказа – Не действует
При выборе результата «Не действует», инициатору необходимо указать доп. информацию – требуется ли подготовить новый приказ.
Если новый приказ требуется, то инициатор не сможет актуализировать статус текущего приказа до тех пор, пока не будет создан новый приказ.

Актуализация статуса приказа – отображение информации в листе истории
Если приказ уже не действует, в листе истории также будет отображена дополнительная информация по новому приказу – блок «Связанные документы».

Просмотр действующих приказов Генеральным директором
На рабочем месте ГД должна быть настроена папка «Приказы», в которой будут отображаться ТОЛЬКО действующие приказы.
Также в представление папки будет выведены колонки: «Тип приказа», «Тип контрольного срока», в которой будет отображена информация по сроку исполнения приказа.

Исполнение бессрочных приказов – контроль за инициатором (ЗГД)
Инициатор (ЗГД) должен иметь возможность отправить приказ на повторное исполнение (по кнопке «Отправить на исполнение») – с возможностью выбора необходимых исполнителей. После исполнения всеми исполнителями инициатору должно поступать задание на подтверждение исполнения.

Запрос подготовки приказа в рамках поручения ГД
В рамках карточек поручений должна быть создана новая резолюция «Подготовить приказ». Система должна контролировать исполнение данной резолюции в рамках исполнения поручения.