Управление программным обеспечением – необходимый инструмент современного бизнеса

Всероссийское исследование по SAM
Softline впервые провела всероссийское исследование по SAM:
формат – опрос IT-специалистов
респонденты – более 3 000 компаний с парком от 250 до 10 000 ПК
Информация, являющаяся результатом исследования, является собственностью ЗАО «СофтЛайн Трейд» (товарный знак – Softline). Копирование данной информации разрешается только со ссылкой на правообладателя (ЗАО «СофтЛайн Трейд»).

Мы задали несколько вопросов
Знаете ли вы, что такое SAM?
Знакомы ли вы с законодательством, регулирующим вопросы использования ПО?
Проводите ли вы инвентаризацию и учет ПО в вашей компании?
Ведётся ли в вашей компании учёт документов, касающихся ПО, и их хранение?
Существуют ли в Вашей компании документы, в которых описывается жизненный цикл ПО от возникновения необходимости в нём до удаления приложений?

Знаете ли вы, что такое SAM

Знакомы ли вы с законодательством, регулирующим вопросы использования ПО

Проводите ли вы инвентаризацию и учёт ПО

Ведётся ли в вашей компании учёт документов, касающихся ПО, и их хранение?

Существуют ли документы, регулирующие жизненный цикл ПО от возникновения необходимости в нём до удаления?

С какими проблемами сталкиваются пользователи

Что такое SAM? SAM – Software Asset Management

SAM базируется на трёх основных «китах»

Этапы SAM

Инвентаризация используемых программ
Инвентаризация проводится:
Вручную
с помощью специальных программных комплексов

Основные требования при выборе инструмента инвентаризации и управления программными активами:
возможность создания электронной базы документов, подтверждающих легальность ПО;
сканирование не только реестра, но и HDD;
обновляемая база ПО для качественного распознавания установленного и используемого ПО при инвентаризации.
Технический анализ - выбор инструмента инвентаризации и управления

Библиотека ПО
Распознавание ПО
Анализ прав на ПО
Контроль размещение лицензий и ПК
Структура компании
Геолокация ПК
Единое место хранения документов
Управление лицензиями
Ведение единой базы документов
Наглядная отчетность
Кроссплатформенность
Web консоль управления и отчетности
Наш вклад в SCCM

Результаты инвентаризации
В рамах проекта SAM формируется стандарт ПО, разрешенного к использованию, а также специализированный список ПО под разный функционал сотрудников компании
По практике внедрения SAM в компаниях 1000 АРМ после инвентаризации выявляется около 8000 единиц ПО, из которого 55% не требуется для выполнения служебных задач

Один из примеров среди клиентов
98%
45%
Процент лицензионности после инвентаризации:
Процент лицензионности ПО до инвентаризации со слов клиента:
из 1 000 просканированных компьютеров было найдено:

Создание контрактной базы
Идентификация используемого ПО
Softline
Asset Management Module
Верификация лицензионного соответствия
Верификация лицензионного соответствия

Создание базы данных имеющихся лицензий
Необходимо собрать:
Бухгалтерские документы: счёт-фактура, накладная, договор, платежные документы.
Лицензионные соглашения, сертификаты подлинности, ключи продукта, аппаратные ключи.
Носители, документация, коробки.
Где искать:
бухгалтерия, IT-отдел, склад, рабочие места пользователей.
занести информацию в БД:
продукт, количество, дата приобретения, дата истечения, цена, серийный номер и проч. документы.
лицензии можно привязать к конкретным ПКкомпьютерам или группам

Описание бизнес процессов
Базовый набор интегрированных процессов управления программными активами
Процесс передачи ПО
Процесс рассмотрения заявки на ПО
Процесс закупки ПО
Процесс списания ПО
Процесс аудита ПО
Процесс учета ПО
описывающий жизненый цикл ПО в компании

