Управленческое консультирование. Тема 5. Техническое задание консультационной фирме

Тема 5. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ КОНСУЛЬТАЦИОННОЙ ФИРМЕ
5.1. Содержание приглашения к участию в конкурсе
5.2. Технические и финансовые критерии отбора
5.3. Назначение технического задания
5.4. Структура и содержание технического задания

5.1. Содержание приглашения к участию в конкурсе
Клиентная организация должна подготовить для консультационных фирм (консультантов):
приглашение к участию в конкурсе;
техническое задание.
В приглашении (в письменной форме) содержится следующая информация:
срок представления предложения;
кому должно быть направлено предложение;
рабочий язык проекта;
критерии отбора консультационных фирм (консультантов).

5.2. Технические и финансовые критерии отбора
Технические критерии отбора включают в себя:
опыт работы консультационной организации, ее квалификацию;
опыт и навыки персонала;
понимание консультантами проблемы, наличие методологий и четкость подхода к ее решению,
практичность и реализм подхода,
инновационность и творчество,
способность следовать установленному временному графику и план работы.
Финансовые критерии отбора основаны на сравнении расценок: список консультационных организаций (консультантов), приглашенных к участию в конкурсе;
дата проведения совещания по проекту, на которое приглашаются все участники конкурса.

5.3. Назначение технического задания
а) для клиента: сформировать свое видение проблемы и ожидаемые
результаты ее решения;
обеспечить согласование содержания контрактов с консультационной фирмой (консультантом);
б) для консультационной организации (консультанта): понять проблему и
ожидания клиента;
получить необходимую информацию для подготовки предложений,
разработки детального плана работ и
успешного выполнения проекта.

Основные разделы технического задания
ответы на следующие вопросы
Для этого необходимо четко и ясно сформулировать ожидания клиентной организации по позициям
– Почему именно эта консультационная организация (консультант) может принести ощутимый результат?
– Как консультационная фирма (консультант) подтвердит получение пользы от своих услуг?
– Какие конкретно результаты будут получены?
– Когда результаты будут получены?

позиции
общие условия выполнения контракта;
цель контракта и задачи, которые должны быть решены в рамках проекта;
наиболее эффективный подход к выполнению контракта;
объемы и примерный план работ (с точки зрения клиента);
временные рамки и этапы работ (если клиент предполагает какие-либо временные ограничения);
цели проекта и ожидаемые результаты;
персонал, необходимый для выполнения работ;
роль и обязанности консультантов в связи с обязанностями персонала клиентной организации;
требования к отчетности;
контроль за выполнением проекта и его оценка;
примерный бюджет проекта (в человеко-днях).

Единой, стандартной формы технического задания нет
Его содержание определяется характером решаемой проблемы. Обычно техническое задание включает :
1) краткая информация о клиенте;
2) цели проекта;
3) услуги, которые требуются от консультационной организации (консультанта);
4)сроки выполнения проекта;
5) перечень представляемых на конкурс документов, подтверждающих опыт, компетентность фирмы (консультанта);
6) распределение обязанностей между консультантами и клиентной организацией;
7) требования к информации о гонорарах и затратах на проект;
8) контактная персона.

правило
Перед тем как вручить техническое задание консультационным фирмам (консультантам), включенным в окончательный список, необходимо связаться с ними и
узнать о желании и возможности принять участие в конкурсе.
Весьма вероятно, что после этого список кандидатов сократится.

5.4 . Структура и содержание технического задания
1. ВВЕДЕНИЕ
Во введении должно быть в общем виде определено:
– что будет представлять собой проект;
– какие услуги должны быть предоставлены консультационной
организацией (консультантом);
– цели технического задания;
– основные направления проекта.
Введение позволит перейти к описанию клиентной организации и основным задачам проекта.

Структура и содержание ТЗ
2. ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Требуется кратко описать:
отрасль, в которой работает предприятие, и основные тенденции развития отрасли в России;
– краткую историю предприятия;
– территориальное расположение предприятия;
– основные производственные мощности;
– юридический статус и структуру собственности;
– основные виды деятельности (выпускаемая продукция);
– основные рынки;
– клиентурную базу и крупнейших клиентов;
– конкурентов;
– основных поставщиков;
– организационную структуру предприятия (более подробно остановиться
на подразделениях, непосредственно задействованных в проекте);
– кадровую структуру и руководящих работников;
– основные показатели деятельности предприятия (за последние три года);
– социальные фонды;
– риски для окружающей среды;
– инвестиционные планы;
– основные проблемы;
– основные направления оздоровления предприятия;
– меры по оздоровлению, проведенные или проводимые самостоятельно;
– кратко – работы (если были), проводившиеся аудиторскими и
консультационными фирмами на предприятии, с указанием результатов, полученных в ходе их реализации.

