Электронный документооборот

Термины
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ
Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах
Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель

Термины
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ
Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств
Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов
Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления

Термины
Документооборот – это жизненный цикл документа начиная с момента создания или получения и заканчивая его исполнением и отправкой в архив
Электронный документооборот – это информационная система обеспечивающая жизненный цикл электронных документов и предоставляющая методы: создания, обработки, хранения, поиска, передачи и архивирования таких документов

Реквизиты документа
Виза
Подпись
Отметка об электронной подписи
Печать
Отметка об исполнителе
Отметка о заверении копии
Отметка о поступлении документа
Резолюция
Отметка о контроле
Отметка о направлении документа в дело
Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
Место составления (издания) документа
Гриф ограничения доступа к документу
Адресат
Гриф утверждения документа
Заголовок к тексту
Текст документа
Отметка о приложении
Гриф согласования документа
Герб
Эмблема
Товарный знак
Код формы документа
Наименование организации - автора документа
Наименование структурного подразделения - автора документа
Наименование должности лица - автора документа
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа

Виды электронного документооборота
Производственный документооборот
Управленческий документооборот
Архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота)
Кадровый документооборот (процедуры кадрового учета)
Бухгалтерский документооборот
Складской документооборот
Секретное и конфиденциальное делопроизводство
Технический и технологический документооборот

Преимущества электронного документооборота
Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве
Сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур
Единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.)
Сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов
Быстрое подписания документов;
Возможность круглосуточно в режиме онлайн осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;
Быстрый поиск документов.

Задачи систем электронного документооборота
Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях
Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности
Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности)
Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля
Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации
Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива

Основные функции системы электронного документооборота
Регистрация документов
Контроль исполнения документов
Контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами
Создание и редактирование реквизитов документов
Формирование отчетов по документообороту предприятия
Импорт документов из файловой системы и Интернета
Создание документа прямо из системы на основе шаблона
Работа с версиями документа, сложными многокомпонентными документами, вложениями
Электронное распространение документов
Работа с документами в папках
Получение документов посредством сканирования и распознавания
Уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов

Технология организации электронного документооборота
Канал передачи данных
База данных
Сервер СЭД
Автоматизированное рабочее место
Документ
Персонал
СЭД
Мобильный
телефон

Технология организации электронного документооборота
Сервер СЭД:
Локальный
Облачный
База данных:
Amazon Aurora
PostgreSQL
MySQL
MariaDB
ORACLE
Microsoft SQL Server
СЭД:
Directum
Elma
Docsvision
Дело
Тезис
1С: Докуметооборот
Microsoft SharePoint
DirectumRX
NauDoc
Visary
Приложение для персонала:
Прикладное
Мобильное приложение
Веб-приложение

Защиты информации
Угрозы:
Внутренние (случайные, преднамеренные)
Внешние (случайные, преднамеренные)
Основные угрозы для документа:
Копирование
Изменение
Удаление
Порча
Внутренние
угрозы
Внешние
угрозы

Комплексный подход к защите информации
Механизмы защиты информации систем электронного документооборота (СЭД) реализуются на принципах комплексного подхода к организации защиты и учитывают разнообразие возможные угроз информационной безопасности СЭД

Золотой баланс в защите информации
Дороже
Дешевле

Защищенная СЭД
Для электронного документа должно обеспечиваться:
Сохранность
Подлинность
Безопасный доступ
Протоколирование действий
Объекты защиты в СЭД:
Аппаратное обеспечение - СВТ, серверы, элементы ЛВС и сетевое оборудование
Системные файлы, файлы базы данных при их обработке
Электронные документы

Управление документами
Жизненный цикл документа:
Создание и редактирование
Движение
Задача
Мониторинг
Архивное хранение

Управление документами:
создание и редактирование
Создаваемый в СЭД документ приобретает индивидуальную карточку учета, которая не может быть изменена или удалена. Только после сохранения документа в базе данных, его можно редактировать.
Входящий
документ
Сканированный
документ
Новый
документ

Управление документами:
движение
Документ направляется в работу к пользователям системы, которые могут проводить широкий спектр операций, таких как согласование, подпись, редактирование, ознакомление и др.

