Тема 15. Комплексы документов

Содержание
Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений.
Понятие «архив». Ведомственные архивы. Государственные архивы.
Государственный архивный фонд как комплекс документов, принадлежащих государству.
Использование документов архива.

Рекомендуемая литература
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве (ААД): использование архивных документов // Секретарское дело. 2002. №4, 2003. №1.
Алексеева Е.В. и др.ААД: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело. 2002. №1.
Алексеева Е.В. и др. ААД: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения // Секретарское дело. 2003. №4-5-6.
Алексеева Е.В. и др.ААД: организация работы архива // Секретарское дело. 2003. №7-8.
Алексеева Е.В. и др. ААД: внедрение информационных технологий в работу архива // Секретарское дело. 2003. №11-12.
Алексеева Е.В. и др. Доступ к архивным документам // Секретарское дело. 2003. №2.
Алексеева Е.В. и др. Архивный фонд РФ: организация документов по архивам // Делопроизводство. 2002. №2.
Альбрехт Б.В. Организационные и практические вопросы деятельности архива юридического лица // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №2. (www.secretariat.ru)
Митченко О.Ю. Организационная структура государственного и муниципального управления документацией в РФ // Делопроизводство. 2004. №2.

Архив
учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов
(ФЗ №125 от 27 октября 2004)
Архивный фонд
совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Архивный фонд РФ
исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (ФЗ).

Документы архива
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
Документ Архивного фонда РФ - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

В состав Архивного фонда РФ входят
находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения,
в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта РФ, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов.
Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов.

Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение ст.22 ФЗ
1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ - 15 лет;
2) для включенных документов органов госвласти, иных госорганов субъектов РФ и организаций субъектов РФ - 10 лет;
3) для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;
4) для отдельных видов архивных документов:
а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;
б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, хозяйственных книг - 75 лет;
в) проектной документации по капитальному строительству - 20;
г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;
д) патентов на изобретение, полезную модель - 20 лет;
е) научной документации - 15 лет;
ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;
з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные документы, находящиеся в собственности:
общественных объединений и организаций, в том числе профсоюзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, с момента их официальной регистрации;
религиозных объединений и организаций;
негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
физических лиц: документы личного происхождения, фамильные
архивы, коллекции документов.

На практике существуют специфические разновидности ведомственных архивов:
центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения;
центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих НИИ;
объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанных подчиненностью или однотипностью профиля деятельности;
объединенный межведомственный архив, который создается для хранения не только документов по личному составу, но и документов, сроки которых достаточно велики.

Владелец архивных документов - госорган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
Пользователь архивными документами - госорган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Архивная справка
официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле.
составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации, ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию.
составляется на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.
могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Платные услуги архива:
изготовление копий документа:
исполнение запросов генеалогического, историко-биографического, тематического характера;
тематическое выявление документов;
расшифровка трудночитаемых текстов, перевод текстов документов с языка оригинала;
составление комментариев к документам, атрибутирование фотографий (уточнение изображений);
проведение выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.