Планирование SAM
Процессы и процедуры жизненного цикла SAM
Инвентаризация и верификация SAM
Операционные процессы SAM
Мониторинг и анализ SAM
Корректирующие меры + план совершенствования SAM
управление изменениями
управление развертыванием
управление закупками
управление инцидентами и проблемами
управление релизами
управление списанием
управление реестром программных активов
соблюдение условий лицензирования ПО
стандарты хранения
стандарты ПО и платформ
финансовое управление
управление контрактами и SLA
управление безопасностью
метрики и KPI
методика оценки рисков
показатели зрелости процессов
Процессы SAM

Мониторинг срока действия контрактов
Знаем когда заканчивается договор, чтобы заранее предпринимать действия к его продлению/изменению
Дополнительные опции лицензионного договора
Знаем все особенности контракта, такие как:
Сколько дистрибутивов мы имеем право хранить
Какие программные продукты мы можем использовать (при покупке пакетов)
Возможность использования в виртуальной среде
Возможность повторного использования лицензии (Desktop+Laptop, etc.)
Техподдержка
Знаем в каком виде мы можем воспользоваться техподдержкой – можем планировать.
Обновление
Условия downgrade/upgrade
Формализация SLA в области SAM
Управление контрактами

Привязываем ПО к ПК
Закрепляем ПК за пользователями
Относим ПО к контракту с указанием всех его особенностей
Точно знаем, какой контракт обеспечивает легальность ПО на указанном ПК, каким образом и какое именно ПО мы можем использовать на указанном ПК по условиям контракта
Управление контрактами

ИТ становится центром прибыли передавая затратную часть другим подразделениям компании (Cost центрам)
источник информации о стоимости
Бюджетирование ориентированное на потребности бизнеса
создаем критерии оценки
формируем списки проверенных поставщиков ИТ
Оценка поставщиков
расчета совокупной стоимости владения активом (TCO)
расчета инвестиций в ПО (ROI)
оценки новых предложений поставщиков/бюджета
Baseline для
Бюджетирование и управление стоимостями контрактов

Финансовая эффективность SAM
Финансовая эффективность SAM

Пример расчета среди реализованных проектов
До
Количество ПК – 1000
Уровень легальности – 60%
Среднегодовой бюджет на ПО – $250 000
Стоимость установленного ПО - $863 на ПК
Уровень эффективности SAM – базовый
Стоимость юридического риска – $ 1 072 817
Стоимость риска перерасхода денежных средств на ПО – $ 81 000
После
Уровень легальности – 95%
Среднегодовой бюджет после проекта – $ 205 200
Затраты на «легализацию» – $268 948
Уровень эффективности SAM – рационализированный
Стоимость юридического риска - $ 296 117
Стоимость риска перерасхода денежных средств на ПО - $16 200

Эффективность разных уровней SAM

Конкурентные преимущества Softline в области SAM
лучшая экспертиза на рынке СНГ в области SAM, ряд законченных проектов в компаниях с парком выше 1000 АРМ;
юристы с многолетней практикой в области интеллектуальной собственности;
компетенции по SAM от различных правообладателей;
финансовые гарантии качества услуг;
соответствие услуг международному
стандарту ISO/IEC 19770-1.
6. возможность полноценного аутсорсинга
SAM.

Кто уже на вершине горы

Обзор проекта в Национальном банке «ТРАСТ»
Масштаб проекта: ~7500 АРМ, 140 городов, 60 регионов
Сроки реализации: 8 месяцев
Аудит программного обеспечения
инвентаризация ПО осуществлена на базе программного комплекса Audit Pro
создана электронная база документов (скан-копии), подтверждающих легальность использования и приобретения ПО.
Юридический аудит документов (договоров, документов, подтверждающих оплату, получение и легальность использования)
исправлены ошибки во всех правоустанавливающих документах
подготовлены нормативные документы и рекомендации
Управление программными активами приведено в полное соответствие с международным стандартом ISO 19770-1
Оптимизированные схемы лицензирования привели к значительному снижению издержек
Сроки окупаемости проекта – май 2010 года (9 месяцев с момента реализации проекта)