Управление документами:
Задача
Закрепление определенных задач за документом: обязывает ответственных лиц к строгому исполнению поручений в поставленный срок. Этот этап жизненного цикла должен обеспечиваться подсистемой контроля за выполнением задачи.

Управление документами:
мониторинг
Набор действий, обеспечивающих контроль над состоянием документа. Пользователь с соответствующими привилегиями должен в любой момент времени знать, в каком состоянии находится документ: редактируется, на подписи, на утверждении и т.д. Сюда же следует отнести функции подсистемы контроля за выполнением задачи.

Управление документами:
архивное хранение
Отработавшие все необходимые этапы документы перемещаются в электронный архив, где обеспечиваются функции хранения, поиска и доступа к документу в том случае, если он «может понадобиться» в дальнейшем.

Электронно-цифровая подпись
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"
Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию
Сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи

Электронно-цифровая подпись
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"
Ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи
Ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи
Удостоверяющий центр - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей
Средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи

Виды электронно-цифровой подписи
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"
Простая электронная подпись
Неквалифицированная электронная подпись
Квалифицированная электронная подпись

Простая электронная подпись
Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Примеры:
Коды доступа из СМС
Коды на скретч-картах
Пары “логин-пароль” в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте
Другое

Неквалифицированная электронная подпись
Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:
Получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи
Позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ
Позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания
Создается с использованием средств электронной подписи
Сама по себе усиленная неквалифицированная подпись — это не аналог собственноручной подписи. Она означает, что документ был подписан конкретным лицом и с тех пор не менялся. Но действует такая подпись обычно только совместно с соглашением о признании ее собственноручной. Правда, не везде, а только в документообороте с тем ведомством (организацией), с которым подписано такое соглашение.

Квалифицированная электронная подпись
Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
Ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
Для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.
Для формирования используются средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ РФ. Выдать такую подпись может только удостоверяющий центр, имеющий аккредитацию в Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Гарантом подлинности в этом случае становится квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, который предоставляет такой центр.

Квалифицированная электронная подпись
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Электронно-цифровая подпись:
подходы шифрования
Для генерации ключей существует два подхода шифрования:
Симметричное – состоит из одного ключа
Асимметричное – состоит из пары ключей, открытого и закрытого

Электронно-цифровая подпись:
симметричный подход
Для подписи и проверки используется один ключ, из чего следует что после использования ключ компрометируется и необходимо генерировать новый ключ
Данные
Шифрование
Зашифрованные данные
Ключ
Зашифрованные данные
Данные
Ключ
Расшифровка
Подписание
Проверка

Электронно-цифровая подпись:
асимметричный подход
В асимметричном шифровании используется пара ключей (открытый и закрытый)
Закрытый ключ используется для подписания документа и находится только у владельца
Открытый ключ используется для проверки подписи и может свободно передаваться
При использовании открытого ключа закрытый ключ не компрометируется, так как из открытого ключе нельзя вычислить закрытый ключ.

Электронно-цифровая подпись:
асимметричный подход, подписание
Документ
Хэш-функция
9b237c346ffd07b5
Закрытый ключ
Шифрование
Хэш
Подпись
Сертификат
Документ
Подписанный документ

Электронно-цифровая подпись:
асимметричный подход, проверка
Подпись
Сертификат
Документ
Подписанный документ
Документ
Хэш-функция
9b237c346ffd07b5
Подпись
Расшифровка
Открытый ключ
9b237c346ffd07b5
Хэш
Хэш
Если равенство соблюдается, подпись верна

Электронно-цифровая подпись:
алгоритмы шифрования
Симметричные:
ГОСТ 28147-89
AES
Blowfish
CAST
DES
Асимметричные
ГОСТ Р 34.12-2015
RSA
El-Gamal