Структура и содержание ТЗ
При описании подразделений и систем, на которых будет сконцентрирован проект, необходимо дать
характеристику их руководителей,
указать структуру кадров,
схему и процедуры их взаимодействия,
компьютерное обеспечение,
территориальное расположение и
Другую информацию

Структура и содержание ТЗ 3. ЦЕЛИ
В этом разделе должно быть четко определено:
– чего требуется достичь в результате предполагаемого проекта;
– каким образом этот проект «вписывается» в общую картину оздоровления предприятия;
– какие основные задачи необходимо решить для достижения
поставленных целей;
– почему решение именно этих задач является приоритетным для предприятия.
В этом разделе должно быть указано, что именно предприятие ожидает получить в ходе реализации проекта.

Структура и содержание ТЗ
4. ОБЪЕМ РАБОТ
Указать, какие виды деятельности должны быть реализованы консультантами для достижения поставленных целей и решения задач.
Как правило, проект состоит из следующих этапов:
– диагностика (примерно 30 % общей трудоемкости проекта);
– разработка рекомендаций (примерно 10 % общей трудоемкости проекта);
– реализация проекта (внедрение рекомендаций) (60 % общей трудоемкости проекта).
Предприятие может предусмотреть и дополнительные этапы работ, необходимые для достижения поставленных целей и задач.
Однако сильной детализации проекта не требуется, так как у консультанта должна быть свобода действий: методика и подход к решению одних и тех же задач у различных консалтинговых фирм разные.
Следует четко обозначить, выполнение каких задач в рамках данного проекта могут полностью или частично взять на себя сотрудники предприятия, что позволит уменьшить бюджет проекта, обучать работников в результате совместной деятельности с консультантами.

Структура и содержание ТЗ
5. ТРЕБОВАНИЯ К КОНСУЛЬТАНТАМ
При подготовке технического задания клиентная организация должна определить критерии отбора:
– консультационной фирмы (консультанта);
– специальные требования к команде консультантов (уровень подготовки, опыт работы в данной отрасли, опыт выполнения определенных работ и т. д.).
6. ПЕРЕДАЧА ОПЫТА
Если есть необходимость в передаче опыта реструктуризации сотрудникам предприятия, то это необходимо указать в техническом задании.
Наличие у консультантов соответствующей квалификации по передаче опыта в этом случае будет одним из критериев при оценке технических предложений консультантов.
Если обучение не предполагается как отдельная задача, его можно определить как требование и запланировать соответствующую работу.

Структура и содержание ТЗ
7. ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА
Результатами работ по проекту могут быть различные документы, подготовленные консультантами, и существенные (перспективные) изменения.
Документы – бизнес-планы, инвестиционные планы, разработанные процедуры, пособия, результаты исследований и анализа, различные методические рекомендации, программное обеспечение, разрабатываемое консультантами в ходе проекта.

Краткосрочные изменения (быстрые результаты) – меры, которые консультанты реализуют уже на первых этапах проекта (как правило, это
действия, направленные на устранение очевидных пробелов и
способствующие получению немедленного эффекта).
Существенные изменения – могут быть направлены на создание или совершенствование отдельной функции (отдела, процедуры),
на изменение структуры предприятия (организационной, корпоративной),
разработку и создание условий для осуществления долгосрочной стратегии.
Следствием этих изменений может стать
заключение новых контрактов,
нахождение инвесторов,
получение финансирования и т. д.

Структура и содержание ТЗ
8. ОТЧЕТНОСТЬ И ПРОЦЕДУРЫ УТВЕРЖДЕНИЯ
указать,
кому из сотрудников предприятия консультанты направляют отчеты (Ф.И.О., должность),
определить требования к отчетности,
количество и содержание отчетов,
Сроки их представления,
описать процедуру,
сроки утверждения отчетов, (кто из руководства предприятия их будет утверждать)
кому из руководителей предприятия и сколько экземпляров материалов по проекту представляет консультант.
Для каждого основного документа необходимо предусмотреть краткое его изложение (в отдельном приложении).

Структура и содержание ТЗ
9. УЧАСТИЕ ПЕРСОНАЛА КЛИЕНТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ В ПРОЕКТЕ
В ТЗ должны быть указаны функции конкретных сотрудников предприятия, которые они будут выполнять на каждом этапе консультационного проекта.
Назначить ответственного со стороны клиентной организации, который будет обеспечивать сотрудничество с консультантами, координировать работу по проекту.
В ТЗ необходимо перечислить все сведения и документы, которые клиентная организация предоставит консультантам, оборудование, помощь.
Клиент должен указать, какие услуги ранее оказывались ему другими аудиторскими и консультационными фирмами, кем именно.
ТЗ необходимо дополнить списком имеющихся
данных, указать их точность и место получения копии.