Введение в IBM® Rational® Focal Point™ для управления портфелем проектов Сергей Тупчиенко, консультант IBM Rational [email protected]

Обычные вопросы бизнеса
Вы имеете много предложений по проектам?
Имеются ли конфликтующие приоритеты?
Вы имеете ограниченные ресурсы?
Какой оптимальный выбор проектов для портфеля максимизирует отдачу при минимальной стоимости?
Есть ли уверенность, что все что Вы делаете правильно?
Если выбрать один проект вместо этих двух, какой результат мы получим для бизнеса?
Слишком мало / слишком много информации
Правильная информация правильному сотруднику в правильной время

Главные причины неудач проектов
32%
31%
30%
30%
22%
20%
17%
17%
15%
4%
Превышение сроков
Стоимость
Качество
Не соотв. нуждам заказчиков
Неудачный маркетинг
Не точное позиционирование
Плохая дистрибуция
Проблемы с доступностью
Регулирующие ограничения
Другое
Source: AMR Research, 2006
Зона ответственности
менеджера проекта

Как управление портфелем проектов отвечает нуждам заказчиков
Около 50% всего времени проекта тратится на ранних стадиях
25% всех проектов – это победители
80% полученных результатов никогда не используются
Нехватка общения между бизнесом и разработкой
Нет ясной связи между стратегией и разработкой
Поддерживает ранние фазы когда анализ особенно важен
Помогает выявить и сфокусироваться на победителях
Помогает понять какие функции действительно требует бизнес
Обеспечивает взаимодействие в рамках всей организации
Интегрирует потребности бизнеса с проектами и разработкой
Сложно координировать технологич планирование проекта
Поддерживает координацию вместе с System Architect

Тенденции 2009
” PPM эволюционирует и вносит больший порядок в принятие решений на уровне бизнеса. Сложные системы управления портфелем проектов, которые предлагают средства взаимодействия, поддержку бизнес процессов, возможность создания отчетов и средства управления будут востребованы в 2009” – Baseline.com
” Назад к основам для успешного управления портфелем проектов. 2009 будет критичным временем для обеспечения успеха проектов. Менеджеры проектов будут увеличивать акцент на основах, использовать подход первые-вещи-первые и использовать основы, такие как получение и поддержка обязательств при исполнении; поиск пробелов в aсоответствии организационной стратегии и проектов; выбор проектов; и эффективный процесс измерения с использованием существующих ресурсов для увеличения успехов проекта.” - ESI International

Требования заказчика – реальный пример
Все предложения по проектам должны иметь одинаковый шаблон с фокусом на бизнесе, а не на технологиях
Все предложения по проектам должны быть в единой базе данных
Должна быть возможность анализа всей информации по проектам в нескольких измерениях
Быстрый и эффективный ответ на все предложения по проектам, обоснованный измерениями
Портфель проектов должен следовать бизнес правилам
Поддержка рабочего процесса
Правильная информация правильному пользователю в правильное время
Приоритезация и анализ баланса
Поддержка выявления ценностей
Возможность поиска «узкого места» в процессе

От хаоса к порядку
Концентрация информации для достижения успеха
Repository
Заказчики
Менеджеры проектов
Отдел продаж
Маркетинг
Разработчики

Импорт имеющейся информации
Импорт из Excel
Импорт из инструментов, поддерживающих CSV формат
Мапирование информации
в атрибуты Focal Point
Быстрый старт

Репозиторий информации портфеля проектов
Избежание хаоса из таблиц, документов и email
Стандартизация запроса на новый проект
Легкие ответы на такие вопросы, как:
Какие проекты запущены?
Какие новые проекты рассматриваются?
Кто запрашивает проект и почему?

Процесс управления портфелем проектов
Предложение
Назначение
Соответствие
Приоритезация
Выполнние
Оценка результата
Отложенные предложения
Релевантное предложение проекта
Отклоненные
Предложение соответствует бизнесу, стратегии и архитектуре предприятия
Финансовое подтверждение для включения в портфель
Есть возможность выполнить?
Отложенные проекты
Периодический обзор
Предложение извлекается из бизнеса/ИТ/ и др. источников

Каждой роли – своя панель управления
Конфигурирование панелей управления – каждый видит то, что ему нужно (можно) видеть.
Панели интерактивны – можно детально
рассмотреть каждый элемент контента.