Электронно-цифровая подпись:
хэш-функция
Это математический алгоритм, преобразовывающий произвольный массив данных в состоящую из букв и цифр строку фиксированной длины. Причем при условии использования того же типа хэша длина эта будет оставаться неизменной, вне зависимости от объема вводных данных.
Криптостойкой хэш-функция может быть только в том случае, если выполняются главные требования: стойкость к восстановлению хэшируемых данных и стойкость к коллизиям, то есть образованию из двух разных массивов данных двух одинаковых значений хэша.
Интересно, что под данные требования формально не подпадает ни один из существующих алгоритмов, поскольку нахождение обратного хэшу значения — вопрос лишь вычислительных мощностей. По факту же в случае с некоторыми особо продвинутыми алгоритмами этот процесс может занимать чудовищно много времени.
Алгоритмы хэширования: MD5, SHA1, SHA256, SHA384, SHA512, RIPE MD160

Электронно-цифровая подпись:
хэш-функция
Используема хэш-функция: sha-1

Системы счисления

Электронно-цифровая подпись:
единицы измерения количества информации
Бит = наименьшая единица измерения, может принимать значение: 0 или 1
Байт = 8 бит
Мегабайт = 1024 байт
Гигабайт = 1024 мегабайт
Терабайт = 1024 мегабайт

Электронно-цифровая подпись:
сертификат
Основное назначение сертификата ключа проверки электронной подписи — это подтверждение того, что электронная подпись принадлежит какому-то определенному лицу, так называемому владельцу электронной подписи
Сертификат ключа проверки электронной подписи должен содержать следующую информацию:
уникальный номер сертификата ключа проверки электронной подписи, даты начала и окончания срока действия такого сертификата
фамилия, имя и отчество (если имеется) - для физических лиц, наименование и место нахождения - для юридических лиц или иная информация, позволяющая идентифицировать владельца сертификата ключа проверки электронной подписи
уникальный ключ проверки электронной подписи
наименование используемого средства электронной подписи и (или) стандарты, требованиям которых соответствуют ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи
наименование удостоверяющего центра, который выдал сертификат ключа проверки электронной подписи

Электронно-цифровая подпись:
пример сертификата

Электронно-цифровая подпись:
ГОСТЫ

Конфиденциальная информация
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ
Конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя
Обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам
Доступ к информации - возможность получения информации и ее использования
Предоставление информации - действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц
Распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц

Что относится к конфиденциальной информации
Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти
Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен
Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен
Государственная тайна

Проведении совещаний
Этапы:

Проведении совещаний: Подготовка
В процессе подготовки конфиденциального совещания составляются программа проведения совещания, повестка дня, информационные материалы, проекты решений и список участников совещания по каждому вопросу повестки дня
Планирование мероприятий по защите информации проводится заблаговременно до начала совещания и включает выработку конкретных мер, определение ответственных за их реализацию должностных лиц (структурных подразделений), а также сроков их осуществления. При планировании совещания предусматривается такая очередность рассмотрения вопросов, при которой будет исключено участие в их обсуждении лиц, не имеющих к ним прямого отношения.

Проведении совещаний: Подготовка
Конфиденциальное совещание организуется в специальном (выделенном) помещении, удовлетворяющее всем требования для проведения в нем подобного мероприятия и, следовательно, оборудованном средствами технической защиты информации. Доступ в такие помещения сотрудников организации и представителей других организаций разрешается руководителем службы безопасности и контролируется сотрудником этой службы.

Проведении совещаний: Подготовка
Перед началом конфиденциального совещания сотрудник службы безопасности обязан убедиться в отсутствии в помещении аудио-записывающих и видеозаписывающих или передающих устройств и качественной работе средств технической защиты на всех возможных каналах утечки информации. Помещение должно быть оборудовано кондиционером, т.к. открытие окон, дверей в ходе совещания не допускается. Окна закрываются светонепроницаемыми шторами, входная дверь оборудуется сигналом, оповещающим о ее неплотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно иметь двойную дверь (тамбур) или зашторивать двери звукопоглощающей тканью.
Проведение совещания в неприспособленных и необорудованных соответствующим образом помещениях организации (кроме кабинета первого руководителя) не разрешается.

