СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД

1.Тактичность
Эффективный кодировщик сообщения
Умение анализировать адресата:
- МЫСЛЕННЫЙ ОБРАЗ
- ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЙ УРОВЕНЬ
- ИНАЯ ЭКСПЕРТИЗА

Обращение к интеллекту читателя
Не пытайтесь произвести впечатление!

Обращение к личности
Тактично написанное письмо обращается к личности, а не к категории.
«Такие люди, как Вы, любят выгодные сделки. Вот почему мы предлагаем нашим покупателям фантастические скидки на …»

Дискриминация по половому признаку
«Когда Вы назначаете встречу с бизнесменом, помните о важности времени.» - «человек»
«Любой служащий будет продвигаться по службе, исходя из своих способностей …» - мн.число
«Любой работник должен каждое утро пробивать …» - «Вы» и «Ваши»

В тактичном сообщении:
Обращаться к интеллекту читателя
Обращаться к личности
Избегать указаний на пол
Стараться не обидеть адресата

2. Позиция «Вы»
Необходимо сосредоточиться на нуждах адресата, а не на своих собственных.
Мы отправили чек по почте. - ?
Я хочу выразить свою благодарность за… - ?

Тональность сообщения
«Компания хочет призвать своих сотрудников принять участие в системе подачи предложений, которую она вводит. В прошлом такая система помогла сэкономить крупные суммы.»

«Работники компании АВС являются ее душой, и руководство внимательно и с энтузиазмом принимает и рассматривает предложения любого работника. Многие предложения, внесенные сотрудниками, помогли сэкономить время и расходы.»

3. ПОЗИТИВНОСТЬ
Эффективные письменные коммуникации имеют позитивный тон.
Негативные слова: нельзя, невозможно, задержка, затруднение, несогласие и т.д.

«Вы забыли приложить чек к Вашему заказу. Таким образом, невозможно выслать Вам товар.» - ?
Мы не сможем встретиться с Вами раньше утра понедельника.
- ?

Как усилить позитивность сообщения?
1.Концепция реверсивных слов
однако, с другой стороны, но ...
2. Правильное размещение информации внутри сообщения
Негативная информация должна находиться в середине сообщения.

4. Энергичность
Действительный залог глаголов способствует «оживлению» предложений
В деловом сообщении каждое предложение и каждый абзац может содержать только одну мысль.
Для изменения ритма следует использовать комбинации разных по структуре предложений.

5.Связность предложения
Четкая логическая связь отдельных мыслей в тексте документа.

Неправильное использование местоимений:
«Они взяли напрокат мебель для своей квартиры, которая стоила $3000».
Висящие конструкции:
«Обработав на калькуляторе, клерк перепроверил свои цифры».

Неправильное использование параллельных конструкций:
Последовательные пункты Ваших рассуждений должны быть представлены в параллельном виде
«Послание Генерального директора сплотит работников вокруг программы, но оно также повлияет на акционеров».

6. Связность параграфов
Использование предложений-шаблонов.
Использование слов-связок (также, кроме того, следовательно, таким образом).
Использование коротких заголовков, передающих основные мысли.
Использование формата списка.

7. ЯСНОСТЬ
Тщательный подбор слов
Введение тематических предложений в каждый абзац
Составление плана сообщения
Отсутствие технических жаргонизмов

8. КРАТКОСТЬ
Как избежать многословных выражений?
Краткость – это способность сказать то, что Вы хотите сказать, используя как можно меньше слов.
«Для принятия решения у нас осталось мало времени».
«Важно сделать так, чтобы все работники прочли справочник компании.»

Как избежать избитых фраз?
Устаревшие общие выражения, потерявшие свое первоначальное значение. Поныне – Сегодня
Нежели - Чем
Ибо - Поскольку
Будьте любезны – ПОЖАЛУЙСТА
Информировать - Рассказать

Как избежать абстрактных слов?
Абстрактные слова вносят свой негативный вклад в письменную информацию.
«Большая часть наших держателей акций проголосовали за новый план».
«Вскоре Вы получите чек на сумму возмещения».

9. ЭЛЕМЕНТЫ УНИФИКАЦИИ
Правильная грамматика – это упаковка, которая помогает «продать» ваши мысли.
Фирменный стиль

10. СООТВЕТСТВИЕ ТЕКСТА АУДИТОРИИ
Индекс туманности сообщения
Q1=100 слов в отрывке
Q2 законч. мыслей – сложноподчиненное предложение – 2 мысли (Q=4)
Средняя длина предложения Q3= Q1:Q2=25
%сложных слов (более 3 слогов)=Qсл.слов:Q1=15:100=15%
Не учитываются: имена собств., составные слова, окончания прошедшего времени и мн.числа
Q3+%сл.слов=25+15=40
40х0,4=16 – ИНДЕКС ТУМАННОСТИ
10-12 – школа
16 – старшие курсы университета

ЗАДАНИЕ
Членам Совета попечителей верится, что новый план будет работать.
Ввиду того, что товар находится у Вас только шесть месяцев, совершенно ясно, что ремонт будет в рамках гарантии.
Из этой политики не может существовать исключений.
Иван был высокий, красивый и в синей шляпе.