Электронное согласование договора

Определения
Куратор договора - должностное лицо организаций Группы компаний «Альянс-Авто», выступающие с инициативой заключения договора и/или подписания соглашений, изменяющих или прекращающих такие договоры, а также ответственное за подписание оригинала договора сторонами договора, за сохранность оригинала и передачу его в Юридическую службу ООО «Альянс-Авто».
Согласующее лицо - должностное лицо, осуществляющее согласование договора в пределах своей компетенции, в целях обеспечения корректности договора, соблюдения экономических интересов организации и соблюдения законодательства РФ.
Контрагент (корреспондент) - одна из сторон договора. Контрагент, с которым заключается договор должен предоставить скан-копии учредительных документов.
Организации ГК «Альянс-Авто» - ООО «Альянс-Авто» и организации, находящиеся под управлением ООО «Альянс-Авто» на основании договоров о передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества с ограниченной ответственностью управляющей организации.

ВНИМАНИЕ!
Программа электронного согласования договоров работает только через интернет-браузер Mozilla Firefox! (через другие браузеры могут возникать ошибки!)
Для входа в программу в поисковой строке браузера наберите http://doc.dialavto.ru/.
Откроется окно, в котором нужно выбрать имя пользователя и ввести пароль.
Если пользователь не существует или Вы не знаете пароль – обратиться к руководителю ИТ-службы.

Начало процесса. Действия куратора
1. Зайти в программу. Открыть вкладку внутренние документы. Нажать кнопку «создать».

Начало процесса. Действия куратора
2. Заполнить карточку договора:
Выбрать в папке договоров папку организации ГК «Альянс-Авто», заключающей договор, также выбрать данную организацию ГК «Альянс-Авто» в поле «Организация». Эти поля должны совпадать. К примеру – папка «Договоры ООО «Диал-Авто» и организация ООО «Диал-Авто».
В разделе «Корреспонденты» выбрать своего корреспондента или ввести его данные и прикрепить сканы учредительных документов: устав, Выписка из ЕГРЮЛ (не старше 1 месяца даты заключения договора), ИНН, ОГРН, приказ о назначении директора и доверенность на подписывающего, если подписантом является доверенное лицо, а в случае, если деятельность контрагента подлежит лицензированию (аккредитации, сертификации) – соответствующий документ о праве осуществления данного вида деятельности. Учредительные документы следует прикреплять только в присоединенные файлы контрагента в разделе «Корреспонденты».
В разделе «Корреспонденты» при создании контрагента, его необходимо отнести в группу контрагентов, исходя из классификации договоров, к примеру, договор подряда входит в «Контрагенты (договоры подряда)– Договоры подряда».

Начало процесса. Действия куратора.
Обязательное для заполнения поле «Классификация договора». В правой стороне карточки, из раскрывающегося списка необходимо выбрать соответствующую договору классификацию – к примеру лицензионный договор на программное обеспечение относится к Лицензионным договорам.
Обязательное для заполнения поле «Ключевое слово». К примеру, в договоре на оказание рекламных услуг ключевым словом будет являться слово Реклама, которое необходимо указать.
3. Прикрепить вордовский файл с договором и все необходимые документы в закладке «Файлы». Все документы, прикрепленные в файлах должны иметь корректное название. Если это смета – то Смета к договору подряда. Не допускается сокращенные и безымянные файлы jpg и pdf .
4. На закладке «Рабочая группа» добавить ФИО сотрудников, которые смогут работать с договором – главный бухгалтер, генеральный директор/руководитель проекта, руководитель службы и т.д. В рабочую группу добавляются все специалисты, которые входят в согласование.
5. Запустить процесс электронного согласования – нажав на кнопку «создать на основании» и выбрать там «процесс», затем «согласование».

Сканы учредительных документов контрагента должны подгружаться к карточке контрагента - в поле Корреспондент. Для этого нажать значок «Лупа» в созданном контрагенте, и в раскрывающемся окне присоединить скан-копии учредительных документов.

