Роль секретаря в системе управления, правовые основы его деятельности

Содержание

Слайд 2

Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без

Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без
секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

Слайд 3

Международный профессиональный клуб секретарей (ProfessionalSecretariesInternational) дал следующее определение современному секретарю: "Это инициативный

Международный профессиональный клуб секретарей (ProfessionalSecretariesInternational) дал следующее определение современному секретарю: "Это инициативный
и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя".

Слайд 4

Оператор на телефоне в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяет

Оператор на телефоне в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяет
с нужными абонентами. Секретарь на телефоне принимает телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки о номенклатуре товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по поручению руководителя связывается по телефону с собственными сотрудниками и представителями сторонних организаций. Технический секретарь работает с оргтехникой. Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором и диспетчером работы офиса.

Слайд 5

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда
РФ от 21 августа 1998 г. № 37) должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

Слайд 6

Как известно, секретарь и референт - достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь

Как известно, секретарь и референт - достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь
руководителя организации - это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт - это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Слайд 7

Слово "секретарь" происходит от латинского слова secret ("секрет, тайна"), а слово "референт"

Слово "секретарь" происходит от латинского слова secret ("секрет, тайна"), а слово "референт"
означает "человек, сообщающий что-либо". Происхождение названия "секретарь-референт" отчасти объясняет роль и значение секретаря в структуре управления. Секретарь-референт - это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Слайд 8

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и
многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы: - функции по документационному обеспечению управления; - функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Слайд 9

Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному

Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному
обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь-референт является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции.

Слайд 10

Сегодня секретаря-референта руководителя не только часто называют "правой рукой" руководителя, но и

Сегодня секретаря-референта руководителя не только часто называют "правой рукой" руководителя, но и
сравнивают с "центральной нервной системой" фирмы, что лишний раз подчеркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.

Слайд 11

Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как

Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как
документные или бездокументные. К референтской составляющей прежде всего относятся: - просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы, - поиск и обработка необходимой руководителю информации, - знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

Слайд 12

Объем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу

Объем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу
с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

Слайд 13

Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря-референта

Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря-референта
входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

Слайд 14

В небольших коммерческих организациях секретарь-референт, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой

В небольших коммерческих организациях секретарь-референт, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой
и хозяйственными службами. При отсутствии должностей руководителей этих служб он иногда непосредственно координирует деятельность этих подразделений. Часто секретарям-референтам передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений). В отдельных малых фирмах обязанности секретаря-референта сближаются с обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.

Слайд 15

Значение секретарей-референтов в структуре управления неуклонно повышается. По данным журнала "Профиль" сегодня

Значение секретарей-референтов в структуре управления неуклонно повышается. По данным журнала "Профиль" сегодня
секретарь-референт входит в число двадцати самых популярных профессий. Причем по степени престижности и перспективам на ближайшие пять лет эта профессия получила максимальную оценку. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в крупных городах) делают эту профессию достаточно привлекательной. Спрос на профессиональных секретарей-референтов держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.

Слайд 16

Надо отметить, что в США и странах Западной Европы работа дипломированного секретаря

Надо отметить, что в США и странах Западной Европы работа дипломированного секретаря
давно считается достаточно уважаемой и соответственно оплачивается. Обучение секретарей производится в специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный экзамен на звание профессионального секретаря, без сдачи которого невозможно рассчитывать на высокую секретарскую должность.

Слайд 17

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику: - большое разнообразие задач со

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику: - большое разнообразие задач
значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.; - весьма насыщенный рабочий день; - необходимость выполнять параллельно несколько работ; - постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня; - особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Слайд 18

Профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю-референту, можно условно разделить на три

Профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю-референту, можно условно разделить на три
группы: 1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом. Секретарь-референт должен знать: - нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления, - основные принципы организации документооборота, - основы архивного дела, - основные прикладные программы, - русский язык, - один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

Слайд 19

На основе этих знаний секретарь должен уметь: - составлять и оформлять основные виды

На основе этих знаний секретарь должен уметь: - составлять и оформлять основные
и разновидности управленческих документов; - рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив; - находить, систематизировать и хранить информацию; - пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

Слайд 20

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации: - правила

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации: -
ведения деловой беседы; - принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок; - современные средства связи; - основы профессиональной этики. На основе этих знаний секретарь должен уметь: - вести деловые беседы и телефонные переговоры; - организовать совещания, презентации, служебные поездки; - пользоваться современными средствами связи; - организовать прием посетителей; - планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

Слайд 21

3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и

3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и
внешними связями: - принципы организации управленческого труда, правовые основы управления; - основы административного, трудового и хозяйственного права; - правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

Слайд 22

Ученому секретарю необходимо знать: - научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники; -

Ученому секретарю необходимо знать: - научные проблемы соответствующей области знаний, науки и
направления развития экономики в конкретной сфере деятельности учреждения; - отечественные и зарубежные достижения в аналогичной области знаний; - установленный порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование; - действующее законодательство, регулирующее защиту авторских прав и патентов; - методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками и др.