Проведении совещаний: Подготовка
Участникам конфиденциального совещания независимо от занимаемой должности и статуса на совещании не разрешается:
вносить в помещение, в котором проводится совещание, фотоаппаратуру, видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, в том числе плееры, радиоприемники, радиотелефоны и другую аппаратуру, пользоваться ею
делать выписки из документов, используемых при решении вопросов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа
обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования
информировать о совещании (вопросах повестки дня, составе участников, времени и месте проведения, ходе обсуждения вопросов, содержании решений и т. п.) любых лиц, не связанных с проведением данного совещания, в том числе сотрудников фирмы

Проведении совещаний: Проведение
При открытии совещания целесообразно, чтобы организовавший его руководитель напомнил участникам о необходимости сохранения производственной и коммерческой тайны, уточнил, какие конкретные сведения являются конфиденциальными на данном совещании.
Перед началом обсуждения каждого вопроса состав присутствующих корректируется. Нахождение (ожидание) в помещении лиц, в том числе сотрудников данной организации, не имеющих отношения к обсуждаемому вопросу, не разрешается.

Проведении совещаний: Проведение
Ход конфиденциального совещания документируется одним из готовивших его сотрудников или секретарем-стенографисткой. Составляемый протокол (стенограмма) должен иметь гриф конфиденциальности необходимого уровня.
Целесообразность записи участниками хода совещания определяется руководителем, организовавшим совещание, исходя из содержания той информации, которая оглашается. Руководитель имеет право не разрешить участникам совещания вести какие-либо записи или санкционировать ведение этих записей на зарегистрированных листах бумаги, с последующей проверкой и передачей их этому лицу.

Проведении совещаний: Проведение
При необходимости вызова на проходящее совещание дополнительных лиц (экспертов, консультантов, представителей других фирм и организаций) факт их участия в совещании фиксируется в протоколе с указанием мотивов их вызова. Присутствие этих лиц на совещании ограничивается временем рассмотрения той ситуации, по которой они были вызваны.
Участники совещания не могут оглашать больший объем ценных сведений, чем это было установлено при подготовке совещания, или сообщать сведения не относящиеся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемых сведений регламентируется руководителем, организовавшим совещание.

Проведении совещаний: Проведение
Участники совещания, замеченные в несанкционированной аудио или видеозаписи, использовании средств связи, фотографировании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, а носитель несанкционированно записанной информации отправляется для учета и хранения (или уничтожения). Устройство записи возвращается владельцу.

Проведении совещаний: Окончание
По окончании конфиденциального совещания помещение, в котором оно проходило, осматривается сотрудником службы безопасности, запирается, опечатывается и сдается под охрану.
Документы, принятые на совещании, оформляются, подписываются, при необходимости размножаются и рассылаются (передаются) участникам совещания в соответствии с требованиями по работе с конфиденциальными документами фирмы. Все экземпляры этих документов должны иметь гриф ограничения доступа. Рассылать документы, содержащие строго конфиденциальную информацию, не разрешается.

Проведении переговоров
В процессе подготовки переговоров первоначально необходимо:
Выяснить намерения организации, с которой предполагаются переговоры
Получить подробную информацию об организации с сотрудниками которой предстоят переговоры, чтобы избежать ошибочного выбора партнера или клиента.
Выработать плана переговоров и определение на этой основе дозированного состава ценной информации, которую допускается использовать в общении с участниками переговоров, динамики ее оглашения и условий возникновения в этом рабочей необходимости (сообщаемые сведения, не должны содержать производственную или коммерческую тайну)

Проведении переговоров
При ведении переговоров не следует сразу же передавать партнеру всю запрашиваемую им информацию в полном объеме. Прежде всего следует выяснить, с какой целью ему необходимы эти сведения и как знание этих сведений отразится на ходе дальнейшего сотрудничества с ним.
Сотрудникам фирмы, участвующим в переговорах, не разрешается использовать в дискуссии конфиденциальную информацию и раскрывать желаемые результаты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партнерами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение вопросов, связанных с содержанием и ходом дискуссии, не допускается.