Начало процесса. Действия куратора
6. В окне «согласование» нажимая на кнопку «подобрать» – выбрать согласующих лиц ТОЛЬКО в строгой очередности, а именно:
1. Главный бухгалтер соответствующей организации ГК «Альянс-Авто».
2. Руководитель Службы безопасности.
3. Руководитель Юридической службы.
Если необходимо поставить другую службу для согласования, то данную службу выбираете первой, а затем выбираете указанные службы согласно очередности.
Если сумма договора превышает 100 тыс. рублей в согласование необходимо добавлять финансового директора, тогда порядок согласования будет следующий:
1. Главный бухгалтер соответствующей организации ГК «Альянс-Авто».
2. Руководитель Службы безопасности.
3. Финансовый директор.
4. Руководитель Юридической службы.
Инвестиционно – строительные договоры и договоры подряда должны пройти согласование специалистов в следующей очередности:
руководитель Службы технического развития, главный бухгалтер организации ГК «Альянс-Авто», руководитель Службы безопасности, финансовый директор, руководитель юридической службы.
7. Определить порядок согласования – направить «по очереди»
8. Запустить согласование, нажав кнопку «стартовать и закрыть»

Работа согласующего
1. На электронную почту согласующего придет уведомление о необходимости согласовать договор.
2. Согласующее лицо заходит в программу, открывает рабочий стол и видит «задачи мне» - «согласовать договор». Чтобы увидеть карточку договора, необходимо в крайнем правом поле открыть карточку договора. Карточка договора может содержать большее количество файлов, чем отображает окошко для согласования.

Работа согласующего
3. Открыть задачу, щелкнув на ней дважды.
4. В окне согласования справа вы увидите карточку договора и приложенный файл. Просмотреть все прикрепленные файлы договора можно щелкнув по карточке договора дважды. Карточка договора может содержать большее количество файлов, чем отображает окошко для согласования.
5. Вы читаете файл, но корректировать его вы не сможете.
6.Все свои замечания вы должны указать в окне «комментарии» и затем выбрать свое решение «согласовано», «согласовано с замечаниями» или «не согласовано».
7. Затем, нажать кнопку «записать и закрыть».

Работа куратора
1. После того как все согласующие лица выполнят процесс согласования, куратору придет уведомление на электронную почту «ознакомиться с результатами согласования».
2. Куратор открывает программу и на рабочем столе в разделе «мои задачи» видит задачу «ознакомиться».
3. Щелкнув дважды по задаче откроется окно с результатами согласования. Куратор распечатывает лист согласования, распечатывает договор и относит на подпись.
4.Если договор не согласован, то куратор вносит корректировки, либо прилагает недостающие документы и повторно запускает процесс согласования.
5. Если договор не согласован, повторное согласование куратор оформляет в этой же карточке договора, не создавая новую карточку.
6. Для завершения процесса согласования куратор нажимает кнопку «ознакомился», только в том случае (!), если его удовлетворяет результат пройденного электронного согласования. Если требуется, в замечаниях не согласующего специалиста создать протокол разногласий, либо приложить учредительные документы, то повторить согласование с учетом замечаний.
Куратор не должен задерживать Ознакомление с результатами согласования, если договор распечатан и подписан и нажать кнопку Ознакомиться с результатами согласования, если он завершает согласование по данному договору.
7. Если договор согласован, на согласовании, не согласован, но не подписан и не будет подписываться (контрагентом или дилерским центром) куратор направляет в Юридическую службу служебную записку о постановке договора на удаление.
8. Если договор согласован, но в ближайшее время подписываться не будет, он также ставится Юридической службой на удаление (до дальнейшего принятия решения о подписании) на основании соответствующей служебной записки куратора.

При повторе согласования в этой же карточке возможен вариант, когда не согласующее лицо не первое в списке согласования. В этом случае удалить уже согласовавших лиц можно красным крестиком в панели кнопок «Повторить. Добавить». Повтор согласования осуществляется только при исправлении замечаний в этой же карточке договора.

Действия куратора.
После того как куратор распечатает договор и лист согласования, он передает договор на подпись Генеральному директору/ руководителю проекта.
Разовые договоры подряда, услуг и т.д., сумма которых не превышает 10 тыс. рублей, не требуют согласования, подписываются у контрагента и генерального директора/руководителя проекта.
ВНИМАНИЕ! Если договор согласовывался несколько раз, то кроме листа согласования куратор должен распечатать «Историю согласований» и вместе с листом согласования приложить к договору!!! (см. след. слайд)
После подписания договора Генеральным директором /руководителем проекта и контрагентом, куратор должен передать оригинал договора на бумажном носителе в Юридическую службу по акту приема-передачи.
Запросить скан-копию или оригинал договора, зарегистрированного в документообороте и заархивированного в папке договоров дилерского центра, куратор может у Заведующего архивом Служб безопасности на основании заказ-требования в соответствии с Регламентом архива.

Печать листа согласования
Печать истории согласований