Управление проектами - контроль исполнения
on-line мониторинг, метрики
Отображение любой статусной и
метрической информации
Подстройка панели
управления под себя:
кастомизация вида
домашней страницы для каждой роли
Текущий контроль за
выполнением релиза
в реальном времени:
- Ранее обнаружение
проблем
- Повышение
предсказуемости
результатов

Приоритизация и визуализация информации
Оценить влияние всех возможных факторов (рынок, конкуренты, затраты...)
Выбрать ЧТО будете делать среди того, что МОЖНО сделать (реализации нужных требований)
Повысить коэффициент значимости вашего продукта (системы, релиза...) по отношению к стоимости его разработки
Никто не может сказать точно что именно нужно сделать без детального расчета
Значимость для бизнеса
против времени/ресурсов для производства

Где можно сэкономить и какую экономию это принесет?
Существуют ли другие возможности?
Укладывается ли это в бюджет ?
Как все это взаимосвязано?
Визуальный анализ:
Затраты – Экономия - Доход

Визуальный анализ:
Затраты - Риск – Соответствие стратегии
Поиск компромисса:
стоимость реализации против получаемого преимущества
Возможность подключения других критериев для отображения
более полной картины

Оценка и приоритезация проектов
Оценить новый проект на соответствие стратегическим целям
Приоритезировать проекты по ожидаемым значениям, дающим вклад в достижение цели
Визуализация компромисса значение-стоимость-риск

Прозрачность всего портфеля проектов
Взгляд на весь портфель проектов, анализ нюансов конкретного проекта
Анализ портфеля проектов с разных
точек зрения (учет множественных факторов)

Прозрачность в определении лучших проектов
Заказчики или лица, принимающие решения, вместе с другими голосуют
за ценность каждой конкретной характеристики или конкретного проекта
Focal Point лишь обобщает результаты голосования и визуализирует
отчет о свойствах проекта-победителя.

Попарное сравнение – одна из возможностей
Субъективная расстановка приоритетов – оценка мнений разных
специалистов из разных источников – отделы разработки, маркетинга,
продаж, заказчики, рынок, пользователи
Объективная расстановка приоритетов – четкая количественная оценка

Приоритезация и визуализация:
Затраты против преимуществ
При лимите бюджета
- реализация какого проекта дает
наибольший эффект
Выбор наиболее
приоритетных
направлений
стратегии

Визуальный анализ:
Анализ конкурирующих портфелей проектов
Информация доступная для понимания и анализа
Анализ нескольких портфелей проектов по множественным критериям
Выбор наиболее приоритетных направлений вашей стратегии

Визуальный анализ:
Анализ рынка
Сбор информации о рынке из различных источников и в разных форматах
Анализ рынка с точки зрения вашей позиции в нем и бизнес-целей компании
Выбор сектора рынка, наиболее удобного для вашей деятельности

Взвешенный подход
Оценка рисков
Рыночные риски
Технологические риски
Бизнес риски

Мониторинг и обзор портфеля
Обзор состояния портфеля в реальном времени
Снижает необходимость в отчетности
Быстрая смена приоритета или отмена неудачного проекта для снижения потерь
Максимизация выгоды портфеля для бизнеса в отношении к затратам

История заказчика
О компании:
Штаб квартира в Стокгольме, одна из крупнейших банковских групп в Скандинавии с общим количеством частных клиентов более 9 млн и корпоративных клиентов 500,000
Инициативы бизнеса:
Улучшить качество принятия решений
Измерять ценность решений
Максимизировать ROI
Решение:
Swedbank выбрал Telelogic Focal Point для интегрированного подхода для поддержки сбора, просмотра, анализа информации о проектах и усиления качества принятия решений
“Мы использовали наиболее популярный инструмент на сегодняшний день, и Focal Point научил нас делать выбор не только основываясь на административном подходе, но так же и фокусируясь на ценностях и на принятии решения”
Bertil Lundberg, Senior VP, IT Control
Swedbank

Критерий успеха
Стратегия организации должна быть основой для управления портфелем проектов
Решения должны основываться на целевых оговоренных критериях
Как количественные, так и качественные факторы должны быть включены в обзор портфеля проектов
Создать метрики и основы в нескольких измерениях для принятия решений
Бизнес процесс должен быть гибким для управления изменениями в проектах, стратегии и требованиях бизнеса
Высокое вовлечение исполнителей
Реализация управления портфелем проектов должна производиться при взаимодействии со всеми заинтересованными сторонами
Прерывать «плохие» проекты «вчера»

Слово заказчикам...
«...теперь у нас есть возможность приоритезировать потребности наших заказчиков, которые видимы и понимаемы внутри всей организации. В результате мы имеем возможность создавать продукты нужного назначения, в запланированные сроки и с меньшими издержками, чем ранее. И все эти революционные преобразования стали нам доступны менее, чем через год»
Adrian Leufvén, VP Marketing, Enea Embedded Technology
«Выпуск продукта всего лишь на неделю раньше может принести нам миллионые прибыли. Используя Focal Point, мы имеем возможность быстро принимать правильные, взвешенные и оперативные решения в любой фазе цикла разработки»
Stefan Munther, Sony Ericsson

... и добиться таких же успехов:
Время планирования релизов сократилось с трех недель до 4-5 часов